Kirish asosiy qism I bob. Arxivlarni yangi hujjatlar bilan to’ldirish

II BOB. Arxivlarni yangi xujjatlar bilan to‘ldirish manbalari
2.1. Arxivlarni yangi hujjatlar bilan to‘ldirishni tashkil etish.
A rxiv fondi d o irasid a arxiv h u jja tla rin i tash k il etish Arxiv fondi doirasida arxiv hujjatlari saqlov birliklari bo'yicha tashkil etiladi. Arxiv fondida saqlov birliklari arxiv hujjatlarini tizimlashtirish sxemasiga muvofiq tizimlashtiriladi. Arxiv fondidagi arxiv hujjatlarini tizimlashtirish sxemasi arxiv fondida saqlov birliklarini ichki tashkil etish uchun asos bo'ladi va yig'majildlar (hujjatlar) ro'yxat(lar)i bilan mustahkamlanadi. Arxiv fondi doirasida saqlov birliklarini tizimlashtirish tizimlashtirish sxemasining bo'lim (bo'linma)lari bo'yicha quyidagi bir yoki bir nechta xususiyatlarni hisobga olgan holda amalga oshiriladi: tuzilmaviy (saqlov birliklarini tuzilmaviy boiinm alarga tegishligiga ko'ra); davriy (saqlov birliklari mansub bo'lgan davrlar yoki sanalar bo'yicha); funksional, sohaviy, mavzuli, mavzuli-masalali (tashkilotning ftmksiyalarini, saqlov birligi mavzusiga oid bo'lgan mavzu yoki masalalami hisobga olgan holda); nominal (ish yuritish shakliga ko'ra — hujjatlaming xili va turi bo'yicha); korrespondentlik (tashkilot va shaxslar o'rtasidagi yozishmalar natijasida shakllangan yig'majildlar bo'yicha); geografik (hujjatlaming mazmuni, ularning muallifi, sharhlovchilari bilan bog'liq bo'lgan muayyan hududlar, aholi punktlari va boshqa geografik ob'ektlar); 75 mualliflik (tashkilotlar nomlari yoki shaxslaming familiyalari bo'yicha). Shaxsiy tarkib hujjatlari.⁴ shuningdek ilmiy-tadqiqot tashkilotlari arxiv fondlari tarkibidagi ilmiy-texnika hujjatlari, nashriyotlardagi qo‘lyozmalar, tibbiyot muassasalaridagi kasallik varaqalari, nazorat funksiyalari yuklangan tegishli vakolatli organlarning fondlaridagi tekshirish dalolatnomalari alohida guruhlarga ajratiladi va ajratib tizimlashtiriladi. Tasniflash tartibi bo‘yicha saqlov birliklari quyidagicha tartibda guruhlanadi: -saqlov birliklari ishlab chiqarishda boshlangan yoki tashkilot (uning tarkibiy qismi)ga boshqa tashkilotdan uning tarkibiy qismidan ishlab chiqarishni davom ettirish uchun kelib tushgan davriga taalluqli deb hisoblanadi; -rejalar, hisobotlar, smetalar va ularga doir materiallardan iborat bo‘lgan saqlov birliklari. ular tuzilgan sanadan qat'i nazar. qaysi yil uchun mo'ljallangan b o isa — o'sha davrga tegishli bo’ladi. uzoq muddatli rejalar ular amal qilayotgan yilga, ushbu davrga tegishli hisobotlar esa — hisobotning oxirgi yiliga taalluqli bo'ladi; -ishlab chiqarishda bir bo‘linmada boshlangan va davom ettirish uchun boshqa bo‘linmaga berilgan saqlov birliklari ular yakunlangan bo‘linmaga tegishli bo‘ladi; -yil yoki xronologik davr doirasida saqlov birliklari tashkilot funksiyasining ahamiyati (yoki hujjatlarining ahamiyati, turi va xilma-xilligining mantiqiy o'zaro bog'liqligi) bo‘yicha joylashtiriladi; -shaxsiy yig‘majild hisoblangan saqlov birliklari ishdan bo‘- shagan yillar bo‘yicha va familiyalar alfaviti bo'yicha tizimlashtiriladi. 76 Tizimlashtirishning oxirgi (tugallovchi) bosqichida saqlov birliklari guruhi ahamiyati yoki davri bo'yicha taqsimlanadi. A rxivlardai arxiv h u jja tla rin i jam lash. Arxivda arxiv hujjatlarini jamlash: birinchi bosqich — jam lash manbalarini aniqlash va ro'yxatini tuzish; ikkinchi bosqich — arxivlarda saqlash uchun topshirilishi kerak bo'lgan arxiv hujjatlari tarkibini aniqlash; uchinchi bosqich — arxiv hujjatlarini saqlovga qabul qilish bosqichlaridan iborat bo'ladi. Arxiv hujjatlari bilan rejali va maqsadli ravishda jamlash maqsadida arxivda jamlash manbalari ro'yxatlari tuziladi. Jamlash manbalari ro'yxatlari har yili yil boshida aniqlashtiriladi va har besh yilda kamida bir marta, O'zbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasi huzuridagi «O'zarxiv» agentligining Markaziy ekspert-tekshiruv komissiyasi bilan kelishilgandan so'ng qayta tasdiqlanadi. Asosiy jamlash manbalari tarkibi va/yoki soni o'zgarganda navbatdan tashqari qayta tasdiqlash amalga oshiriladi. Arxiv hujjatlari O'zbekiston Respublikasi M illiy arxiv fondi (MAF)ning davlatga tegishli qismi tarkibiga kiritilgan davlat boshqaruv organlari, korxonalar, muassasalar, tashkilotlar davlat arxivlarini asosiy jamlash manbalarining asosiy ro'yxatiga «O'zarxiv» agentligi belgilagan tartibda kiritiladi. Arxivning har bir jamlash manbaiga arxiv kuzatuv yig'majildi yuritadi, ungajamlash manbaining huquqiy maqomi va faoliyatini ochib beruvchi hamda arxivning faoliyati va ish yuritishida hujjatlami tashkil etishni ko'rsatib bemvchi hujjatlar kiritiladi. Arxivning jamlash manbaiga kiritilgan fuqarolarga ham kuzatuv yig'majildi yuritilisbi mumkin. Unga fuqaroning arxiv hujjatlari tarkibi va mazmimi to'g'risidagi ma’lumotlar kiritiladi. 77 Jamiash manbalari bilan olib borilgan ishlar hisobini yuritish maqsadida arxiv hisob-ma’lumot kartotekalari va m a’lumotlar bazasini tashkil etishga haqlidir. Nodavlat tashkilotlari va jismoniy shaxslar tomonidan arxiv hujjatlarini doimiy yoki depozitar saqlov uchun arxivga topshirish. saqlash va foydalanish shartlari aniqlashtirilgan holda. bitim (shartnoma) bilan rasmiylashtiriladi. Jam iash m an b a la rid a n arxiv h u jja tla rin i q ab u l qilish Arxivlarga tashkilotlardan hujjatlarni qabul qilish arxiv va tashkilot rahbari imzolagan reja-jadvalga muvofiq amalga oshiriladi Arxivlarda saqlash uchun hujjatlarni qabul qilish ular tegishli ETK tomonidan tasdiqlangan ro‘yxatlar bo‘yicha tartibga keltirilgandan so'ng amalga oshiriladi. Hujjatlarni saqlovga qabul qilishda hujjatlarning mavjudligi, fizik holati va ilmiy-texnikaviy ishlov berish sifati tekshirib olinadi. Arxivlarga arxiv hujjatlarini saqlash uchun qabul qilib olish topshirish-qabul qilib olish dalolatnomasi asosida amalga oshiriladi. Dalolatnoma ikki nusxada tuzilib, bir nusxasi jamiash manbaiga qaytarib beriladi. Idoraviy arxivga doimiy, vaqtinchalik va shaxsiy tarkib bo'yicha yig‘majildlar ro'yxatlar bo‘yicha topshiriladi. Ro‘yxatning har bir nusxasi oxirida arxivga haqiqatda qabul qilingan yig‘majildlar soni raqamlar va so‘z bilan ko‘rsatiladi, unda mavjud boMmagan yig‘majildlar raqamlari, yig'majildlami topshirish-qabul qilish sanasi, shuningdek idoraviy arxiv xodimi va hujjatlarni topshirgan shaxsning imzosi boladi. 10 yildan kam saqlanadigan hujjatlarni tashkilotning tarkibiy bo‘linmalarida saqlashga yo‘l qo‘yiladi. Mazkur yig'majildlar idoraviy arxivga tashkilot rahbarining qarori bo'yicha topshiriladi. ⁵
Davlat arxivlari shahobchalari bo‘yicha O 'zR Milliy arxiv fondi hujjatlarini taqsimlash arxiv fondlari, ular bo'linmasligini va hujjatlami turkumlashnnng asosiy belgilarini, ya’ni ulami ma’lum bir tarixiy davrlarga, respublika va mahalliy idoralarga, ma’lum ma’muriy-hududiy bo‘linmalarga, davlat va jamoat faoliyatining m a’lum sohalariga tegishli ekanligini, hujjatlami tayyorlash uslubi va texnikasini hisobga olgan holda amalga oshiriladi. Hozir respublikada quyidagi markaziy davlat arxivlari shahobchapari mavjud: 0 ‘zbekiston Respublikasi markaziy davlat arxivi, 0 ‘zbekiston Respublikasi ilmiy-texnika va tibbiyot hujjatlari markaziy davlat arxivi va 0 ‘zbekiston Respublikasi kino-foto-fonohujjatlari markaziy davlat arxivi. Mahalliy davlat arxivlari shahobchalari quyidagilardan iborat: Qoraqalpog‘iston Respublikasi markaziy davlat arxivi, viloyatlar davlat arxivlari, ularning filiallari va Toshkent shahar davlat arxivi. Bu arxivlarda Oktabr to'ntarishidan keyingi davrga oid hujjatlar saqlanadi.