А. А. Абидов, Н. Ю. Власова

Мавжуд ҳужжатларнинг кўчирилиши. Мавжуд ҳужжатларни қоғоз 
шаклидан электрон шаклга кўчириш энг хавфли жараѐнлардан бири 
ҳисобланади. Агар у пухта режалаштирилмаган бўлса, аввалги ишларни йўққа 
чиқариш ва лойиҳани барбод қилишга қодир муаммоларга дуч келиш мумкин. 
Агар ташкилотда ҳужжатларнинг қоғозли архиви мавжуд бўлса, у ҳолда 
архивнинг электрон вариантини яратиш учун тармоқ бўйича уларнинг 
нусхаларини излашга уриниш – иложсиз иш. Бундан ташқари, электрон 
нусхалар исталган киши томонидан модификацияланиши мумкин, буни 
текширишнинг деярли иложи йўқ. Бундай ҳолатда мавжуд ҳужжатларнинг 
электрон архивини қоғоз шаклидаги ҳужжатларни сканерлаш орқали ҳосил 
қилиш мумкин. Агар ҳеч қандай архив бўлмаса, узоқ муддатли тайѐргарлик 
ишларини амалга ошириш зарур.
Дастлаб ҳужжатларнинг каталогларда сақлаш ягона тартибини 
белгилашга эришиш зарур. Компьютерларнинг локал дискларида ҳужжатларни 
(шу жумладан, иложи бўлса, техник воситалар орқали) сақлашни ман этиш 
лозим. Ташкилотнинг ҳамма фойдаланувчиларида тармоқда ҳужжатларни 
сақлаш учун ўз каталоглари бўлиши керак. Бу ҳужжатларнинг электрон 
ҳужжат алмашинуви тизимига келгусида ўтишини сезиларлича осонлаштиради.
Баъзи ЭҲАТлар тармоқдаги каталогларда жойлашган ҳужжатларга 
ҳаволаларни сақлаш имконини беради ҳамда бу ҳужжатларни тизимнинг 
сақлаш жойига жойлаштиришни талаб этмайди. Бундай ѐндашув тизимдан 
фойдаланиш билан бирга ҳужжатларни тизимнинг сақлаш жойига 
жойлаштириш бўйича ишни амалга ошириш имконини берган ҳолда жорий 
этиш жараѐнини осонлаштиради.
3. ЭҲАТни жорий этишда умумий муаммоларни бартараф этиш 
усуллари. ЭҲАТни жорий этишнинг қуйидаги босқичларида бир неча 
қийинчилик бўлиши мумкин. Улар орасида ташкилотда ҳужжат алмашинуви 
жараѐнларини тартибга солувчи корпорация ичидаги ҳужжатларнинг етарлича 
ишлаб чиқилмаганлиги ва якуний фойдаланувчиларни ўқитиш масалаларига 
раҳбариятнинг суст эътибори ҳисобланади. Электрон ҳужжат алмашинуви 

---

120 
жараѐнлари 
бўйича 
меъѐрий 
ҳужжатларни 
тайѐрлашдан 
тажрибада 
фойдаланиш параллел равишда олиб борилиши керак ва ходимлар учун иш 
юритиш бўйича тўлиқ йўриқномалар, тегишли буйруқ ва қоидаларни ишлаб 
чиқишни кўзда тутади.
Ходимларни ўқитиш масалаларига ЭҲАТни кенгайтиришни синчиклаб 
ўрганишга алоҳида эътибор бериш керак. Бунда ўқитиш доимий асосда ва 
ҳамма жорий этиш босқичларида амалга оширилиши керак. Ташкилот 
раҳбарлари ЭҲАТни яратиш етарлича узоқ жараѐн эканлиги, уни 
ривожлантириш ва қўллаб-қувватлаш доимий маблағ ажратишни талаб 
этишини аниқ тушунишлари керак. Ходимларни ўқитишга кўпинча маблағ 
тежалади, бу бир кишини ўқитишга етарли, у эса бошқаларни ўқитишга етади. 
Ҳатто 50 % ходимни ишлаб чиқаришдан ажралмаган ҳолда ўқитиш 
мураккаб жараѐн, бироқ юзага келган вазиятдан чиқиш бевосита иш жойларида 
масофадан ўқитишни ташкил этиш бўлади. Уни яратиш ва кенгайтиришда ички 
ҳиссиѐт билан қулай ва тушунарли интерфейсга таяниш, муайян мисолларда 
ўзига хос иш вазиятларини тавсифлаш ва таҳлил қилиш зарур, чунки асосий 
фаолият бўйича ходимларнинг юқори юкламаси сабабли турли маълумотнома 
материалларини ўрганишга кўп вақт сарфланади.
ЭҲАТни жорий этишда умумий муаммоларни бартараф этиш усуллари 
қуйидагилардан иборат: 
Электрон ҳужжат алмашинуви тизимига аста-секин ўтиш. Масалан, 
дастлаб фақат электрон почтани жорий этиш мумкин.
Тайѐргарлик босқичида ташаббускор тарафдорларни топиб, улар янги 
қоғозсиз технологияни ўзлаштиришда ―орқада қолаѐтганлар‖га ѐрдам 
берадилар.
Корхона раҳбарини электрон ҳужжат алмашинуви тизимини жорий 
этишнинг ишончли тарафдорига айлантириш.
ЭҲАТнинг фақат унинг шундай ҳолатига мос компонетларини жорий 
этиш зарур. Масалан, ташкилотнинг етарлича расмийлаштирилмаган ташкилий 
тузилмаси мавжудлигида етарлича самарали электрон архивни яратиш мумкин.

---

121 
Ташкилотда ҳатто қоғозли, лекин тартибга солинган ҳужжат алмашинуви 
тизими мавжуд бўлмаганда ҳам парвоз лойиҳасини ишга тушириш зарур. 
Бунинг учун унинг фаолиятини таҳлил қилиш ва иш юритишда 
расмийлаштирув мавжуд эмаслигидан азият чекувчи муаммоли жиҳатларни 
аниқлаш керак.
Мавжуд қонунчилик ЭРИни, мос равишда ташкилот ичида электрон 
ҳужжатларни тез жорий этиш, шунингдек, ташкилотлар орасида ҳужжат 
алмашинувида бу усулдан янада кенгроқ фойдаланишга аниқ ўтиш имконини 
беради. Ташқи оламдан қоғозли ҳужжатлар ички электрон ҳужжат алмашинуви 
тизимига келиб тушиши керак, бунинг учун уларнинг электрон шаклини олиш 
зарур. Бунинг учун сканерлардан фойдаланишни кўзда тутиш кераклиги 
тушунарли ҳолат.
Янги ҳужжатларни яратиш учун мавжуд ҳужжатлардан фойдаланиш 
бўйича қулай имкониятни унутмаслик керак. Бундай иш доимий юритилиши 
кўзда тутилган бўлса, у ҳолда матнларни (тўлиқ матнли излаш учун) серверли 
ўқиш ва иш жойларида ўрнатилган матнни ўқиш дастурини ҳам кўзда тутиш 
яхшироқ. Бу ҳолатда фойдаланилувчи ҳужжатлар тасвирини матнга зарур 
опциялар билан мустақил ўтказиш ва зарур форматда сақлаш имконига эга 
бўлади.
Агар ташкилотда ҳужжатларнинг қоғозли архиви мавжуд бўлса, у ҳолда 
электрон архивни қоғозли архивдаги ҳужжатларни сканерлаш орқали тўлдириш 
ва буни асос сифатида суст тартибга солинган ҳужжатларнинг электрон 
версияларини олган ҳолда бажариш керак.
Агар ташкилотда архив бўлмаса, у ҳолда дастлаб ҳужжатларнинг 
каталогларда сақлаш бўйича ягона тартибга эришиш, ҳужжатларни 
компьютерларнинг локал дискларида (шу жумладан, иложи бўлса, техника 
воситалари орқали) сақлашни ман этиш керак.