Kalandarova Munojatning "Dastlabki hujjatlashtirish"

Ish yuritish dasturi vazifalari. Katta tashkilotlardagi ish yuritish dasturi o'z ichiga quyidagi turli xil vazifalarni oladi bular, qaydlar auditi, ish yuritish qo'llanmasini tayyorlash va tarqatish, falokatlarga tayyorgarlik, oldini olish va tiklash, bilimlar boshqaruvi, ish yuritish dasturini tanlash, qo'llash va boshqarish, ish yuritish qoidalarini yuritish va amalga oshirish. Shu vazifalarning xar biri quyidagi qismlarda muhokama etiladi:
Qaydlar auditi . Qaydlar auditi bu ammaliyotning ish yuritish dasturi bilan mosligini aniqlashda davriy o'tkaziladigan tekshiruvlar. Auditlardan boshqaruvchilar dastur unumdorligini oshirish yo'llarini qidirishadi. Katta tashkilotlar auditlarni o'tkazish uchun o'zlarining tayyorgarlikdan o'tgan mutaxassislaridan foydalanishlari yoki tashqaridan shu soha maslahatchilarini yollashlari mumkin ular ko'proq obyektiv bo'lishadi. Kichik korxonalar odatda tashqi auditchilardan foydalanishadi chunki ularda bunday sifatga ega mutaxassislar yo'q. Qaydlar auditi ish yuritish dasturi to'g'risida uch turdagi ma'lumotni beradi:
1. Amalga oshirilayotgan jarayonlar to'g'risida ma'lumot. Bu ma'lumotlar o'z ichiga qo'yilgan maqsadlarning qay tarzda amalga oshirilishi, yozma qoidalar va jarayonlarning borligi va ishchilar tomonidan rioya qilinishi, qoida yoki jarayonlarnini xujjatlarni ishlab chiqish yo'lini ko'rsatishi, ish yuritish faoliyatlari va ular bilan bog'liq muammolarning ko'lani oladi.
2. Mavjud tizim va uning ehtiyojlarining tahlili. Bu tahlil o'z ichiga fayllar joylashuvi, qoidalarning samaradorligi va ta'siri va jarayonlari, xodimlar malakasi, mavjud uskunalardan foydalanishlar, faol va nofaol saqlash tizimlari, tizim ishi chiqimlarining loyihalangan chiqimlarga qarshi, va qaydlarni ximoyalash va xavsizlikda ushlash bo'yicha xavsizlik choralari.
3. Ish yuritish dasturini yaxshilash bo'yicha tavsiya etilgan yechimlar. Bu yechimlar shuningdek o'z ichiga tavsiyalarni amalga oshirishdagi chiqimlar baholanishini ham oladi.
Dasturlar xujjatlarni foydalanilishini kuzatish auditlarini o'tkazishda va shuningdek unumdorlikni kuzatishda ishlatilishi mumkin. Tizim boshqaruvchisi elektron rasmlar va elektron qaydlar foydalanuvini xujjatni kim, qayerda va qachon ko'rganini aniqlash orqali nazorat qilishi mumkin. Xavsizlikda saqlanishi kerak maxfiy xujjatlarni nazorat qilish, hodimlar, unumdorligini va ommaviy qaydlar orasida qidirish faoliyatlarini kuzatish dastur tomonidan yaratilgan audit jurnalidan foydalanish orqali amalga oshirilishi mumkin.