Mikä on projekti?

Projektin suunnittelu ja valmistelu

• Projektin suunnittelu ja valmistelu

• Projektinhallinta perustuu hyvää suunnitelmaa
• Tärkeimpiä vaiheita projektissa
• Päätetään suurin osa tulevista kustannuksista ja tarvittavista resursseista (kustannusarvio ± 10%)
• Suunnitteluun varattava riittävästi aikaa
• Varmistetaan että tekijä ja teettäjä ovat ymmärtäneet toisiaan
• Suunnitelman pitäisi antaa kokonaiskuva projektista kaikille projektissa mukana oleville
• Hyvä suunnitelma selventää tavoitetta, lisää tehokkuutta ja vähentää riskejä ja epävarmuutta

Hyväkin suunnitelma elää projektin toteutusvaiheen aikana

• Hyväkin suunnitelma elää projektin toteutusvaiheen aikana
• Suunnitteluvaihetta pidetään joskus liian aikaa vievänä eli sen katsotaan kuluttavan aikaa varsinaiselta projektin toteuttamiselta
• Suunnitteluvaiheen jälkeen on valmiina
• Suunnitelma miten projekti toteutetaan
• Aikataulu
• Budjetti
• Riskianalyysin
• Resurssianalyysin
• Projektiorganisaation
• …

Toteutusvaihe

• Toteutusvaihe

• Etenee tehdyn suunnitelman mukaisesti
• Toteutusvaiheen aikana tapahtuu muutoksia, joka aiheuttaa projektisuunnitelman päivitystarvetta
• Perusteiden muuttuessa voidaan palata hetkeksi suunnitteluvaiheeseen
• Toteutusvaiheen lopussa syntyy suunnitelmassa kuvattu tuotos
• Kustannuksia valvotaan tarkkuudella ± 5%

Projektin päättäminen

• Projektin päättäminen

• Loppuraportointi ja asiakirjojen arkistointi
• Projektin luovuttaminen asiakkaalle tai ottaminen omaan käyttöön
• Projektiorganisaation purkaminen
• Jatkoideoiden esille tuominen
• Projektit usein synnyttävät uusia projekti-ideoita, jotka kannattavat ottaa käsittelyyn

Projektin vaiheet voivat poiketa edellä kuvatusta, mutta yleensä niistä voidaan erottaa juuri em. neljä vaihetta

• Projektin vaiheet voivat poiketa edellä kuvatusta, mutta yleensä niistä voidaan erottaa juuri em. neljä vaihetta

• Vaiheet voivat olla enemmän tai vähemmän limittäin eli kahta vaihetta tehdään samaan aikaan

• Vaiheesta voidaan myös palata edelliseen vaiheeseen

Projektien epäonnistumisista 80% johtuu projektinhallinnasta

• Projektien epäonnistumisista 80% johtuu projektinhallinnasta

• Vain 20% ongelmista liittyy tekniikkaan, työvälineisiin yms

• Alkuperäisen aikataulun tai kustannusarvion muuttuminen ei tarkoita epäonnistumista

• Projekteissa paljon epävarmuustekijöitä, joiden ennakointi vaikeaa

• Projekteilla luonnollinen taipumus ajautua kohti epäjärjestystä

1. Projektin määrittely tehty puutteellisesti

• 1. Projektin määrittely tehty puutteellisesti

• Projekteja aloitetaan usein liian heppoisin perustein
• Kustannukset ja hyödyt pitäisi aina selvittää mahdollisimman monesta näkökulmasta
• Määrittelyn tarkoituksena olisi karsia pois kannattamattomat projektit
• Sanotaan, että projektitoiminnalle olisi kunniaksi jos joka toinen projekti olisi jätetty toteuttamatta

2. Projektilta puuttuu tuki tai tilaaja

• 2. Projektilta puuttuu tuki tai tilaaja

• Perusorganisaatio ei ole osoittanut projektille voimavaroja
• Projekti ei kiinnosta perusorganisaatiota
• Resursseissa ja rahoituksessa puutteita
• Tavoite epäselvä
• Projekti joutuu tuuliajolle
• Projekti tulisi pystyä lopettamaan

3. Projektin tavoite ja rajaukset liian väljät

• 3. Projektin tavoite ja rajaukset liian väljät

• Projektin päälinjaukset jääneet epäselviksi
• Ei tarkkaa tietoa, mikä kuuluu projektiin ja mikä ei
• Jatkuvat muutosehdotukset sotkevat suunnitelmia
• Jatkuvat muutosehdotukset ja rajaukset merkki huonosta suunnittelusta
• Jos em. asioihin muutoksia, pitää aikataulut ja kustannusarviot tehdä myös uudestaan

4. Henkilöstön osaaminen ja yhteistyö

• 4. Henkilöstön osaaminen ja yhteistyö

• Henkilöstö ei ole riittävän osaavaa tai osaavaa henkilöstö ei johdeta kunnolla
• Projektiin vaikeuksia saada kokoaikaisia työntekijöitä
• Projektityön tehdään muiden töiden rinnalla
• Sitoutuminen projektiin heikkenee
• Pieni, ainoastaan projektissa työskentelevä joukko, on parempi kuin suuri osa-aikaisten joukko
• Projektihenkilöstön vaihtumisesta suurta haittaa

5. Seuranta ja valvonta laiminlyödään

• 5. Seuranta ja valvonta laiminlyödään

• Muutoksien tekeminen viivästyy jos projektia ei seurata riittävän tarkkaan
• Valvonnan laiminlyönti johtaa huolimattomuuteen, joka aiheuttaa uudelleen toteutusta

6. Projektipäällikkö ei ole riittävän vaativa

• 6. Projektipäällikkö ei ole riittävän vaativa

• Päällikkö suostuu liian helposti muutosehdotuksiin, jotka sotkevat suunnitelmia
• Aikatauluissa pysyminen riippuu paljon päällikön vaativuudesta