Accounting for Managers

Concepts and Principles, Checks and Balances
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What’s Current?
The term “current” is used a lot in accounting circles. It can
be confusing, because the word has various meanings. Here
are some examples:
• Current value: value at the present time.
• Current assets: assets that will be sold, used up, or turned into
cash within the current accounting period, usually one year—e.g.,
cash, accounts receivable, supplies, and merchandise inventory.
• Current liabilities: debts that are due for payment within one
year—e.g., accounts payable, salaries payable, sales tax payable, and
the current portion of notes payable.
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The Four Principles
• cost
• revenue recognition
• matching
• full disclosure
The cost principle requires that assets appear on the books
at the acquiring cash value. Even though a building or land may
have substantially increased in value, it is still recorded at the
historical cost. This condition explains how the reported “book”
value of a company can often be lower than its actual value.
Conversely, inflated purchase prices can hide problems in a
shaky balance sheet.
The next principle is revenue recognition. Under GAAP, the
company recognizes revenue only when it is earned upon prod-
uct delivery or service completion. It seems straightforward that
a furniture store recognizes revenue when it sells a table to a
customer in July. When does the wholesaler recognize the rev-
enue? In April, when it receives the order? In May, when it deliv-
ers the table? In June, when the furniture store pays the bill?
The answer is May, when it delivers the product.
Consider the more complicated case of a construction com-
pany over the long course of erecting a building. The company
needs cash from its customer to pay the ongoing costs of con-
struction. GAAP has industry specific guidelines on activities
like progress payments to accommodate special needs of
unique business activities.
The matching principle measures the performance of the
gozinta and gozouta for each time period. The costs of doing
business, the expenses, in the period are matched to the rev-
enues generated. Revenues earned less expenses incurred
equals income. Income is the measure of performance for the
period.
The time period assumption often makes measuring and
matching revenues and expenses a chore. At the end of the