Oliy va o’rta ta’lim vazirligi o’zbekiston respublikasi o’zbekiston-finlandiya pedagogika instituti

Tashqi elektron hujjat aylanishi.
Ma'lumki, turli elektron hujjat aylanish tizimlaridan (EDMS) foydalanadigan tashkilotlar o'rtasida yozishmalarni almashish muammosi juda dolzarbdir. Ikki xil tashkilot o'rtasidagi hujjat aylanishi hali ham qog'oz ko'rinishida amalga oshiriladi, bu rasmiy ma'lumotlarning tezkor almashinuvini sezilarli darajada murakkablashtiradi. Hozirgacha bu jarayon shunday ko'rinishda edi: bir tashkilotning EHMda yaratilgan hujjat qog'ozda chop etilgan, kurerlik yoki oddiy pochta orqali boshqa tashkilotga yetkazilgan, u erda skanerdan o'tkazilib, yangi EDMSga kiritilgan. Ushbu tashkilotlarning har biri o'z ish jarayonini avtomatlashtirish tizimiga ega ekanligini hisobga olgan holda, tashqi muomalaga mo'ljallangan hujjatga har bir o'zgartirish qayta-qayta yuqorida ko'rsatilgan tartibdan o'tkaziladi.
Elektron raqamli imzo to‘g‘risidagi qonunning qabul qilinishi mustaqil tashkilotlar o‘rtasida hujjatlarni qog‘ozsiz almashishga qonuniy ruxsat berish orqali bu muammoni qisman hal qildi. Bir dan maqsad federal dastur "Elektron Rossiya“davlat organlarini elektron hujjat aylanishining yagona tizimi bilan birlashtirishdir.
Yangi XML formatining paydo bo'lishi, eng istiqbolli variantlardan biri bo'lib, undan foydalanishga o'tish. yagona tizim elektron hujjat aylanishi tashkilotlar va ularning hamkorlari, masofaviy filiallari oʻrtasidagi aloqalar samaradorligini sezilarli darajada oshiradi; davlat organlari va boshqa tashqi tashkilotlar. XML texnologiyasi ma'lumotlarni (tarkibni) ularning vizual ko'rinishidan (shakl va format) ajratishdir, bu bir xil hujjatni turli shakl va formatlarda taqdim etish imkonini beradi.
Hujjatlarni boshqarish tizimini tanlash nafaqat texnologik yoki muhandislik vazifasi, balki tashkilotning umumiy rivojlanish strategiyasi bilan bog'liq. Agar bu tijorat kompaniyasi bo'lsa, unda tanlov ko'p jihatdan uning maqsadlari, raqobat muhiti, hozirgi tuzilma, shuningdek kelajakda kompaniya keladigan tuzilma va qo'shimcha ravishda amalga oshirishning iqtisodiy samarasi.
Hatto kichik kompaniyalar ham juda katta miqdordagi hujjatlar - shartnomalar, hisob-fakturalar, xatlar, byudjetlar, talablar bilan ishlashlari kerak. Shuning uchun ko'pgina korxonalar ichki ish jarayonini avtomatlashtirishga intilishadi. Bu ma'lumotlarning to'liqligi va xavfsizligini, hujjatlarni saqlash va olish qulayligini ta'minlaydi, shuningdek ularni tasdiqlash vaqtini optimallashtiradi - Lenkevich L.A. Ofis ishi. - M.: Akademiya, 2009 yil.
Butun avtomatlashtirish tizimi tijorat faoliyati quyidagi funktsiyalarni bajarishi kerak - Mikheeva E.V., Titova O.I. Axborot texnologiyalari ichida kasbiy faoliyat iqtisodchi va buxgalter. - M.: Akademiya, 2009:

• 
  1. Tovarlarni qabul qilish va sotish ustidan to'liq nazoratni ta'minlash. Savdo tovarni sotib olish yoki ishlab chiqarish, uni saqlash va sotishni o'z ichiga oladi. Bu butun jarayon turli xil qog'ozlar bilan birga keladi: buxgalteriya hisobi uchun zarur bo'lgan schyot-fakturalar, veksellar, schyot-fakturalar. Shunga ko'ra, savdo tizimi tovarlar harakati bo'yicha barcha operatsiyalarni avtomatlashtirishi va ularga mos keladigan buxgalteriya hujjatlarini taqdim etishi kerak.
  
• 
  2. Buxgalteriya hisobini avtomatlashtirish tizimi bilan o'zaro hamkorlik eng to'liq avtomatlashtirish uchun zarurdir moliyaviy faoliyat kompaniyalar. Ideal holda, buxgalteriya dasturi bo'lishi kerak ajralmas qismi savdoni avtomatlashtirish tizimlari. Darhaqiqat, kompaniyalar uzoq vaqtdan beri foydalanayotgan turli xil buxgalteriya dasturlarini hisobga olgan holda, savdoni avtomatlashtirish tizimi hech bo'lmaganda kerakli ma'lumotlarning ushbu dasturlarning formatlarida saqlanishini ta'minlashi kerak.
  
• 
  3. Biznesni avtomatlashtirish tizimida axborotdan foydalanishning farqlanishi nafaqat maxfiylikni ta’minlash chorasi, balki xodimlar o‘rtasida funktsiyalarni yanada aniqroq taqsimlashga xizmat qiladi.
  
• 
  4. Operatsiyalarni maksimal avtomatlashtirish xodimlarning samaradorligini oshirishga xizmat qiladi va moliyaviy yo'qotishlarga olib kelishi mumkin bo'lgan ko'plab xatolarning oldini oladi.
  
• 
  5. Savdo kompaniyasining barqaror ishlashini ta'minlash uchun tizimni ishlab chiqaruvchi tomonidan muntazam yangilash va qo'llab-quvvatlash zarur. Darhaqiqat, savdoni avtomatlashtirish tizimi mamlakatda qabul qilingan moliyaviy hisobning barcha talablariga va bozorning barcha haqiqatlariga javob berishi kerak.
  

Kompaniyaning ish jarayonini avtomatlashtirishda hal qilinadigan vazifalar ko'p jihatdan uning biznesining tabiati, infratuzilmasi, ma'muriy tuzilmasi va boshqa ko'plab omillarga bog'liq. Ammo har bir alohida firmaning o'ziga xos xususiyatlaridan qat'i nazar, ularning soni bor umumiy talablar ofis avtomatlashtirish tizimlariga. Shu sababli, ushbu talablarni aniqlash uchun turli kompaniyalarning ofislari faoliyatini avtomatlashtirish vazifalarida umumiy bo'lgan narsalarni tushunish kerak - Mikheeva E.V. Kasbiy faoliyatda axborot texnologiyalari. - M.: Akademiya, 2008 yil.