Accounting for Managers

Advanced Fraud
199
Webster10.qxd 8/29/2003 10:23 AM Page 199

---

Capital Budgeting Process
To estimate how much cash a business will need over a given
period, finance managers generate a capital budget. The first
step is to forecast sales. They then project the assets necessary
to support that sales level. Next, they decide whether those
assets exist presently or if they need to acquire them. Can the
assets be supported through internal funds or will outside cash
be needed? If outside cash will be needed, decide how to raise
the money. Finally, contact the sources and secure funding
commitments.
Short-term capital is almost always in the form of sort of
loan. Bank loans are common, but many businesses rely on fac-
tor loans. Factors buy accounts receivables at a discount. The
discount depends on whether the receivables are purchased with
recourse or without recourse. “With recourse” means the factor
has the right to return accounts to the company if it is unable to
collect on them. “Without recourse” means that the
Accounting for Managers
200
The Case of Too Much Cash
Many successful businesses, for various reasons, don’t seek
credit lines but hold cash from their fat selling seasons to
carry them through the lean. But holding too much cash can also be a
problem. Like dollars stuffed under a mattress, idle cash can’t earn any-
thing. A high quick ratio or acid test—(current assets – inventory) /
current liabilities, as explained in Chapter 4—suggests that the business
is holding excess cash.
The business should at least set up sweep accounts—bank accounts
whose balances are automatically transferred into interest-bearing
accounts or investments, such as money market funds. If there’s
enough excess cash, the business should also have some short-term
investment vehicles.
Each industry has certain standard debt ratios, generally a combina-
tion of short and long debt.You should look at how your company
compares. Assuming some debt, particularly when you have the cash
flow to cover it, can help you grow more smoothly.
Webster10.qxd 8/29/2003 10:23 AM Page 200

---

factor assumes the total
obligation to collect the
debt. Without recourse
brings a much larger dis-
count on the value of the
receivable since the factor
is taking on more risk.
Businesses should never
get caught so short of cash
that they are forced to sell
equity to cover short-term
cash needs.
Businesses have more
flexibility in financing
options for long-term capi-
tal. Long-term debt, like a
mortgage or some other
form of collateralized loan, is most common for smaller busi-
nesses. If the business is an entity that can issue stock, that’s an
option. Some businesses may also choose to issue bonds. In
either case, success in raising money through stocks
or bonds may depend on
good financial statements,
so here again there may
be a temptation to get cre-
ative with the accounting
to improve the figures.
As I stated at the start
of this chapter, as a man-
ager you’re going to run across fraud. You may even find your-
self under pressure to participate in some creative accounting
practices or at least to ignore them around you. After reading
this chapter, you’ll at least be better able to recognize instances
of fraud.