O‘zbekiston respublikasi oliy va o‘rta maxsus ta’lim vazirligi mirzo udug‘bek nomidagi samarqand davlat

4-mavzu. HUJATLARNI TAYYORLASHDA ASOSIY
QOIDA VA TALABLAR
Reja:

1. 
   Hujjatlarni tayyorlashda umumiy qoidalarning asosiylari.
   
2. 
   Hujjatlar matnini yozilishida qo‘yiladigan asosiy talablar.
   

1. Hujjatlarni tayyorlashda umumiy qoidalarining asosiylari. Hujjatlarni tayyorlash uchun umumiy qoidalarning asosiylari 6.39-72 raqamli Davlat yagona nusxasi (GOST) da qayd etilgan. Ana shu Davlat yagona nusxasiga ko‘ra, tashkiliy-farmoyish hujjatchiligi, ya’ni tashkiliy, farmoyish, ma’lumotsimon-axborot hujjatlari va xizmat yozishmalari zaruriy qismlar (rekvizitlar) ni o‘z ichiga olmog‘i lozim. Mazkur Davlat yagona nusxasida tashkiliy-farmoyish hujjatlari zaruriy qismlarning quyidagi to‘liq ro‘yxati belgilangan:

1. 
   Respublikaning gerbi;
   
2. 
   Vazirlik yoki idoraning nomi;
   
3. 
   Muassasa, tashkilot yoki korxonaning nomi;
   
4. 
   Tarkibiy tarmoqning nomi;
   
5. 
   Hujjatning shakliga xos raqam;
   
6. 
   Tashkilot yoki korxonaning alomati (emblemasi);
   
7. 
   Tashkilotga xos raqam (kod);
   
8. 
   Mukofot tasviri;
   
9. 
   Aloqa muassasasining shartli raqami (indeksi), pochta, va telegraf adresi, teletayp raqami, telefon raqami, bankdagi hisob-kitob raqami;
   
10. 
    Hujjat turining nomi;
    
11. 
    Sanasi;
    
12. 
    SHartli raqami;
    
13. 
    Keladigan hujjatlarning sanasi va shartli raqamiga havola;
    
14. 
    Tuzilgan yoki nashr qilingan joyi;
    
15. 
    Hujjatdan foydalanishni cheklovchi belgi (“Maxfiy”, “Xizmat doirasida foydalanish uchun” kabi);
    
16. 
    Hujjatni oluvchi shaxs (adresat);
    
17. 
    Tasdiqlash ustxati;
    
18. 
    Munosabat belgisi (rezolyusiya);
    
19. 
    Matn sarlavhasi;
    
20. 
    Nazorat haqidagi qayd;
    
21. 
    Matn.
    
22. 
    Iloqa mavjudligi haqida qayd;
    
23. 
    Imzo;
    
24. 
    Kelishuv ustxati;
    
25. 
    Rozilik belgisi;
    
26. 
    Muhr;
    
27. 
    Nusxani tasdiqlanishi haqidagi qayd;
    
28. 
    Ijrochining familiyasi va telefon raqami;
    
29. 
    Hujjatning bajarilganligi va uni hujjatlar yig‘ma jildiga yo‘naltirilganligi haqidagi qayd;
    
30. 
    Hujjatdagi ma’lumotlarni bosma shaklda ko‘chirilganligi haqidagi qayd;
    
31. 
    Hujjatni kelib tushganligi haqidagi qayd.
    

Hujjatning muayyan turiga muofiq ravishda bu qayd etilgan talablardan zaruriylari e’tiborga olinadi. Bu zaruriy qismlarning ayrim bir turkumi huquqiy talablarni ta’minlash uchun qo‘llanadi. SHu narsa ham muhimki, ayni zaruriy qismlarning hujjatda joylashtirilishida qat’iy tartib mavjud. Zaruriy qismlarning qat’iy tartib asosida joylashishidagi ketma-ketlik hujjatning huquqiy kuchini ta’minlash, hujjatni zudlik bilan ishlash, bajarish, undan osonlik bilan foydalanish uchun muhim. Mazkur 31 ta zaruriy qismning o‘ntachasi nisbatan ko‘p hujjatda qo‘llaniladi.
Hujjat muallifi (muassasa nomi rahbarning yoki shaxsiy hujjatning imzosi, ismi-sharifi), hujjat turining nomi, sarlavha, hujjatni oluvchi (adresat), kelshuv va rozilik belgilari, matn, tadiqlash, imzo, muhr, ilova, mavjudligi haqidagi qayd kabilar asosiy zaruriy qismlardir. Amaliy mashg‘ulotlarda mazkur zaruriy qismlarning qo‘llanishi va ularning har bir hujjat turida joylashish tartibi bilan bog‘liq xususiyatlar batafsil tahlil etiladi.
2.Hujjatlar matnini yozilishida qo‘yiladigan eng muhim, asosiy talablardan biri xolislikdir. Hujjatlar rasmiy munosabatlarni ifodalovchi va qayd etuvchi rasmiy yozma vositalar sifatida axborotni xolis aks ettirmog‘i lozim. SHuning uchun hujjatlar tilida so‘z va so‘z shakllarini qo‘llashda muayyan chegaralanishlar mavjud. Xususan, rasmiy ish uslubida kichraytirish-erkalash qo‘shimchalarni olgan so‘zlar, ko‘tarinki-tantanavor yoki qochirma-bachkana, dag‘al va tor doiradagi kishilargina tushunadigan so‘zlar, o‘xshatish, jonlantirish, mubolag‘a, istiora, tashxis kabi obrazli tafakkur ifodasi uchun xizmat qiluvchi usullar ishlatilmaydi. Bular hujjat uslubiga xos emas. Bunday uslubda yozilgan hujjatlar ish yuritish jarayoniga xalaqit beradi, uning samaradorligini keskin pasaytiradi. Hujjat uslubiga xos bo‘lmagan ortiqcha so‘zlarning ishlatilishi hujjatlar matnidagi ifodanning noxolisligiga olib keladi.
Hujjat matnida aniqlik, ixchamlik, manzmunan ixcham, lo‘nda, to‘liqlik kabi talablarga ham javob berishi kerak. Bu talablarga javob bera olmaydigani chinakkam hujjat bo‘la olmaydi.
Hujjatlar matning xolislik, aniqlik, ixchamlik, mazmunan to‘liqlikdan iborat zaruriy sifatlari hujjatchilik tilining o‘ziga xos uslubi, undagi o‘ziga xos so‘z tanlash, morfologik va sintaktik xususiyatlar orqali ta’min etiladi.
Hujjatlar tilida ot turkumiga oid so‘zlar ko‘p qo‘llaniladi. Hatto fe’l bilan ifodalanuvchi harakat va holatlar ifodasi uchun ham otga yaqin so‘z shakllari tanaladi, ya’ni “harakat nomi” deb ataluvchi so‘z shakllari faol ishlatiladi: “(qishki mavsumga) tayyorgarlikning borishi (haqida)”, “qarorning bajarilishi (haqida)”, “yordam berish (maqsadida)”, “qabul qilishingizni so‘rayman” kabi.
Fe’l shakllarining qo‘llanilishida ham birmuncha o‘ziga xosliklar mavjud. Xususan, majhul nisbatdagi 3-shaxs buruq-istak maylidagi yoki o‘tgan yoinki, hozirgi-kelasi zamondagi fe’l shakllarining qo‘llanish darajasi anchayin yuqoridir: topshirilsin, tasdiqlansin, bajarilsin, bo‘shatilsin, tayinlansin; eshitildi, qaror qilindi, ko‘rib chiqildi, ko‘rsatib o‘tildi kabi.
Hujjatlardagi gap qurilishi, odatda, tasniflash, mayda qismlarga ajratishga, qayd etuvchi va qaror qiluvchi qismlarning birligiga, umuman sabab-oqibat va shart-oqibat munosabatlariga asoslanadi. SHuning uchun ham hujjatlarda nisbatan uzun jumlalar, murakkablashgan, uyushiq bo‘lakli gaplar ko‘p qo‘llanadi. Lekin gap tarkibida odatdagi so‘z tartibiga qat’iy rioya qilinadi, badiiy va boshqa asarlarda mumkin bo‘lgan g‘ayriodatiy so‘z tartibi (inversiya)ga yo‘l qo‘yilmaydi.
Hujjatlarning mohiyati va maqsadiga muvofiq ravishda ularda so‘roq va undov gaplar deyarli qo‘llanmaydi, asosan, darak va buyruq gaplar ishlatiladi. Zero, hujjatlarda tilning ikki vazifasi-xabar berish (informativ) va buyurish (volyuntativ) vazifalari amalga oshadi. Masalan, ma’lumotnomada axborot ifodalanadi, majlis bayonida ham axborot (“qaror qilindi”, “eshitildi” tarzida), ham buyurish (“inobatga olinsin” tarzida) aks etadi, buyruqda esa buyurish anglashiladi.
Hujjat matni I shaxs yoki III shaxs tilidan yoziladi. YAkka rahbar nomidan yoziladigan farmoyish hujjatlari (buyruq, farmoyish, ko‘rsatma kabilar esa I shaxs tilidan yoziladi. SHuningdek, yakka shaxs tomonidan yozilgan hujjatlar (ariza, tushuntirish xati, ishonchnoma kabilar) ham I shaxs, birlik sonda shakllantiriladi. Boshqa hujjatlar yo I shaxs ko‘plik, yoki III shaxs birlik sonda rasmiylashtiriladi (masalan, “...ga ruxsat berishingizni so‘raymiz”; “...deb hisoblaymiz”; “institut ma’muriyati talab qiladi”, “boshqarma so‘raydi” kabi).
Hujjatlar matnini tuzishda turg‘unlashgan, qoliplashgan so‘z birikmalaridan ko‘proq foydalanish lozim bo‘ladi. CHunki qoliplashgan, yagona, doimiy shaklga ega bo‘lgan so‘z tizimlari, iboralar, muhandislik psixologiyasining ma’lumotlariga ko‘ra, boshqa so‘z birikmalariga qaraganda 8-10 marta tez idrok qilinar ekan. Buning ustiga qoliplashgan so‘z birikmalari hujjatlarni tayyorlash va ulardan foydalanish jarayonlarini anchagina tezlashtirish imkonini beradi. Umuman, har bir hujjat turining mohiyati va maqsadi bilan bog‘liq ravishda o‘ziga xos qoliplashgan sintaktik tuzilmalar shakllana boradi. Masalan, buyruq hujjatida quyidagicha qoliplashgan tuzilmalar qo‘llanishi mumkin:
1. “...so‘m maosh bilan...lavozimiga tayinlansin”;
2. “...o‘z xohishiga ko‘ra...lavozimidan bo‘shatilsin”;
3. “...boshqa ishga o‘tganligi munosabati bilan...lavozimidan bo‘shatilsin”, “...boshqa institutga ko‘chirilganligi sababli ....institut talabasi safidan chiqarilsin”;
1.“...ga...da faol va samarali ishtiroki uchun tashshakkur e’lon qilinsin;
2“...ga o‘z fakulteti (bo‘limi) da intizomni bo‘shashtirib yuborganligi uchun hayfsan e’lon qilinsin” va h.
Xizmat yozishmalarida quyidagicha qoliblashgan so‘zlardan foydalanish muikin:
1.“Sizga...ni ma’lum qilamiz”; “Sizga...ni bildiramiz”; “Sizga...ni eslatamiz”;
2.“...yordam tariqasida...”; “...munosabati bilan...”; “...qaroriga muvofiq ravishda...”.
3.“...ga institut ms’muriyati qarshi emas”; “...ga institut ms’muriyati
kafolat beradi”.
Xullas, hujjatlar matnini yozilishida o‘ziga xos ulub qo‘llanadi.