Е. П. Ращевская деловой русский язык учебное пособие

3.3. Структура делового письма 
 
В письмах, факсах название вида документа не указывается. В 
заголовочной части письма печатаются следующие реквизиты: «дата», 
«номер (индекс)», «ссылка на номер и дату входящего документа», если 
письмо является ответом; «заголовок», изложенный одной фразой («О 
1
Письмовник / сост. Е.А. Крылов. – Москва, 1894. – С. 32. 

---

чѐм?»). Если в заголовочной части письма-ответа заполнен реквизит «ссылка 
на номер и дату входящего документа», то не следует повторять ссылку на 
документ в тексте письма. 
В письмах должны быть правильно указаны составные части реквизита 
«адресат» (получателя письма): фирма; структурное подразделение; 
должность; фамилия; почтовый адрес получателя. 
Если письмо направляется в дополнение к ранее посланному, то в нем 
следует указать номер и дату ранее посланного письма. 
Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, 
убедительным и корректным. Факты и события должны представляться 
объективно, а все стороны излагаемого вопроса должны освещаться с 
достаточной полнотой, кратко и ясно. 
Регламентированные письма имеют четкую структуру и, как правило, 
состоят из двух частей: в первой, вводной части указываются цели 
отправителя, излагаются причины, вызвавшие составление письма, 
сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы, например: 
«В связи с тем, что при получении груза на станции «Марк» 26.01.2010 
по накладной № 238864 в исправном вагоне с ненарушенными пломбами 
грузоотправителя при вскрытии ящика и проверке содержимого с участием 
представителя была установлена недостача:.... штук изделий на сумму.... 
(коммерческий акт от 26.01.95 N2 247)…». 
На основании указанных целей и причин во второй, основной части 
письма 
делаются 
заявления, 
осуществляются 
речевые 
действия, 
формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и 
т. п.), например: 
«На основании изложенного просим в течение 10 банковских дней 
перечислить указанную сумму на наш расчетный счет».
Другие образцы речевых действий, выражающихся в основной части 
письма: Прошу прислать образцы товаров и прайс-листы ...; Просим 
рассмотреть наше предложение ...; Просим подтвердить получение груза ...; 
Предлагаем в счет взаимных поставок на... год ...; На основании 
предоставленного нам договором права мы настаиваем...; Направляем вам 
протокол согласований получение партии ТНП ... 
Письма по финансовым вопросам подписывает руководитель и 
главный бухгалтер фирмы. Письма, дающие какие-либо гарантии, имеющие 
юридические и финансовые последствия, заверяются печатью фирмы.