Accounting for Managers

American Institute of Certified Public Accountants (AICPA)
The dominant national organization of accountants, through its stan-
dards and accreditation procedures. AICPA endorses adherence to
FASB and GASB pronouncements. If you work with a CPA, either
within or outside the company, you will hear about GAAP.
Quality
relevance
Assumptions
Principles
Constraints
reliability
comparability
consistency
separate entity
monetary unit
continuity
time period
cost
revenue
recognition
matching
full disclosure
materiality
cost/benefit
prudence
industry
peculiarities
Table 2-1. GAAP fundamentals
Webster02.qxd 8/29/2003 10:21 AM Page 28

---

Overall the cost/benefit quality of information states that the
benefits of accounting and reporting should exceed the cost. It
makes no sense to gather, record, process, publish, and analyze
information if it costs more to do that than the output is worth.
The primary information qualities are relevance and relia-
bility. 
All information is relevant to the original record of the trans-
action. All financial transactions should be recorded, even the
purchase of a postage stamp. At the same time, that level of
detail is not needed to present meaningful information in finan-
cial statements. For a financial statement presentation, the rele-
vant information is an accurate summation of activities that is
timely and has predictive value. Management can also use that
information as feedback to analyze business activity.
The information presented must be reliable, that is, objective
and verifiable. When GAAP is not observed, the reliability of the
information becomes increasingly suspect. Offering the financial
data to outside scrutiny, as in an audit, can enhance reliability.
The two secondary qualitative aspects are comparability
and consistency. 
Comparability means that business activities can be
matched, that revenue for one business is the same as revenue
for another.
Consistency requires that activities be treated the same over
time. Business and external forces can cause the treatment of
certain items to vary over time. Recent bad faith charges have
often fixated on charges of inconsistency. For this reason, the
concept of consistency is receiving greater emphasis. Every
business has wide discretion under general GAAP guidelines to
treat certain transactions differently. For example, a business
can chose different depreciation strategies or ways to account
for marketing expenses. Booking full contract income after
delivering a beta product is an example on the revenue side.
Within the range of discretion, the company should use the
same treatment year after year. Changing the depreciation per-
centages or amortizing marketing expenses can cause income