Архивларда ҳужжатлар сақловини таъминлаш тартиби

Топографиялаш

• Архивнинг барча хоналари, шу жумладан, жавонлар, токчалар араб рақамлари билан рақамланади.
• Алоҳида хоналардаги жавонлар, токчалар юқоридан пастга, чапдан ўнгга қараб рақамланади. Рақамлар аниқ, жавоннинг бўёқ фонида яққол кўринадиган қилиб қўйилиши лозим.
• Сақловхоналарда ҳужжатларнинг сақланиш жойларини белгилаб қўйиш мақсадида жавонлар бўйича, катта ҳажмда фондлар бўлган ҳолларда эса, фондлар бўйича топографик кўрсатгичлар тузилади.

Сақловхонадаги йиғмажилдлар қуйидаги мақсадларда:

• ташкилот ходимлари фойдаланиши учун;
• фойдаланувчиларга ўқувхоналарда илмий ва бошқа тадқиқотлар учун;
• ҳужжатлар билан архив ишларини бажариш учун;
• суғурта нусхаларни олиш ва ҳужжатнинг жисмоний ҳолатини яхшилаш мақсадида махсус ишлов бериш учун;
• бошқа ташкилотларга вақтинча фойдаланишлари учун берилади.

ташкилот ходимлари томонидан фойдаланиш учун – 1 ой;

• ташкилот ходимлари томонидан фойдаланиш учун – 1 ой;
• ўқувхоналарда фойдаланиш учун – 1 ой;
• бошқа ташкилотлар вақтинча фойдаланишлари учун – 3 ой;
• ҳужжатларни кўргазмаси учун – 6 ой муддатга берилади.
• Вақтинча фойдаланишга берилган ҳужжатларнинг белгиланган муддатларини чўзишга алоҳида ҳолларда, фойдаланувчининг ҳужжатларни сақлаш тўғрисида ёзма равишдаги тасдиқномаси ва ташкилот раҳбарининг рухсати бўлган ҳолларда йўл қўйилади.

• Йиғмажилдлар вақтинча фойдаланиш учун қуйидаги муддатлардан ошмаган ҳолда:

Сақловхонадаги йиғмажилдларни бериш қуйидаги ҳужжатлар асосида расмийлаштирилади:

• ташкилот ходимлари ва ўқувхоналарга бериш – йиғмажилдни бериш тўғрисидаги буюртма (талабнома) бўйича (Қоидаларнинг 19-иловаси);
• бошқа ташкилотларга ёки кўргазма учун бериш – йиғмажилдни вақтинча фойдаланиш учун бериш тўғрисидаги далолатнома бўйича (Қоидаларнинг 20-иловаси);
• суғурта фондини яратиш ва нусха олиш бўйича ишларни амалга ошириш учун буюртма.

• Сақловхонадаги йиғмажилдларни бериш қуйидаги ҳужжатлар асосида расмийлаштирилади: