А. А. Абидов, Н. Ю. Власова

2. Анъанавий иш юритиш тизими. Анъанавий иш юритиш тизими 
уларнинг ижросидаги ҳамма босқичларда ҳужжатларнинг марказлаштирилган 
назоратига асосланган ва қатор муҳим афзалликларга эга. Бироқ катта 
ҳажмдаги ишлов берилувчи ҳужжатлар мавжудлигида қоғозли ҳужжатлар 
билан ишлашда муаммолар юз бериши муқаррар: 
- ташкилотда ҳужжатларни узатиш бўйича узоқ муддатли тартибот; 
- ҳужжатлар жойлашуви бўйича ахборотларнинг йўқолиш имконияти; 
- алоҳида ходимлар иши билан бирга умуман ташкилот фаолиятининг 
юқори идора ва жамиятлар томонидан самарали назорат мавжуд эмаслиги; 
- қоғозли ҳужжатлар ҳаракати ва сақланиши инфратузилмасидаги юқори 
харажатлар; 
- бошқарув ходимлари фаолиятида эскирган операцияларнинг юқори 
меҳнат сиғими ва сифатли қарорларни тайѐрлашга вақт етмаслиги.
Кўпинча бу муаммолар масалаларни кўриб чиқишдаги муддатларнинг
асоссиз чўзилиши, самарасиз иш ва ташкилотнинг яхши бошқарилмаслигига 
сабаб бўлади.
Бу муаммони ҳал этиш учун ахборот технологияларини қўллаш бўйича 
икки эҳтимолий ѐндашув мавжуд: 
- ҳужжатлар 
билан 
ишлаш 
бўйича 
мавжуд 
тартиботларнинг 
самарадорлигини ошириш (иш юритишни автоматлаштириш); 
- электрон ҳужжат алмашувга ўтиш. 
Иш юритиш – ҳужжатларни рўйхатга олиш, ижро назорати, излаш ва

---

24 
сақлаш билан боғлиқ ишларни ташкил этиш бўйича ўзига хос 
фаолиятдир, унинг бажарилиши белгиланган қоида ва стандартларга 
асосланади.
Ҳужжат алмашинуви – ташкилот ичида ва ташкилотлар орасида 
ҳужжатлар ҳаракати уларни олиш ѐки яратиш вақтидан бошлаб, ижро ѐки 
жўнатишга қадар жараѐнлар йиғиндиси.
Электрон ҳужжат алмашинуви – электрон ҳужжатларни ахборот тизими 
орқали олиш ва жўнатиш жараѐнлари йиғиндисини акс эттиради. Электрон 
ҳужжат алмашинув ғояси шундан иборатки, ҳужжатлар учун умуман қоғозли 
ҳужжат версиялари яратилмайди. Бу самарадорликни сезиларлича ошириш ва 
аралаш ҳужжат алмашинувига нисбатан харажатларни камайтириш имконини 
беради.
Ҳужжатларни бошқариш – алоҳида ижрочилар ѐки ижрочилар гуруҳи 
томонидан яратилувчи, шу жумладан узоқдан фойдаланиш орқали 
ҳужжатларни яратиш жараѐни.
Иш юритишни автоматлаштириш шунга асосланадики, қоғоз ҳужжатини 
рўйхатга олишда у тўлиқ ѐки қисман электрон шаклга ўтказилади, келгуси иш 
асосан электрон рўйхатга олиш карточка ва ҳужжатларни тақдим этиш билан 
юритилади.
Бундай технологияни жорий этиш қуйидаги имкониятларни яратади: 
- ташкилот бўйича ҳужжатлар ҳаракатини тезлаштириш; 
- ҳужжатларни ўз вақтида кўриб чиқилишини кафолатлаш; 
- ҳужжатлар ижроси ва бошқарув қарорларини қабул қилишнинг
самарали назоратини таъминлаш; 
- алоҳида 
ходимлар билан бирга умуман ташкилот фаолияти 
самарадорлигини ошириш; 
- кўплаб қоғозли ҳужжатларни сақлаш ва узатиш, кўпайтириш 
харажатларини камайтириш; 
- қарор қабул қилишда ижрочига юқори даражада тўлиқ ҳужжатлар 
базасини тақдим этиш ҳисобига унинг асослилиги ва сифатини ошириш. 

---

25 
Бундай ѐндашувда ҳужжатларни рўйхатга олиш жараѐнида қўшимча 
харажатлар юзага келади. Шундай бўлса-да, ташкилот ҳужжатларининг 
сезиларли қисми электрон кўринишда олинса, уларнинг олдини олиш мумкин. 
Электрон ҳужжат алмашинувига ва иш юритиш(ЭҲАИ)га тўлиқ ўтиш 
сезиларлича 
вақт 
талаб 
этишини 
кўзда 
тутиш 
зарур. 
Лекин 
автоматлаштирилган иш юритиш тизимларни жорий этиш ҳозирданоқ электрон 
ҳужжат алмашинувига ўтиш учун яхши технологик шароит яратмоқда, чунки 
бундай ташкилотларда ходимлар аста-секин қоғозлар билан ишлашни 
унутадилар (қоғоз алмашинув канцелярия, архив ва экспедицияда қолиб 
кетади), уларга технологик эҳтиѐж йўқолади.
Баъзи ҳужжат турлари (масалан, ички ҳужжатлар) учун электрон ҳужжат 
алмашувни айни вақтда қўллаш мумкин. Уни ҳамма ҳужжат лойиҳаларини 
ишлаб чиқиш ва келиштиришда ҳам қўллаш мумкин.