Методическое пособие для сотрудников инкубационного центра при высших образовательных учреждениях г. Ташкент, 2020

ОРГАНИЗАЦИЯ И ПРОВЕДЕНИЕ СТАРТАП МЕРОПРИЯТИЙ

1. Форматы мероприятий

Для проведения бизнес-мероприятий, привлечения аудитории к важным вопросам используют различные форматы. Рассмотрим основные мероприятия проводимые для стартап-проектов.

• 
  Воркшоп. Это интерактивное мероприятие. Его цель — дать участникам новые навыки, поэтому они все должны быть вовлечены. Цель должна быть названа участникам заранее. Здесь есть ограничение на размер аудитории: не больше 50, а лучше меньше. Украсит ваше мероприятие максимум интерактива. В конце обязательно должны быть сформулированы выводы и итоги: что нового мы сегодня узнали? На это мероприятие нужен подготовленный фасилитатор. Не стоит слишком много болтать с участниками, игнорировать их текущие просьбы, забывать контролировать время и не давать людям отдых. Также следите, чтобы отдельные участники не доминировали над группой. Для этого подойдет такой прием: если группа или человек говорят слишком много, попросите его сделать шаг назад, что-то поправить, займите его исправлением. Если группа или человек участвуют мало, наоборот, помогите продвинуться вперед.
  

• 
  Хакатон. На этом мероприятии группа людей работает совместно в течение определенного длительного времени (несколько часов и даже дней – 2-3 дня) над решением комплексной проблемы. Часто результатом становится новое техническое решение, но это не обязательно. У них существует множество разновидностей, например, марафоны или дизайнотоны. Цель мероприятия — совместить разнообразные подходы для создания чего-либо нового для решения текущей проблемы. Размер аудитории ограничен только размером помещения и ресурсами. На хакатоне важно четко сформулировать цель: какой продукт, решение мы хотим видеть в конце? Какие критерии к нему применяются? Как будет определен победитель? Не стоит ставить задачу слишком большую для заданного времени и приглашать людей, не совместимых для работы в команде по своим навыкам. Однако при этом команды должны быть вполне разнообразны по навыкам и их уровню у участников.
  

• 
  Идеатон – формат мероприятия схож с Хакатоном, но участники не разрабатывают решения. Решения генерируются на стадии идеи.
  

• 
  Демо. Короткая презентация, на которой можно сразу же попробовать продукт или сервис и дать обратную связь. Цель — получить обратную связь на товар в стадии разработки или совершенствования. Аудитория может быть любой. Лучше заранее подготовить вопросы для аудитории и сделать одновременно несколько демостанций, чтобы избежать очереди. Не мешайте людям испытывать ваш продукт, но ограничьте их по времени 5 минутами. Не забудьте провести повторное мероприятие на следующей стадии разработки. Имеет смысл уходить от длинных презентаций. Хороший способ презентовать инновационное решение — просто за 10 минут объяснить, как им пользоваться.
  

2. Организация мероприятия разделена на несколько важных пунктов:

• 
  Планирование мероприятия
  
• 
  Проведение мероприятия
  
• 
  После мероприятия
  

3. Чек листы организации мероприятий

Организация стандартных не интерактивных мероприятий.

Стандартными не интерактивные мероприятия можно считать тренинги, вебинары, семинары, мастер-классы, то есть несложные мероприятия для аудитории, где аудитория получает полезную информацию и вовлекается в части выполнения небольших заданий или в блоке вопросов и ответов.

Для любого мероприятия существует определенный график действий по подготовке (чеклист):

Наименование задач и действий	Сроки
За 45 дней до мероприятия (1,5 месяца)	Определение с мероприятием: цель и задачи, формат, целевая аудитория
За 45 дней до мероприятия (1,5 месяца)	Определение даты и времени мероприятия
За 45 дней до мероприятия (1,5 месяца)	Выбор места проведения
За 45 дней до мероприятия (1,5 месяца)	Написание концепции мероприятия
За 40 дней до мероприятия	Поиск партнеров и соорганизаторов, если это необходимо
За 35 дней до мероприятия	Определение проектной команды
За 35 дней до мероприятия	Определение спикера мероприятия, также при необходимости прочих внешних специалистов
За 35 дней до мероприятия	Определение списка гостей
За 35 дней до мероприятия	Определение необходимых материалов, инвентаря, аудентики для мероприятия
За 35 дней до мероприятия	Определение плана продвижение и необходимых рекламных материалов
За 35 дней до мероприятия	Определение необходимости кофе-брейка и поиск поставщика
За 35 дней до мероприятия	Составление бюджета мероприятия
За 30 дней до мероприятия	Согласование с сооргнизаторами и партнерами и распределение ответственности (если такие есть)
За 30 дней до мероприятия	Работа дизайнера
За 30 дней до мероприятия	Подготовка регистрационной формы
За 30-20 дней до мероприятия	Продвижение мероприятия и привлечение участников / гостей, регистрация
За 15-10 дней до мероприятия	Поиск и приглашение волонтеров
За 15-10 дней до мероприятия	Закуп необходимых материалов, инвентаря, айдентики
За 5 дней до мероприятия	Заказ кофе-брейка
За 1-2 дня до мероприятия	Рассылка напоминания про мероприятия и дополнительные инструкции участникам и гостям
За 1 день до мероприятия	Напоминание спикеру, получение необходимых материалов от него
За 2 -3 часа до начала	Подготовка помещения
За 2 -3 часа до начала	Техническая проверка презентационного оборудования
За 1 час до мероприятия и до его начала	Регистрация гостей
За 30 - 15 минут до мероприятия	Встреча спикера
Во время мероприятия	Проведение мероприятия, раздача необходимых раздаточных материалов
Сразу после мероприятия	Раздача сертификатов (при необходимости и наличии волонтеров)
На следующий день после мероприятия	Выражение благодарности спикеру письменно
На следующий день после мероприятия	Получение фидбека от спикера, участников и гостей