Kalandarova Munojatning "Dastlabki hujjatlashtirish"

Hujjatlar haqida tushuncha.


Hujjatlarni tayyorlash va uning bosqichlari. Ma'lumki, har qanday hujjat muayyan axborotni u yoki bu tarzda ifodalash uchun xizmat qiladi.
Hujjatshunoslikda ish yuritishdagi hujjatlar quyidagicha tasniflanadi:
1. Boshqaruv axborotining sifatiga ko'ra - kirim; chiqim.
2. Faoliyat turiga ko'ra - ma'muriy va umumiy savollar bo'yicha; moliyaviy-hisob jarayonlari; ta'minot va savdo bo'yicha; personal xodimlar bo'yicha.
3. Mazmuniga ko'ra - sodda hujjatlar; murakkab hujjatlar.
4. Yaratilish davriga ko'ra - ichki hujjatlar; tashqi hujjatlar.
5. Belgisiga ko'ra - qoralama; asl nusha; nusxa; erkin nusxa; ko'chirma; ikkinchi nusxa.
6. Mazmun bayonining shakliga ko'ra - shahsiy hujjatlar; qolipli hujjatlar; namunali hujjatlar.
7. Hujjatlar tegishlilik jihatiga ko'ra - xizmat yoki rasmiy hujjatlari; xususiy hujjatlar.
8. Bajarilish muddatiga ko'ra - shoshilinch hujjatlar; noshoshilinch hujjatlar.
9. Ma'muriy-boshqaruv faoliyatida xizmat - mavqeiga ko'ra; tashkiliy hujjatlar; farmoyish hujjatlari; ma'lumotsimon axborot hujjatlari; xizmat yozishmalari.
Ichki hujjatlar – korxonaning muassasaning o'zida tuziladigan va shu korxona ichida foydalaniladigan hujjatlardir.
Tashqi hujjatlar – muayyan korxonaga boshqa tashkilot yoki ayrim shaxslardan keladigan hujjatlardir.
Sodda hujjatlar – muayyan bir masalani o'z ichiga oladi.
Murakkab hujjatlar – ikki yoki undan ortiq masalani o'z ichiga oladi. Matnning o'ziga xosligi, takrorlanmasligi, hamisha ham bir andozada bo'lmasligi hususiy hujjatlarning asosiy belgilaridir. Bunday hujjatlarda ham doimiy tarkib mavjud bo'lsada, bevosita mazmun bayoni bir qadar erkin bo'ladi.
Namunaviy hujjatlar boshqaruvning muayyan bir xil vaziyatlari bilan bog'liq, bir-biriga o'xshash va ko'p takrorlanadigan masalalar yuzasidan tuzilgan matnlarni o'z ichiga oladi.
Qolipli hujjatlar – oldindan tayyorlangan bosma ish qog'ozlariga yoziladi. Bunday hujjatlarda ikki turli axborot aks etadi. Yangi o'zgarmas va o'zgaruvchi axborotlar. Shuning uchun bu turdagi hujjatlarga nisbatan ko'pincha “yozmoq” emas, balki “to'ldirmoq” so'zi ishlatiladi. Hujjatlarning qolipli turlarini kengaytirish ish yuritishni takomillashtirishdagi istiqbolli yo'llaridan biridir. Chunki bunday qilish hujjat matnlarini bir xillikka olib kelish va hujjat tayyorlash uchun ketadigan vaqt hamda mehnatni anchagina tejash imkoniyatini beradi.
Qolipli hujjatlarga ish haqi yoki yashash joyi haqidagi ma'lumotnomalar, ayrim dalolatnomalar, xizmat safari guvohnomasi va boshqa hujjatlarni kiritish mumkin.
Xizmat hujjatlari tayyorlanishiga ko'ra muassasa yoki mansabdor shaxslarga tegishli bo'lsa, shahsiy hujjatlar yakka shaxslar tomonidan yozilib ularning xizmat faoliyatlaridan tashqaridagi yoki jamoat ishlarini bajarish bilan bog'liq masalalarga tegishli bo'ladi.
Asl nusha har qanday hujjatning asli, birinchi asliy nushasidir. Asl nushaning aynan qayta ko'chirilgan shakli nusxa deb yuritiladi, odatda nushaning o'ng tomonidagi yuqoridagi burchagiga nusxa degan belgi qo'yiladi.
Hujjatchilikda shuningdek asl va erkin nusxalar ham farqlanadi. Aynan asl nusxaning barcha hususiyatlarini hujjat zaruriy qismlarining joylashishi mavjud shakliy belgilar matndagi bosma, yozma harf shakllari va shu kabilarni aniq va to'liq aks ettiradi. Erkin nusxa hujjatdagi axborot to'laligicha ifodalansada, bu nusxa tashqi xususiyatlari jihatidan bevosita muvofiq kelmaydi, ya'ni erkin nusxada asl nusxadagi muhr o'rniga “muhr” deb, imzo o'rniga “imzo” deb, gerb o'rniga “gerb” deb yozib qo'yiladi. Ba'zan muayyan hujjatga to'lasiga emas, balki uning bir qismiga ehtiyoj tug'iladi. Bunday hollarda hujjatdan nusxa emas, balki ko'chirma olinadi. Asl nusxa yo’qolgan hollarda hujjatning ikkinchi nusxasi beriladi, ikkinchi nusha asl nusxa bilan bir xil huquqiy kuchga egadir.