Accounting for Managers

Management Cost Accounting
113
stuff comes in to replenish the raw materials stockpile. The
salespeople are out moving the things into the hands of eager
customers. The period ends. There are piles of stuff—some
things on the floor in stages of assembly, some things in the
warehouse, and some cash or accounts receivables for the
things you’ve sold.
You’ve also paid out a lot of cash for stuff—warehouses,
machines, workers, electricity, etc. You need to know if you can
do the same thing again next period. You’ll usually have a clear
idea during the period about the material and labor costs, but
overhead costs are often unknown until sometime after the peri-
od closes. You can use a constant overhead factor to estimate
overhead costs with a measure of confidence.
Let’s toss some figures in here to show the end-to-end cost
flow process with beginning and ending inventory balances for a
Add: purchases
$35,000*
Raw materials inventory
(RMI) beginning balance
$40,000
Total available
$75,000
Work in process (WIP)
beginning balance
$25,000*
Add: production costs
incurred
Direct materials
Direct labor
Factory overhead
Total manufacturing cost
Less: WIP ending balance
$55,000
$85,000
$60,000
$200,000
($35,000)
Total cost of goods
manufactured
$165,000
Cost of goods produced
$190,000
Less: production raw
materials cost
$55,000
RMI ending balance
$20,000
Inventory and cost flow process (continued on next page)
Webster06.qxd 8/29/2003 5:48 PM Page 113

---

Accounting for Managers
114
particular accounting period (* = prior period balances):
The example points to several issues that might draw man-
agement attention as potentially correctable. Just-in-time (JIT)
inventory procedures might be used to reduce RMI amounts: if
the company buys inventory just before it’s needed in produc-
tion, it can avoid sinking capital into excessive RMI. The WIP
ending balance has doubled over the prior period, suggesting
production efficiency questions. Finally, the FGI has almost
doubled. That could mean that the sales department is not con-
verting finished goods into cash fast enough. It could also mean
that the company is using its production capacity effectively to
stockpile for an anticipated heavy selling season. The accoun-
tant’s refrain, “It depends,” echoes again.
For a mercantile or retail firm, this process is the same, but
without the production step. You start with FGI, add things
bought during the period, and subtract what was sold; the differ-
ence should be what is still on the shelves. With serviceable
point-of-sale computer systems available for less than $2,000,
almost every retail business can afford to manage its inventory
using a perpetual inventory system.
In an automated perpetual inventory system, someone with
a scanner records all the stock keeping unit (SKU) barcodes of
the widgets as they are delivered. The stock is put on display.
As customers buy widgets, another scanner captures the SKU
of each item and subtracts it from the balance in the computer.
Periodically, you should take a physical inventory of the stock.
Finished goods inventory
(FGI) beginning balance
$35,000*
Add: cost of goods produced
$190,000
Total goods available for sale
$225,000
Less: cost of goods sold
$160,000
FGI ending balance
$65,000
Inventory and cost flow process (continued)
Webster06.qxd 8/29/2003 5:48 PM Page 114

---