"impact of european union public procurement legislation on the albanian public procurement system" republika e shqip

2015 
 
 
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Also, Member States may implement provisions on division of contracts into lots in such 
a  way  that  makes  obligatory  to  award  contracts  in  the  form  of  separate  lots  under 
conditions to be specified in their national law and having regard for Union law.  
The  Albanian  implementing  rules  already  provide  for  mandatory  division  of  contracts 
into  lots,  but  it  provides  and  allows  for  this  mandatory  division,  only  in  the  case  of 
contracts made up of a set of homogenous works, goods, or services as well as contracts 
where,  due  to  their  significant  value,  the  competitions  is  limited,  precisely  in  order  to 
enable better access of SMEs to the public procurement market
907
. As such, the approach 
of  the  Albanian  legislation  is  still  much  narrower  especially  compared  with  the  new 
Directive’s approach. As emphasized above, in the Albanian system the division into lots 
is allowed only in the case of homogenous works, goods, or services, while according to 
the Directive, the division into lots is encouraged in any case, without any precondition.  
However, the analysis of the necessity of division of a contract into lots and furthermore, 
making  it  mandatory,  should  be  done,  considering  at  the  same  time  the  concrete 
environment  where  this  provision  will  be  implemented.  Thus,  the  provisions  of  EU 
Directive,  which  intend  to  facilitate  the  access  of  SMEs  in  the  public  procurement 
process,  should  be  read  under  the  current  context  of  the  European  Union.  The  Europe 
2020 Strategy requires a more efficient use of public funds by improving the conditions 
for  business  to  innovate  and  supporting  the  shift  towards  a  resource-efficient  and  low-
carbon  economy.  Directive  2014/24/EU  has  introduced  simplified  rules  and  procedures 
with  the  aim  of  opening  EU  markets  (especially  for  SMEs).  It  aims,  among  other 
objectives, to overcome barriers to aggregation of public demand of goods, services and 
works  and  to  foster  cooperation  between  public  entities,  preventing  any  distortion  of 
competition
908
.  The  mechanisms  proposed  by  Directive,  especially  the  one  related  with 
the  (mandatory)  division  of  the  contracts  into  lots  is  justified  with  the  need  of  the 
European  Union  to  improve  the  business  environment  for  SMEs  throughout  EU.  The 
Albanian context,  on the other hand, is  rather different  in  this regard. As it is discussed 
earlier,  procurement  legislation  in  Albania  promotes  the  access  of  SMEs  in  the 
procurement  process  through  direct  provisions  (such  as  the  one,  requiring  the  division 
into  lots)  and  through  indirect  provisions  (such  as  the  requirement  on  turn  over  of 
economic operators, which should not be more than the estimated value of the contract, 
requirement  on  past  experience,  which  may  vary  from  0-40%  for  supplies  and  services 
contracts  and  0-50%  for  works  contracts,  the  implementation  of  e-procurement  system, 
the possibility of direct payments to the sub-contractors, etc). Except for mechanisms of 
public  procurement  legislation,  another  important  factor,  which  impacts  the  business 
environment of SMEs in Albania, is the economic power of the country
909
. According to 
                                       
907
  See  article  9/5  of  the  Decision  of  Council  of  Ministers  no.  914,  date  29.12.2014  “Rules  on  Public 
Procurement”. 
908
  See  G.  M.  Racca  Joint  Procurement  Challenges  in  the  Future  Implementation  of  the  New  Directives; 
François Lichère, Roberto Caranta and Steen Treumer (eds.) “Modernizing Public Procurement. The New 
Directive”; 1. Edition, Djøf Publishing, Copenhagen 2014, pg. 226-227. 
909
 The Gross Domestic Product (GDP) in Albania was worth 12.90 billion US dollars in 2013. The GDP 
value  of  Albania  represents  0.02  percent  of  the  world  economy.  GDP  in  Albania  averaged  5.41  USD 

Impact of European Union public procurement legislation  
on the Albanian public procurement system  
2015 
 
 
230 
 
the  Sectorial  Structural  Reforms  to  Promote  Competiveness  and  Growth
910
,  the  main 
objective of this reform initiative is to increase innovation capabilities and technological 
changes for SME-s. This objective is in compliance with the recommendations of the EC, 
under  the  Sub  Committee  for  Trade,  Industry,  Taxation  and  Customs  2014  (SC  TITC 
2014 recommendation), to encourage competitiveness in all policy areas affecting SME-
s.  The  SME  sector  has  a  substantial  contribution  to  the  economic  growth  and 
employment,  respectively  80%  of  GDP  and  over  70%  of  total  employment
911
. 
Considering that the SME sector has  a substantial position in the Albanian economy on 
one  hand  and  considering  that  the  public  funds  at  disposal  of  contracting  authorities  in 
Albania,  to  be  procured,  generally  are  not  high  values
912
,  the  possibility  of  SMEs  to 
participate in  the procurement process  is  considerably  high. Also,  the mandatory  use of 
the  e-procurement  system,  either  for  very  low  values
913
,  facilitates  a  lot  the  access  of 
SMEs  in  the  procurement  process
914
.  As  such,  even  if  there  is  not  a  division  into  lots, 
generally  the  values  of  the  procured  contracts  are  not  so  high  to  serve  as  obstacles  for 
SMEs to participate. In these conditions, the solution proposed by the Directive at issue, 
to encourage the division of contracts into lots, may serve as a very good one in the EU 
context, but will not necessary effect the Albanian system in this regard. However, apart 
for  the  transparent  process  provided  to  the  SMEs  in  Albania,  to  promote  and  increase 
their participation in procurement procedures, it should be considered also the (low) level 
                                                                                                                  
Billion from 1984 until 2013, reaching an all time high of 12.90 USD Billion in 2013 and a record low of 
0.71  USD  Billion  in  1992.  GDP  in  Albania  is  reported  by  the  World  Bank  Group.  See 
http://www.tradingeconomics.com/albania/gdp
, retrieved on May 20, 2015. 
910
  National  Economic  Reform  Programme  of  Albania  2015  –  2017  Sectorial  Structural  Reforms  to 
Promote 
Competiveness 
and 
Growth 
(Part 
II) 
January 
2015, 
available 
at 
http://www.ekonomia.gov.al/files/userfiles/Albania_NERP_2015.pdf
, Retrieved May 20, 2015. 
911
  Strengthening  technological  capacities  of  SMEs  is  part  of  the  Business  and  Investment  Development 
Strategy  2014-2020  and  in  full  compliance  with  SEE  2020  National  Action  Plan.  That  it  contributes  to 
Smart  Growth  pillar,  and  will  contribute  to  headline  target  about  increasing  GDP  per  person  employed 
through enhanced value added and productivity gains. Ibid, pg. 17. 
912
 Referring to the statistics on the type of procedures used by the contracting authorities, we will see that 
the procedure, which is used most during a year is the request for proposal (See PPA’ Annual Report 2010-
1014,  available  at 
www.app.gov.al
,  retrieved  on  April  10,  2015).  As  explained  in  Chapter  V  above,  this 
procedure is used for relatively low value contracts (from  ALL 800 000 up to ALL 8 million for supplies 
and  services  and  ALL  12  million  for  works.  Converted  in  euro  these  thresholds  are  approximately  from 
5.700 euro up to 57.000 euro for supplies and services and 85.000 euro for works). 
913
  The  e-procurement  system  in  Albania  should  be  used  for  all  procedures  with  a  value  up  to  around  7 
hundred Euros.  
914
 According to a study done in 2013, economic operators, subject of the study, have stated that the use of 
the  e-procurement  system  has  increased  the  efficacy  of  the  procurement  process  and  the  access  of  the 
economic  operators  in  the  process,  compared  to  the  paper  based  system.  Some  of  the  aspects,  which  are 
positively evaluated from the economic operators in this regard, are the speed of the process, increase of the 
competition,  decrease  of  corruptive  practices  and  decrease  of  administrative  costs.  See  “The  use  of 
electronic  system  at  a  local  level”,  a  study  of  Partners  Albania,  Center  for  Change  and  Conflict 
Management, 
Albania, 
2013, 
pg. 
20 
and 
29; 
available 
at 
http://www.partnersalbania.org/skedaret/1379588431-shqip_e_prokurimet.pdf
, retrieved on May 18, 2015. 

Impact of European Union public procurement legislation  
on the Albanian public procurement system  
2015 
 
 
231 
 
of  specialization  in  the  field,  of  the  SMEs  personnel.  In  this  case  an  effective  measure 
will be preparation of simplified procurement documents and trainings of SMEs
915
.  
Considering  the  above  analysis,  when  implementing  this  provision,  the  Albanian  PPL 
may  decide  to  stick  to  the  wording  of  the  directive  and  transpose  the  minimum 
requirements of this provision or to go further and to render division into lots obligatory, 
but this will not make any evolution in this regard.  
- 
European Single Procurement Document:  
The new Directive introduces the concept of the so called European Single Procurement 
Document  (ESPD)
916
.  According  to  this  instrument,  at  the  time  of  the  submission  of 
requests  to  participate  or  of  tenders,  the  contracting  authorities  should  accept  the 
European  Single  Procurement  Document,  consisting  of  an  updated  self-declaration  as 
preliminary  evidence  in  the  replacement  of  certificates  issued  by  public  authorities  or 
third  parties  confirming  that  the  relevant  economic  operator  meets  the  following 
conditions: 
a)
 
It  is  not  in  one  of  the  situations  in  which  economic  operators  must  or  may  be 
excluded; 
b)
 
It meets the relevant selection criteria; 
c)
 
Where applicable, it fulfills the objective rules and criteria that have been set out 
pursuant to Article 65 (short - listing). 
ESPD  may  be  characterized  as  a  document  (in  exclusively  electronic  form,  two  years 
after the expiry of the time period for implementation of the directive) which:   

 
Consists of a formal statement by the economic operator that the relevant ground for 
exclusion  does  not  apply  and/or  that  the  relevant  selection  criterion  is  fulfilled  and 
provides the relevant information as required by the contracting authority;  

 
Identifies the public authority or third party responsible for establishing the supporting 
documents and contain a formal statement to the effect that the economic operator will 
be able, upon request and without delay, to provide those supporting documents;  

 
Where  the  contracting  authority  can  obtain  the  supporting  documents  directly  by 
accessing  a  public  database,  the  EPSD  contains  the  information  required  for  this 
purpose,  such  as  the  internet  address  of  the  database,  any  identification  data  and, 
where applicable, the necessary declaration of consent;  
                                       
915
  See  also  C.  Evans  “Public  Sector  Tendering  Challenges  for  SMEs,  Procurer  Feedback  Provision  and 
Tendering Support Mechanisms: Insights from the Welsh Tender Review Services”, Charting a Course in 
Public Procurement Innovation and Knowledge Sharing, G. L. Albano, K.F.Snider and K.V.Thai (eds), by 
PrAcademics Press, USA, 2013, pg. 119-149. 
916
 See article 59 of Directive 2014/24/EU. 

Impact of European Union public procurement legislation  
on the Albanian public procurement system  
2015 
 
 
232 
 

 
Could  be  reused  provided  that  the  economic  operators  confirm  that  the  information 
contained therein continues to be correct. 
Introduction of such instrument is very helpful for economic operators and especially the 
SMEs,  because  it  eliminates  administrative  burdens  and  administrative  costs  of 
participation, particularly with regard to documentation for the qualification of candidates 
(evidence for selection criteria)
917
. However, the basic problem with the reduction of the 
administrative burden in this context is of course that this can be taken too far. After all, 
this  documentation  for  the  qualification  of  tenderers  is  collected  for  a  good  reason:  to 
protect the contracting authority and ultimately the taxpayer from unreliable, incompetent 
and  incapable  economic  operators  and  the  negative  consequences  for  the  procurement 
procedures  and  the  completion  of  the  eventual  contract  that  the  selection  of  such 
companies  can  have.  A  certain  level  of  administrative  burden  is  justified  to  avoid 
additional costs, the waste of time and effort in dealing with unqualified bidders, and the 
delay  or  other  problems  during  contract  implementation.  Thus,  there  needs  to  be  a 
balance between the administrative burden involved in proving qualification, on the one 
hand, and the protection of contracting authorities from unqualified bidders on the other 
hand
918
.  As  such,  the  effective  application  of  this  instrument  requires  an  environment 
with high level integrity, which seems not to be the Albanian case. Still, this instrument 
should  coexist  together  with  the  self-cleaning  concept.  Considering  that  the  current 
approach of the PPL (which is considerably stricter than Directive (s)) does not provide 
for optional grounds for exclusions and does not accept self-declarations (from Albanian 
bidders
919
), the implementation of the instrument at issue is almost impossible. However, 
maybe it’s time for Albania to consider more flexible rules on this regard, aiming at the 
reduction  of  administrative  costs  and  increase  of  the  efficiency  in  the  procurement 
process. In any case, the introduction of more flexible rules should occur, providing that 
there is no risk for abusive behavior especially from economic operators’ side.  
 
-
 
e-Certificates information mechanism (e-CERTIS)
920
  
                                       
917
 See Recital no.84 of Directive 2014/24/EU, according to which ‘Many economic operators, and not least 
SMEs,  find  that  a  major  obstacle  to  their  participation  in  public  procurement  consists  in  administrative 
burdens deriving from the need to produce a substantial number of certificates or other documents related 
to  exclusion  and  selection  criteria.  Limiting  such  requirements,  for  example  through  use  of  a  European 
Single  Procurement  Document  (ESPD)  consisting  of  an  updated  self-declaration,  could  result  in 
considerable simplification for the benefit of both contracting authorities and economic operators’.  
918
  See  M.  Trybus  “The  Promotion  of  Small  and  Medium  Sized  Enterprises  in  Public  Procurement:  A 
Strategic  Objective  of  the  New  Public  Sector  Directive?”  François  Lichère,  Roberto  Caranta  and  Steen 
Treumer  (eds.)  “Modernizing  Public  Procurement.  The  New  Directive”;  1.  Edition,  Djøf  Publishing, 
Copenhagen 2014, pg. 266. 
919
 It should be noted, however, that PPL does accept self-declaration for proving at list their legal situation, 
only  from  foreign  economic  operators.  This  differentiated  treatment  is  a  clear  indicator  of  the  negative 
opinion on the level of integrity of the Albanian economic operators. 
920
 See articles 59-61 of Directive 2014/24/EU. 

Impact of European Union public procurement legislation  
on the Albanian public procurement system  
2015 
 
 
233 
 
The  new  Directive  has  introduced  another  solution  in  order  to  facilitate  the  access  of 
economic operators to public procurement procedures by reducing the paperwork, such as 
the  application  of  e-Certificates  information  mechanism  (e-CERTIS).  This  is  a  tool, 
which can help an economic operator wishing to submit a proposal in response to a call 
for  tenders  held  in  another  country  covered  by  eCERTIS  as  well  as  a  contracting 
authority  that  has  to  evaluate  a  foreign  tender  to  understand  what  information  is  being 
requested or provided. It can also help to identify documents that match certificates and 
attestations that are required in a given country. 
According  to  the  new  directive,  eCERTIS  is  an  online  repository  of  certificates,  where 
suppliers can find out the type of documents, which they may be asked to provide in any 
EU  country,  even  before  they  decide  to  bid.  This  should  be  of  particular  help  when 
suppliers  wish  to  bid  cross-border,  as  they  may  be  unfamiliar  with  the  detailed 
requirements of other EU Member States.   
As it is  prescribed, the  application of this information  mechanism is  strictly related and 
dedicated  to  the  EU  Member  States,  and  seems  to  ‘support’  the  Single  European 
Procurement Document’ instrument. In this context, it is not a requirement that should be 
imposed on a non-  Member State. However, PPL might  consider the application of this 
tool  as  it  might  be  with  high  importance  especially  for  foreign  economic  operators, 
submitting a request for participation or a tender in Albania. 
 
-
 
Dynamic Purchasing System  
 
Differently from Directive 2004/18, where the dynamic purchasing system was an option 
for Member States
921
, Directive 2014/24 provides this system as an option for contracting 
authorities
922
.  
The most important  innovations  in  applied rules for the dynamic purchasing system  are 
the following:  

 
In  order  to  procure  under  a  dynamic  purchasing  system,  the  contracting  authorities 
should    follow  the  rules  of  the  restricted  procedure  (unlike  under  2004/18/EC 
Directive where it is the open procedure)
923
;  

 
Since the open procedure is not applied in order to set the dynamic purchasing system, 
the economic operators do not submit indicative tenders but request to be admitted to 
the system (within 30 days since dispatch of a contract notice);  
                                       
921
 See article 33 of Directive 2004/18/EC. 
922
 See article 34 of Directive 2014/24/EU. 
923
  However,  the  reference  to  the  restricted  procedure  may  be  slightly  misleading  since  the  dynamic 
purchasing system and the restricted procedure share only the first stage of the restricted procedure. Unlike 
it  is  the  case  of  the  restricted  procedure,  while  using  the  dynamic  purchasing  system,  the  contracting 
authority  may  not  limit  the  number  of  candidates  admitted  to  the  system;  all  candidates,  who  meet  the 
minimum qualification criteria set by the contracting authority should be admitted to the system. Once this 
system is established, it is open to all potentially interested economic operators, who may submit a request 
to be admitted at any time; 

Impact of European Union public procurement legislation  
on the Albanian public procurement system  
2015 
 
 
234 
 

 
There is no publication of any simplified contract notices in the event the contracting 
authority  procures  goods  or  service  covered  by  the  system,  but  the  contracting 
authority invites directly economic operators included in the system to submit tenders 
within the minimum time period which is 10 days.  
Since the dynamic purchasing system is not yet provided under the Albanian procurement 
provisions (other than its definition
924
), the implementation of the directive in that regard 
requires the transposing of relevant provisions practically from scratch. While according 
to the Directive 2004/18/EC, this was an optional tool, according the new Directive it is 
not  any  more  optional  and  as  such,  the  position  of  PPL  in  this  regard  has  changed  and 
formally  speaking,  there  is  not  much  choice  but  to  implement  provisions  at  issue. 
Nevertheless,  the  implementation  of  the  dynamic  purchasing  system  will  not  be 
impossible  and  inappropriate  in  the  Albanian  context.  This  might  require  a  further 
development  of  the  electronic  platform,  already  in  use,  but  in  practice  it  will  be  easily 
absorbed  (from  both  sides;  the  contracting  authorities  and  the  economic  operators)  in  a 
working environment, where the e-procurement is being used from several years now.  
-
 
Electronic auctions 
 
The situation with the provisions on electronic auction is generally the same as with the 
dynamic  purchasing  system.  The  new  Directive  contains  generally  the  same  provisions 
on e – auctions
925
, compared to the Directive 2004/18
926
 but as in the case of the dynamic 
purchasing  system,  the  use  of  e-  auctions  under  the  new  Directive  is  not  facultative  for 
Member States
927
.  
Same  as  in  the  case  of  the  dynamic  purchasing  system,  PPL  (apart  of  providing  a 
definition)  has  not  effectively  implemented  the  electronic  auctions.  While  according  to 
the Directive 2004/18, this was an optional tool, according to the new Directive it is not 
any more optional. Consecuently, the position of PPL in this regard has changed and as 
such the relevant provisions of the new Directive should be transposed into the PPL.  
-
 
Qualification and award criteria