Accounting for Managers

Accounting for Managers
54
Know Your Audience
Who are the customers for these financial statements and
what uses will they make of them? That’s a very broad
question. Managers use them internally to gauge and guide management
decisions. Interested external parties could include the following:
• Current or potential investors evaluating the firm’s prospects
• Creditors deciding whether or not to lend money
• Investment advisors and economists forecasting the future
prospects for the company or the industry
• Customers evaluating you for your ability to complete long-term
assignments
• Tax authorities monitoring compliance
• News media reporting on business and the economy
• Competitors wanting to know your strategies
Public financial statements generate a lot of interest and scrutiny.
People invest a lot of time and treasure in the results. Is there any
wonder people get upset when they get bogus information?
Webster03.qxd 8/29/2003 5:32 PM Page 54

---

A lot of that cash is going to investing activities.
Investments are the power tools, shop buildings, and office
equipment needed to get things started. It doesn’t matter if you
are buying them outright or financing them, you’ll have to
account for them. How you chose to pay for your assets will
affect your cash flow. Which path you choose will depend on
several variables—amount, interest rate, expected payback
time, and forecast of future cash flows.
If you chose to use debt financing, the financing activities
section is where you’ll record the loan proceeds. This section also
shows the gozintas and gozoutas of cash to the owners through
stock purchases, dividend payments, or shareholder loans. 
Many companies are woefully undercapitalized, sometimes
by owner intent, often through ignorance of the need. To be
competitive, business owners and managers must continually
plan to keep the cash flowing into the company. The U. S. Small
Business Administration names ineffective cash flow manage-
ment as one of the top reasons why firms fail. 
There are two methods used to present statement of cash
flows information, the indirect method (as in Table 3-3) and the
direct method. The methods are different in their treatment of
operating activities only. Most companies use the indirect
method, because it’s easier. Most banks prefer the direct
method, as it provides more information.
The indirect method does not report the operating cash
flows. Instead, the operating activities section reconciles net
income and net operating cash flows. You start with the net
income from your income statement. You then adjust this
accrual amount for items that do not affect cash flows. There
are three basic types of adjustments in the operating activities
section. The first involves non-cash outlays, such as deprecia-
tion or amortization. Then, adjust for gains and loses on trans-
actions reported in other sections of the statement of cash
flows. Finally, convert all current operating assets and liabilities
from the accrual to the cash basis.