O‘zbekiston respublikasi oliy va o‘rta maxsus ta’lim vazirligi mirzo udug‘bek nomidagi samarqand davlat

3. Mavzu. HUJJAT TURLARINING O‘ZIGA XOS XUSUSIYATLARI
Reja:
1. Ish yuritishining shakllantirilishi va takomillashishida asosiy omillar.
2. Hujjatlarning tasnifi.
3. Ish yuritish hujjat nusxalari va ularini tayyorlash.
1. Ish yuritishining shakllantirilishi va takomillashtirishda asosiy omillar. Ish yuritishni shakllantirish va takomillashtirishdagi eng muhim masala hujjatlarning tili va uslubi masalasidir. Jumladan, o‘zbek tilida hujjat tayyorlash va rasmiylashtirishda eng avvalo o‘zbek tilining barcha asosiy qonuniyatlari va qoidalarini ma’lum darajada bilish zarur bo‘ladi. Har bir rahbar, boshqaruv muassasalarining xodimlari, umuman, faoliyati munshiylik bilan bog‘liq har bir kishi o‘zbek tilining imlosini, tinish belgilari va uslubiy qoidalarini egallagan bo‘lishi kerak. Busiz bugungi taraqqiyotimiz talablariga javob beradigan aniq, lo‘nda va teran mantiqli hujjatchilikni yaratib bo‘lmaydi.
Hisob-kitoblarga qaraganda, boshqaruv sohasidagi xizmatchilar o‘z ish vaqtlarining 80 foizicha qismini hujjatlashtirish ishiga sarflar ekanlar. Ish yuritish o‘zbek tilida olib borilar ekan, agar mazkur xodimlar o‘zbek tili qonuniyatlaridan yaxshi xabardor bo‘lmasalar,ular ish vaqtlarining hammasini-100 foizini bu ishga sarflaganlarida ham ijobiy natijaga erishish qiyin. Afsuski, respublikamizda o‘zbek adabiy tilining rasmiy ish uslubi tilini o‘rganish bo‘yicha haligacha etarli darajada ish qilinmagan.
O‘zbek hujjatchiligidagi oqsoq o‘rinlardan biri hujjatlarning nomlanishi masalasidir. Masalan, hujjatchilikning nomlanishi rus tilidagi “deloproizvodstvo” atamasini o‘zbek tilida “ish yuritish” tarjima qilingan holda qo‘llanilib kelinmoqda. Aslida tarixiy jihatdan qaraganimizda bu atamaning sharqona muqobili “munshiy” shaklda bo‘lgan. SHarq mamlakatlarda, jumladan, qadimiy Turkiiston o‘lkasida (hozirgi O‘zbekiston hududlarida ham XIX asrlargacha) hujjatchilikda arabcha “munshiy” atamasi keng qo‘llanib kelingan. Buguna emas, bunday hol o‘zbek hujjatchiligida qabul etilgan “bildirgi” (bildirishnoma), “ma’lumot-noma”. “dalolatnoma”, “yo‘riqnoma”, “tavsifnoma”⁶ kabi o‘nlab atamalar borki, ba’zi tashkilotlarda bunga e’tiborsiz ravishda rus tilidagi “raport”, “spravka”, “akt”, “instruksiya”, “xarakteristika” kabi muqobillari qo‘llanilib kelinmoqda. V.G. Belinskiy aytganidek. o‘z tilida muqobili mavjud bo‘lgani holda chet so‘zini qo‘llash sog‘lom didni haqorat qilishdir⁷.
Xullas, hujjat tayyorlash va rasmiylashtirishda o‘zbek tilinig barcha asosiy qonuniyatlariga e’tibor berish lozim. SHuningdek, hujjat nomlarini o‘zbek tilining o‘z imkoniyatlari asosida, muqobili topilmasa, sharqona muqobilda shakllantira borish, umuman, idoji boricha hujjatchilikdagi so‘z va iboralarning o‘zbekcha muqobilini izlab topish va amaliyotga kiritish bugungi kunning talabidir.
2. Hujjatlarning tasnifi. Qayd etilganidek, hujjatlar xilma-xil va miqdoran juda ko‘p. Ularning yo‘nalishi, mazmuni-maqsadi, shakli-hajmi va boshqa bir qator sifatlari ham turlicha hamda o‘ziga xos lisoniy xususiyatlar bilan belgilanadi. SHu bois, hujjatlarning bu kabi xsusiyatlarini chuqur tasavvur qilish uchun dastavval ularni tasnifiga e’tibor berish lozim bo‘ladi.
Manbalarda hujjatlarning turlicha tasnifiy shakllari qayd etiladi⁸. I. Hujjatlar avvalo yaratilish o‘rniga ko‘ra 2 ga bo‘lib tasnif qilingan. Bular ichki va tashqi hujjatlar hisoblangan.
Ichki hujjatlar m’lum bir muassasaning o‘zida tuziladi va mazkur muassasagagina tegishli bo‘lib, o‘zi uchun amalda foydalaniladi. Muayyan muvssasaga boshqa tashkilot yoki ayrim shaxslardan keladigan, aksincha muassasadan boshqa tashkilot va shaxslarga jo‘natiladiganlari esa tashqi hujjatlar sanaladi. Ular boshqa iuassasa va tashkilotlar bilan bog‘liq bo‘ladi.
II. Hujjatlar tuzilishiga ko‘ra ham 2 ga bo‘linadi. Bular sodda va murakkab hujjatlardir. Sodda hujjatlar muayyan bir masala uchun tuziladi. Murakkab hujjatlar bir necha masalalarni o‘z ichiga oladi.
III. Mazmun bayonining shakliga ko‘ra hujjatlar uch xil bo‘ladi. Bular quyidagicha tasnif qilinadi: a) xususiy (shaxsiy-indiaidual); b) namunali (tipovoy); v) qolipli (trafaretli) hujjatlar kabi.
a). Xususiy (shaxsiy) hujjatlar. Bunday hujjat faqat bir shaxs yoki fuqaroga xos bo‘lib, o‘sha shaxs tomonidan tuziladi. Bu hujjatning o‘ziga xosligi shundagi, matnning betakrorligi, hamisha ham bir andozaga mos kelmasligi, mazmun bayoni erkinligi uning asosiy belgisidir.Masalan, ariza, shikoyatnoma (shikoyat xati), bildirishnoma (bildirgi), xizmat yozishmalari kabilar.
b). Namunali (tipovoy) hujjatlar boshqaruvning muayyan bir xil vaziyatlari bilan bog‘liq, bir-biriga o‘xshash va ko‘p takrorlanadigan masalalar yuzasidan tuzilgan matnlarni o‘z ichiga oladi.
v). Qolipli (trafaretli) hujjatlar, odatda, oldindan tayyorlangan bosma ish qog‘ozlariga yoziladi. Bunday hujjatlarda ikki turli axborot aks etadi, ya’ni o‘zgarmas (oldindan to‘liq holda bosma matnda ifodalangan) axborotlar va ma’lum qismi o‘zgarishi mumkin bo‘lgan, ya’ni ba’zi o‘rinlari qo‘lyozma shaklda yoziladigan axborotlar. Qolipli (trafaretli) hujjatlar yozilmaydi, balki to‘ldiriladi, ya’ni tegishli o‘rinlarigina qo‘lyoma shaklda to‘ldiriladi. Qolipli hujjat turi boshqa hujjatlarga nisbatan ish yuritishni takomillashtirishdagi istiqbolli yo‘li sanaladi. CHunki bu tur hujjat matnlarini bir xillikka olib kelishi va hujjatlarni tayyorlash uchun ketadigan vaqt hamda mehnatni anchagina tejash imkoniyatini beradi. Qolipli (trafaretli) hujjatlar tarzida hozirgi paytda ma’lumotnomalar, ayrim dalolatnomalar, xizmat safari guvohnomalari kabi ko‘pgina hujjatlar qo‘llanilmoqda.
IV.Ma’muriy-boshqaruv faoliyatida xizmat mavqeiga ko‘ra hujjatlar hozirgi kunda, asosan, quyidagicha tasniflanadi: a) tashkiliy hujjatlar; b) farmoyish hujjatlar; v) ma’lumotsimon-axborot hujjatlari; g) xizmat yozishmalari kabilar.
a). Tashkiliy hujjatlar mazmunan tashkilot, muassasa va korxonalarning huquqiy maqomi, tarkibiy tarmoqlari va xodimlari, boshqaruv jarayonining borishida jamoa ishtirokining huquqiy tomonlari kabi masalalarni aks ettiradi. Nizomlar, yo‘riqnomalar, majlis bayonlari, shartnomalar ana shunday tashkiliy hujjatlar sanaladi.
b). Farmoyish hujjatlari guruhiga buyruq, ko‘rsatma, farmoyish kabilar kiradi.
v). Ma’lumotsimon-axborot hujjatlari anchagina katta guruhni tashkil qiladi. Bunday hujjatlarning ish yuritish jarayonidagi faoliyati ham faol. Dalolatnoma, ma’lumotnoma, ariza, tushuntirish xati, hisobot, ishonchnoma, tavsifnoma kabi hujjatlar ana shu guruhga kiradi.
g). Xizmat hujjatlari va yozishmalari. Ushbu hujjatlar muassasa xodimlarining biri yoki bir nechasi hamda mansabdor shaxslar tomonidan yozilib, ularning xizmat faoliyatlaridan tashqaridagi yoki jamoat ishlarini bajarish bilan bog‘liq masalarga tegishli bo‘ladi. Bunday hujjatlar qatorida xizmat yozishmalari ham kiradi. Ular mazmunan xilma-xil bo‘ladi. Ularda muassasa bilan bog‘liq turli masalalarga xos talab, iltimos, taklif, kafolat kabilar ham aks etadi. Aslida xizmat hujjatlari bilan xizmat yozishmalari mazmunida farq bor, albatta. SHu bois ularni xizmat yozishmalari deb ataydilar. Xizmat yozishmalari hozirgi zamon hujjatshunosligida yuqorida qayd etilgan guruhlardan keyin alohida guruh sifatida ham tasniflanadi. Xizmat hujjatlar tegishlilik jihatdan rasmiy hujjatlardir.
3. Hujjat nusxalari va ularnining o‘ziga xos xususiyati, farqlanish darajasini ham bilish muhim. Bu jihatga ko‘ra hujjatlar quyidagicha tasniflanadi: a) qoralama- asl nusxa uchun tuzilgan xomaki shakli; b) asl-asosiy nusxa; v) ko‘chirma (ikkinchi) nusxa, ba’zan dublikat (asl hujjatning muqobil nusxasi) ko‘chirmasi ham bo‘ladi. Aksar hujjatlar dastlab qaralama (xomaki, taxminiy) nusxada tayyorlanadi. Bu nusxa xodimlar taklifi va istaklari asosida tuzatilib, o‘zgarishlar kiritilib kayta ko‘chirilishi mumkin. Aytish mumkinki, o‘zgartirishlar kiritilgach, qoralama nusxa hujjat huquqiy kuchiga ega bo‘lmaydi. Uning ko‘pchilik ma’qullagan yoki o‘zgartishlar bilan qabul etilgan shakli asosiy hujjat- asl nusxa sanaladi. Asl nusxa har qanday hujjatning asli-birinchi rasmiy nusxasi sanaladi. Ana shu hujatdan qo‘chirilgan shakli esa ko‘chirma nusxa sanaladi. Asl nusxaning qayta tiklangan yoki zarurat uchun aynan ko‘chirma shakli dublikat nusxa sanaladi. Ularni farqlash uchun odatda nusxaning o‘ng tomonidagi yuqoridagi burchagiga “ko‘chirma”. “dublikat” degan atamalar bilan belgi qo‘yiladi.
SHuningdek, hujjatchilikda aynan-asliy (faksimil) va erkin nusxa kabi farqlanuvchi shakllar ham mavjud. Aynan nusxa asl nusxaning barcha xususiyatlarini-hujjatdagi zarariy qismlarining joylashishi, mavjud shakliy belgilari (gerb, yumaloq muhr, to‘rtburchak muhr, nishon kabilar), matndagi bosma va yozma harf shakllari va shu kabilarni aniq va to‘liq aks ettiradi.
Erkin nusxada hujjatlardagi axborot to‘lasicha ifodalansa-da, tashqi xususmyatlari jihatidan bevosita mos kelmaydi, ya’ni bunda asl nusxadagi belgilar (muhr, gerb, imzo)shakllarning o‘rninga so‘z bilan (gerb, muhr, imzo deb) yoziladi. Ba’zan hujjatning to‘liq qismiga ehtiyoj bo‘lmasa, ko‘chirma shaklida tegishli o‘rinlari olinadi. Masalan, “majlis bayonidan ko‘chirma” shaklda ma’lum bir kerakli (chunonchi, 4. Har xil masalalar) qismi olinadi. Bu ko‘chirma nusxa ham asl nusxa mohiyatiga teng sanaladi. Duyulikat ham asl nusxa bilan bir xil huquqqa egadir.