Accounting for Managers

Accounting for Managers
178
Webster09.qxd 8/29/2003 5:53 PM Page 178

---

expense does not represent a new capital investment.
The method of accounting affects when deductions are
taken. With cash accounting, expenses are deductible only
when paid. With accrual accounting, expenses are deductible
when the obligation is incurred.
The IRS code does have some specific restrictions, but even
within those restrictions, some discretion is allowed. In general,
an expense will be disallowed if it is incurred in an act contrary
to public policy. This means payments of penalties, fines, illegal
bribes, or kickbacks. 
If you are running an illegal business, you can claim expenses
just as if the business were legal, unless you are trafficking in
controlled substances. In that case, only the cost of goods sold is
a deductible business expense. Fines and bribes would still not be
deductible. (An exception to this might be parking tickets: even
legitimate businesses can claim a deduction if they can show that
tickets are a regular occurrence and thus an ordinary expense in
their business.) The requirement for illegal businesses to file and
pay tax on income is what permits subsequent prosecution for
tax evasion. Few illegal businesses file regularly. 
Taxation
179
Business Bad Debt
A bad debt deduction is often misapplied. In general, the bad
debt must be specifically identified. Some financial institu-
tions can establish a reserve account and use the reserve method.
Accrual method accounting permits an allowance for doubtful
accounts to estimate bad debt losses.The cash basis business does not
have bad debt deduction for unpaid receivables, because no cash has
changed hands. Deduct the bad debt as an ordinary loss in the year
when debt is partially or wholly worthless.
For example,Tom, accrual method, sells inventory on account for
$1,500. Buyer pays $150 down and makes no other payments.Tom has
a $1,350 bad debt tax deduction, because he reports $1,500 in
income.
Teresa, cash method, performs legal services for $1,500. Client pays
$150 down and makes no other payments.Teresa has no bad debt tax
deduction, since only $150 changed hands. She reports the $150 in
income and pursues satisfaction in small claims court.
Webster09.qxd 8/29/2003 5:53 PM Page 179

---

Expenses for lobbying and political purposes generally do
not meet the deductibility test. There are exceptions for lobby-
ing to influence local legislation and to monitor legislation; those
contributions are specifically permitted by law.