Ijro nazorati faoliyatini tashkil etish

Chiqim hujjatlar quyidagi jarayondan o’tadi:

• 
  ta`lim muassasida tayyorlangan hujjat ta`lim muassasi rahbari tomonidan ko’rilib imzo qo’yiladi.
  
• 
  nazorat kartochkasida ko’rsatilgan muddatda mas`ul ijrochidan hujjatning ijrosi haqidagi yozma ma`lumotni olish;
  
• 
  ijrosi haqidagi ma`lumotni kompyuterda joylashtirish va ijrosini yuqori tashkilotga yuborishdan avval rahbar tomonidan tasdiqlatish , chiquvchi xatlar kitobi ro’yxatiga kiritish va yuborish;
  
• 
  ijrosi ta`minlangan xatlarni kompyuterning maxsus bankida saqlash.
  

Chiqim hujjatlarni ishlash va jo’natish, amaldagi elektron pochta qoidalariga muvofiq , markazlashtirilgan holda devonxona tomonidan bajariladi.
Jo’natish uchun tayyorlangan hujjatlar o’sha kunning o’zida yoki kelgusi ish kunida kechiktirmasdan ishlanishi va jo’natilishi kerak.
Ichki hujjatlar tarkibi bo’linmalardagi tegishli mas`ul shaxslarga qaydnoma daftariga imzo chektirilgani holda yoki ro’yxatga olingan shaklda beriladi.
Hujjatlarni ro’yxatga olish
Bajarish va hisobga olishni talab qiladigan barcha hujjatlar- kirim (kelgan) hujjatlar ham, jo’natma (chiqim) hujjatlar ham, ichki hujjatlar ham , albatta , ro’yxatga olinadi-qayd qilinadi. Hujjatlar bir marta : kirim (kelgan) hujjatlar - kelib tushgan kuni, jo’natma (chiqim) hujjatlar imzolangan yoki tasdiqlangan kuni ro’yxatga olinadi.
Ro’yxatga olish-nazorat varaqchasi joriy etilganda, devonxonada har yilning boshida raqamlangan maxsus blanka tayyorlanadi Unda hujjat ro’yxatga olinayotganda navbatdagi tartib raqamidan foydalanish belgilab boriladi. Varaqchaning kalendar shkalasidan hujjatlarni bajarish muddatlariga rioya qilinishini tekshirish uchun foydalaniladi. Unda hujjatdagi topshiriq bajarilishi lozim bo’lgan sana ko’rsatiladi. SHuningdek, O’zbekiston Respublikasi Sog`liqni Saqlash Vazirligi, turli tashkilotlardan kelgan xatlar, viloyat hokimligidan kelgan xatlar tomonidan kelgan xatlarni ro’yxatga olish kitoblari ham yuritiladi. Ta`lim muassasasida yuritiladigan kitoblar soni 8 tani tashkil etadi, ular quyidagilar:

1. 
   Viloyat hokimligi kasb-hunar ta`limi boshqarmasining xat va boshqa turdagi hujjatlariniqayd qilish DAFTARI( Oddiy korrespondent kartochkasi)(ilova 1)
   
2. 
   Viloyat hokimligi kasb-hunar ta`limi boshqarmasining buyruqlari, topshiriqlari va yig`ilish bayonlarini qayd qilish DAFTARI ( 2 b nazorat kartochkasi)(ilova 2).
   
3. 
   Ta`lim muassasasidan chiquvchi xatlarni qayd qilish DAFTARI(ilova 3)
   
4. 
   Ta`lim muassasasidan chiquvchi buyruqlarni qayd qilish DAFTARI ( 3 b nazorat kartochkasi) (ilova 4)
   
5. 
   O’zbekiston Respublikasi SSV hamda viloyat hokimligi SSBdan kelgan qaror, buyruq, farmoyish, topshiriqlarni qayd qilish DAFTARI ( Oddiy korrespondent kartochkasi) (ilova 5)
   
6. 
   Tuman ( shahar) hokimligidan kelgan hujjatlarni qayd qilish DAFTARI ( Oddiy korrespondent kartochkasi) (ilova 6)
   
7. 
   Turli tashkilotlardan keladigan hujjatlarni qayd qilish DAFTARI (Oddiy korrespondent kartochkasi) (ilova 7)
   
8. 
   Huquqni muhofaza qiluvchi organlardan keladigan hujjatlarni qayd qilish DAFTARI ( Oddiy korrespondent kartochkasi) (ilova 8)
   

Hujjat indeksida uning tarkibiy qismlarining quyidagi izchilligiga rioya qilinadi.
Bir nechta tashkilotlar tomonidan birgalikda tuzilgan hujjatlarda yagona sana (hujjatni imzolashning eng oxirgi sanasi) ko’rsatiladi va hujjatga har qaysi tuzuvchi tashkilot tomonidan berilgan ro’yxatdan o’tkazish tartib raqami qo’yiladi. Raqamlar hujjatda mualliflar ko’rsatmasi tartibida qiya chiziq orqali chapdan o’ngga yoziladi.
Kelgan hujjatning indeksi va sanasiga doimiy izoh javob berilayotgan hujjatda ko’rsatilgan indeks va sanadan iborat bo’ladi. Ta`lim muassasasida barcha hujjatlarni ro’yxatdan o’tkazish yozma va elektron shaklda olib boriladi.
Hujjatlar texnikumning elektron pochtasi orqali qabul qilinadi.
Telefon, faks, abonent telegrafi raqamlari, elektron pochta manzilini quyidagi tartibda yozish kerak bo’ladi.