Передача документов в архив

Ҳужжатлар йиғмажилдларини шакллантириш қоидалари

• Бошқарув ҳужжатлари ҳужжатлар йиғмажилдларида турлари бўйича ва уларга тааллуқли иловалар билан хронология бўйича гуруҳланади.
• Бошқарув ҳужжатлари билан тасдиқланган уставлар, низомлар, йўриқномалар уларга илова бўлиб ҳисобланади ва кўрсатиб ўтилган ҳужжатлар билан бирга гуруҳланади. Агар улар мустақил ҳужжат сифатида тасдиқланган бўлса, у ҳолда улар алоҳида ҳужжатлар йиғмажилдларида гуруҳланади.
• Асосий фаолият бўйича буйруқлар шахсий таркиб бўйича буйруқлардан алоҳида гуруҳланади.
• Юқори ташкилотлар топшириқлари ва уларни ижро этиш бўйича ҳужжатлар ташкилотлар фаолияти йўналишлари бўйича ҳужжатлар йиғмажилдларида гуруҳланади.

Ҳужжатлар йиғмажилдларини шакллантириш қоидалари

• Тасдиқланган режалар, ҳисоботлар, сметалар, лимитлар, титул рўйхатлари уларнинг лойиҳаларидан алоҳида гуруҳланади.
• Шахсий ҳужжатлар йиғмажилдларидаги ҳужжатлар уларнинг келиб тушишига кўра хронологик тартибда жойланади.
• Мазкур ташкилот ва унинг тасарруфидаги ташкилотлар бўйича фуқаролар таклифлари, аризалари ва шикоятлари, уларнинг кўриб чиқилиши ва ижро этилиши бўйича барча ҳужжатлар фуқароларнинг шахсий масалалар бўйича аризаларидан алоҳида гуруҳланади.
• Ҳужжатлар ушбу ҳужжатлар йиғмажилдларига хронологик ёки алфавит тартибида жойланади.
• Хизмат ёзишмалари, қоидага кўра, календарь йил даври бўйича гуруҳланади ва хронологик тартибда кетма-кет туркумланади, жавоб ҳужжати сўров ҳужжатидан кейин жойлаштирилади.

Йиғма жилдларга жамланма рўйхат тузиш

• Хужжатларни архивга топширишнинг кейинги босқичида йиғмажилдларнинг жамланма рўйхати тузилади.
• Бу рўйхат асосида архив ходимлари учун топширилган хужжатларни тизимлаштирилган ҳолда сақлаш ва тез излаб топиш имконияти яратилади.
• Жамланма рўйхатни тузиш хужжатларни архивга топширишнинг зарурий босқичи ҳисобланади, бу рўйхатни тузишда хужжатлар гуруҳланади.
• Йиғма жилдларнинг рўйхатлари икки нусхада тузилади, улардан биттаси ҳужжатлар йиғмажилдлари билан бирга идоравий архивга берилади, иккинчиси эса — назорат нусхаси сифатида ташкилот ёки унинг булинмасида қолдирилади.
• Рўйхатларнинг ҳар қайси нусхасининг охирида архивга топширилган ҳужжатлар йиғмажилдлари сони, мавжуд бўлмаган ҳужжатлар йиғмажилдлари тартиб рақамлари рақамлар ва сўз билан кўрсатилади, қабул қилиш ва топширишни амалга оширувчи ходимларнинг имзолари қўйилади, санаси кўрсатилади.