Mikä on projekti?

Kustannusarvioiden arviointivaraukset

• Kustannusarvioiden arviointivaraukset

• Varaukset yleensä noin 10% projektin kokonaiskustannuksista
• Varausten tulee olla suhteessa arvioiden tarkkuuteen
• Varausten tarkoitus kattaa pienet ja normaalit muutokset
• Merkittävät suunnitelmien muutokset tarkoittavat koko kustannusarvioinnin uudelleen tekemistä

Projektibudjetti

• Projektibudjetti

• Kustannusarvioin lisäksi tarvitaan aikaan sidottu projektibudjetti
• Kustannusarvio on siis luettelon omainen esitys projektin kustannuksista
• Budjetti on aikaan sidottu projektin taloudellinen toimintasuunnitelma
• Kertoo kuinka paljon eri tehtäviin on varattu rahaa
• Sidottu projektin aikatauluun
• Kuvataan useimmiten vain projektin menot

Kustannusvalvonta

• Kustannusvalvonta

• Varmistetaan projektin taloudellinen toteutus

• Säännöllistä, oikeaa tietoa, kaikki kustannukset kattavaa, ohjaavaa

• Keskeistä saada syntyneet kustannukset nopeasti mukaan valvontaan

• Valvonnassa seurataan syntyneitä kustannuksia projektin budjettiin

Jos eroja kustannusten ja budjetin välillä

• Jos eroja kustannusten ja budjetin välillä

• Syyt selvitetään
• Ylitykset korjataan vähentämällä tulevia kuluja
• Esitetään muutosta projektin budjettiin

• Kustannustarkkailu

• Suurissa projekteissa vastuuhenkilön suorittamaa
• Seurataan tarjouksia, tilauksia, materiaaleja, urakka sopimuksia, tuntiraportteja …

Tuntiraportointijärjestelmä

• Tuntiraportointijärjestelmä

• Tarkoituksena raportoida projektille tehdyt työt
• Kerran viikossa, kahdessa viikossa tai kuukaudessa
• Palvelee
• Palkanlaskentaa
• Työkustannusten laskentaa
• Työmääräarvioinnin kehittämistä

Kustannusten jälkiarviointi

• Kustannusten jälkiarviointi

• Yhteenveto projektin kustannuksista ja kannattavuudesta
• Tehdään projektin valmistuttua
• Tehtävänä
• Koota tiedot kustannuksista
• Analysoida poikkeamat ja niiden syyt
• Antaa sisäinen kannattavuuslaskelma
• Täyttää kirjanpidolliset vaatimukset
• Toimia tulevien projektien perustietona

Projektin kestoa tulee tarkastella huomioiden aikataulu ja kustannukset

• Projektin kestoa tulee tarkastella huomioiden aikataulu ja kustannukset

• Aikataulun lyhentäminen säästää välillisissä kustannuksissa

• Sidotun pääoman kustannus
• Investoinnin tuotto
• Maksuerien aikaistuminen
• Säästytään myöhästymissakoilta
• Maine

Aikataulun optimoinnissa selvitetään

• Aikataulun optimoinnissa selvitetään

• Tehtävien lyhentämismahdollisuudet
• Lyhentämisestä aiheutuvat kustannukset ja säästöt
• Kriittisen polun tehtävä, jota edullisinta lyhentää

• Kriittisen polun tehtäviä lyhennetään, kunnes lyhentämisestä aiheutuva lisäkustannus on suurempi kuin välillisissä kust. syntynyt säästö

Tehtävien keston lyhentäminen

• Tehtävien keston lyhentäminen

• Ylityöt
• Urakkatyö
• Lisäresurssit
• Tehokkaammat koneet
• Vuorotyö

• Nämä aiheuttavat erilaisia lisäkustannuksia

Käytännössä kustannusoptimin selvittäminen vaikeaa

• Käytännössä kustannusoptimin selvittäminen vaikeaa

• Käytännön menetelmät, esim

• Vertaillaan muutamia eri kestoisia suunnitelmia ja valitaan niistä kokonaiskustannuksiltaan pienin

Kustannusseurannassa tavallisesti verrataan toteutuneita kustannuksia budjettiin

• Kustannusseurannassa tavallisesti verrataan toteutuneita kustannuksia budjettiin

• Aikataulu jätetään huomioimatta
• Tehtävän alittaessa sille varatun budjetin, on epäiltävä tehtävän myöhästymistä aikataulusta

• Kustannusseuranta ei voi olla tehokasta huomioimatta aikataulua

Ratkaisuna aikataulun ja budjetin yhdistäminen

• Ratkaisuna aikataulun ja budjetin yhdistäminen

• Tapahtuu käytännössä pilkkomalla projekti pienempiin tehtäviin, joilla on oma aikataulu ja budjetti (työpaketti)

• Ideana todellisuudessa tehdyn työn kustannusten seurantaan

• Suomalainen nimi: tuloksen arvo -menetelmä

Menetelmässä mitataan tehtävien valmius ja lasketaan tehdyn työn alkuperäisen budjetin mukaiset kustannukset

• Menetelmässä mitataan tehtävien valmius ja lasketaan tehdyn työn alkuperäisen budjetin mukaiset kustannukset

• Tämän jälkeen verrataan tehtävän alkuperäistä budjettia ja toteutuneita kustannuksia

• Tietoa käytetään projektin edistymisen valvontaa ja tulevan kehityksen arviointiin

Tuloksen arvo –menetelmässä seurataan budjettia ja kustannuksia niiden syntyhetkeen perustuen

• Tuloksen arvo –menetelmässä seurataan budjettia ja kustannuksia niiden syntyhetkeen perustuen

• Ei siis laskutus- tai maksuhetkellä
• Maksujärjestely yms viiveet poistetaan
• Tieto kustannusten kertymisestä ajankohtaista

• Menetelmässä tarvittavat kustannustiedot

• Budjetti
• Toteutuneet kustannukset
• Tehdyn työn budjetoidut kustannukset = tehdyn työn arvo = EV

Esim. tehtävän budjetti on 100 000€ ja tehtävästä on valmiina 25%. Tuloksen arvo on siis 25 000€

• Esim. tehtävän budjetti on 100 000€ ja tehtävästä on valmiina 25%. Tuloksen arvo on siis 25 000€

• Vertaamalla tätä lukua budjettiin ja toteutuneisiin kustannuksiin saadaan tunnusluvut

• Kustannusero
• Aikatauluero

Kustannusero = tehdyn työn budj. kust. – toteutuneet kust.

• Kustannusero = tehdyn työn budj. kust. – toteutuneet kust.

• Aikatauluero = tehdyn työn budjetoidut kust. – budjetoidut kust

Aikatauluero ja kustannusero riippuvat projektin raha-arvoista

• Aikatauluero ja kustannusero riippuvat projektin raha-arvoista

• Niinpä absoluuttinen ero suhteutetaan eli saadaan suhteelliset kustannus- ja aikataulueroindeksi

• kustannuseroindeksi =

• aikataulueroindeksi =

Indeksin arvo = 0

• Indeksin arvo = 0

• Budjetissa
• Aikataulussa

• Indeksin arvo < 0

• Kustannus ylitys
• Aikataulusta myöhässä

• Indeksin arvo > 0

• Kustannus alitus
• Aikataulusta edellä

RISKI = Mahdollinen negatiivinen poikkeama projektin tavoitteista

• RISKI = Mahdollinen negatiivinen poikkeama projektin tavoitteista

• Hyvään projektisuunnitelmaan kuuluu riskien ja ongelman aiheuttajien selvittäminen

• Kaksi ajattelutapaa

• Suunnitteluvaiheessa ajan kanssa varaudutaan riskeihin
• Toteutuksen aikana painitaan jatkuvasti ongelmien kanssa

• Riskien ja ongelmien ennakointi taloudellisesti erittäin kannattavaa

Riskit voidaan jakaa

• Riskit voidaan jakaa

• Tekniset riskit
• Aikataulun riskit
• Taloudelliset riskit
• Organisaatio, henkilöt, tiedonkulku
• Ulkopuoliset hankinnat, toimittajat
• Asiakas
• Ympäristötekijät
• Sopimuksiin liittyvät riskit
• Tuotevastuu
• Kohdemaahan liittyvät riskit

Riskit liittyvät yleensä kriittisiin alueisiin

• Riskit liittyvät yleensä kriittisiin alueisiin

• Aikataulun kriittiset polut
• Uusi teknologia
• Avoimet vastuukysymykset
• Avainresurssien kuormitus
• Organisaatiorajat

• Näiltä alueilta kartoitetaan riskit

• Eli listataan pessimistisesti kaikki mikä voi mennä pieleen

Lisäksi tyypilliset ongelmat liittyvät

• Lisäksi tyypilliset ongelmat liittyvät

• Epäselvään projektin tavoitteeseen ja rajaukseen
• Tehtävien ja vastuunjaon epäselkeyteen
• Epävarmoihin työmäärä arvioihin
• Kustannustason muutokset ja maksuvaikeudet
• Tiedonkulkuun, valvontaan ja työtapoihin liittyvät ongelmat

Riskien arvioinnissa käytetään apuna

• Riskien arvioinnissa käytetään apuna

• Tarkistusluetteloita
• Kokemusta aikaisemmista projekteista
• Ja varsinkin sen ongelmista

• Riskien kartoitusta tulee jatkaa koko projektin ajan

Kaikkiin riskeihin ei kannata varautua, ainoastaan todennäköisiin ja vakaviin riskeihin

• Kaikkiin riskeihin ei kannata varautua, ainoastaan todennäköisiin ja vakaviin riskeihin

• Eli arvioidaan kaikkien kartoitettujen riskien todennäköisyys ja vakavuus

• Riskit luokitellaan näiden tulon perusteella

• => todennäköisyys x merkitys = yhteisvaikutus

Riskien torjunnan vaihtoehtoiset toimintatavat:

• Riskien torjunnan vaihtoehtoiset toimintatavat:

• Poistetaan riski valituilla toimenpiteillä
• Syy-seuraus analyysi (riskin todennäköisyys alenee)
• Riskin siirto sopimuksilla
• Projektin toteutuksen muuttaminen
• Riskin hyväksyntä ilman toimenpiteitä
• Riskin toteutumisen varalle tehtävät toimenpiteen ja varautumissuunnitelma

Viimeisenä tehdään riskin ja sen torjunnan taloudellinen analyysi

• Viimeisenä tehdään riskin ja sen torjunnan taloudellinen analyysi

• Mitä toimenpiteitä kannattaa toteuttaa
• Mikä hyväksyttävä riskin todennäköisyys
• Milloin riskin toteutuminen voidaan hyväksyä ja kohdistaa suunnittelu varotoimenpiteisiin

Projektia johtaa projektipäällikkö

• Projektia johtaa projektipäällikkö

• Vastaa projektin organisoinnista
• Valitsee henkilöt projektiin
• Projektiryhmän kannustus ja motivointi
• Tehtävienanto ja valvonta

• Linjaorganisaatio aiheuttaa ongelmia johtamiseen

• Projektipäälliköltä vaaditaan aktiivista otetta ja johtamista!

Projektipäälliköllä on useita rooleja

• Projektipäälliköllä on useita rooleja

• Esimies
• Neuvottelija
• Myyjä
• Asiantuntija
• Tiedottaja
• Tilaaja

Projektipäällikön taitoalueet

• Projektipäällikön taitoalueet

• Projektin tekniikan osaaminen
• Projektihallinnan osaaminen
• Ihmisten johtamistaidot

• Pienissä projekteissa PP:n asiaosaaminen korostuu

• Suurimmissa projekteissa PP:n tulee olla hyvä johtaja, vaikka ei niin asiaa osaisikaan

Projektipäällikön puutteet

• Projektipäällikön puutteet

• Ei osaa delegoida, puuttuu joka asiaan
• Tekee yksin, ei tiedota eikä valvo
• Ei osaa päättää, ongelma jää ratkaisematta
• Ei hallitse omaa ajankäyttöä
• Teknisesti orientoitunut, unohtaa ihmiset

Projektipäällikön työn hyvät puolet

• Projektipäällikön työn hyvät puolet

• Hyvät kehittymismahdollisuudet

• Johtamistaitojen kehittymiselle hyvä tilaisuus

• Yhteydet ulkoisiin yrityksiin

• Asiakkaat, alihankkijat, toimittajat
• Kontakteja ja kokemuksia

• Omat toimintavaltuudet

• Paljon haasteita ja mahdollisuuksia
• Päätösvaltuudet voivat olla merkittävät

• Näkyvät työn tulokset

• Työn tulos kytkeytyy juuri projektipäällikköön
• Onnistunutta projektia ei unohdeta

Projektipäällikön työn huonot puolet

• Projektipäällikön työn huonot puolet

• Vastuun laajuus ja riittämättömät valtuudet

• Vastuu ja valtuudet eivät ole tasapainossa
• Voi turhauttaa projektipäällikköä

• Stressi

• Kiire ja ongelmatilanteet normaaleja projekteissa
• Vaikeita päätöksiä ja projektin eteenpäin potkimista

• Ristiriidat linjaorganisaation kanssa

• Projektipäälliköllä ja linjapäälliköllä erimielisyyksiä esim. resurssien käytöstä

• Epävarmuus projektin jälkeisestä elämästä

• Juuri kun on oppinut tehtävät hyvin, projekti päättyy
• Onko vastaavia töitä projektin jälkeen
• Pitääkö etsiä töitä muualta vai siirtyykö linjaorganisaatioon

Projektipäällikön kymmenen käskyä

• Projektipäällikön kymmenen käskyä

• Suunnittele projektin huolella

• Dokumentoi sovitut asiat ja keskustelut

• Valvo projektin etenemistä

• Ole rehellinen ja avoin projektin omistajalle

• Tartu ongelmiin heti

• 6) Jaa tehtäviä ja vaadi raportointia

• 7) Uskalla kieltäytyä ja vaadi perusteluja

• 8) Huolehdi jaksamisesta

• 9) Teen projektista riskianalyysi ja seuraa sitä

• 10) Priorisoi töitä, keskity olennaiseen

Projektissa mukana olevat ihmiset muodostavat projektiorganisaation eli projektitiimin, jolle ominaista

• Projektissa mukana olevat ihmiset muodostavat projektiorganisaation eli projektitiimin, jolle ominaista

• Tilapäisyys
• Henkilöiden mukaantulo ja irtautuminen projektin eri vaiheissa
• Henkilöt tuntemattomia toisilleen
• Työskentelyn tulisi olla kuitenkin tehokasta heti alusta

Projektitiimi on yhteisiin tavoitteisiin sitoutunut ryhmä, jonka jäsenet tukevat toisiaan tehtävien suorittamisessa ja joka aikaansaa korkeatasoisia tuloksia tehokkaasti

• Projektitiimi on yhteisiin tavoitteisiin sitoutunut ryhmä, jonka jäsenet tukevat toisiaan tehtävien suorittamisessa ja joka aikaansaa korkeatasoisia tuloksia tehokkaasti

Tiimin toiminnasta kokonaisvastuu projektipäälliköllä

• Tiimin toiminnasta kokonaisvastuu projektipäälliköllä

• Tiimin koolla rajansa

• Usean kymmenen henkilön ryhmä ei toimi tiiminä
• Tiimit muodostetaankin osaprojektitasolla
• Projektia koordinoidaan osaprojektitasolla

Kuinka luoda tehokas tiimi

• Kuinka luoda tehokas tiimi

• Selkeä visio ja haasteelliset tavoitteet
• Jokainen henkilö määrittelemässä omia tulostavoitteita
• Yhteentoimivan ryhmän valinta
• Pp valitsee ryhmän jossa on oikeaa osaamista ja toimivat henkilösuhteet
• Käynnistysseminaari (kick off)
• Laitetaan projekti tehokkaasti liikkeelle kertaamalla koko henkilöstön kanssa mm projektin tavoitteet ja eri tiimien tehtävän kuvat
• Illanvietto edistää tiimin uusien henkilöiden tutustumista

Hyvä tiedottaminen ja kommunikaatio

• Hyvä tiedottaminen ja kommunikaatio
• Avoin ilmapiiri ja esteetön kommunikointi
• Yksilöllisyys huomioitava
• Päätöksentekotavat
• Ryhmän kehittäminen
• Osaamisen kehittäminen lisää motivaatiota
• Myös ajatusten ja mielipiteiden vaihtoa
• Palkitsemisjärjestelmä
• Tulostavoitteilla voidaan mitata projektissa onnistumista
• Tulospalkkiojärjestelmä sopii hyvin projektitoimintaan
• Auttaa pitämään projektitiimin kasassa

Tiimin ylläpito ja kehittäminen

• Tiimin ylläpito ja kehittäminen
• Projektin eri vaiheissa tiimin kokoonpanossa tapahtuu muutoksia
• Tiimin tehokkuus ei saa muutoksien myötä vaarantua
• Ristiriitojen sovittamisen käytännöt
• Pienikin ristiriita voi hankaloittaa työtä tai pila ilmapiiriä
• PP tulisi kuunnella ja olla ajantasalla ongelmista ja pyrkiä niiden analyyttiseen ratkaisemiseen

Palautteen antaminen

• Palautteen antaminen
• Palautteen saaminen lisää työskentely motivaatiota
• Palautteen tulee kohdistua työhön ja suorituksiin ei henkilöön
• Positiivinen palaute kaikkien kuullen, negatiivinen kahden kesken

Projekti on ajallisesti rajattu eli sillä tulee olla selvä loppu

• Projekti on ajallisesti rajattu eli sillä tulee olla selvä loppu

• Projekti ei lopu itsestään vaan se pitää lopettaa
• Lopettaminen tehdään muodollisesti ja henkisesti
• Lopettaminen vapauttaa resurssit muuhun käyttöön

• Projekti voidaan lopettaa myös kesken projektin, jos

• Kannattavuuslaskelmiin tulee suuria muutoksia
• Syntyy olennainen poikkeama projektisuunnitelmasta
• Tilaajan maksuvaikeudet
• …

Projektin päättämiseen liittyvät ongelmat

• Projektin päättämiseen liittyvät ongelmat

• Päättymistä ei ole rajattu selvästi
• Henkilöstö siirtynyt jo uuteen projektiin
• Dokumenttien tekeminen loppuun
• Kuka hyväksyy projektin?
• Onnistuneesta projektista ei palkita
• Päättämisestä ja tuloksista ei tiedoteta
• Projekti loppuu kun rahat loppuu
• Käyttöönotto keskeneräistä

Projektin tuloksen valmistuttua, PP laatii loppuraportin

• Projektin tuloksen valmistuttua, PP laatii loppuraportin

• PP esittää ohjausryhmälle projektin päättämistä

• Ohjausryhmä tarkastaa projektin tuloksen ja tavoitteiden toteutumisen

• Ohjausryhmä ratkaisee päätetäänkö projekti vai tehdäänkö korjauksia yms. toimenpiteitä

Projektin päättäminen lähtee liikkeelle osaprojekteista ylöspäin

• Projektin päättäminen lähtee liikkeelle osaprojekteista ylöspäin

• Päättämiseen liittyy myös projektin tuloksen siirto käyttäjälle, käyttöorganisaation sisäänajo ja koulutus

Projektissa syntyy kahdenlaisia dokumentteja

• Projektissa syntyy kahdenlaisia dokumentteja

• Projektin hallinnolliset dokumentit
• Projektin tulokseen liittyvät tekniset dokumentit

• Jo projektin alussa määritellään asiakirjojen toteutustapa

• Luokittelu, arkistointipaikka, vastuut asiakirjoista, asiakirjojen tunnistetiedot yms…
• Tähänkin olemassa standardit!

Projektin hallinnolliset dokumentit tallennetaan projektikansioon

• Projektin hallinnolliset dokumentit tallennetaan projektikansioon

• Asiakirjojen sähköinen arkistointi yleistyy

• Dokumenttien hallintaohjelmistot kehittyneet
• Sähköinen arkistointi mahdollistaa asiakirjojen saatavuuden paikasta riippumatta
• Asiakirjojen käsittely nopeutuu ja virheet vähenevät

Kun projektin on täysin valmis ja loppuraportti tehty, tarkistetaan tulosten lisäksi myös

• Kun projektin on täysin valmis ja loppuraportti tehty, tarkistetaan tulosten lisäksi myös

• Dokumentointi
• Arkistointi
• Tuloksen luovutus käyttäjälle

• Loppuraportti sisältää arvokasta tietoa projektin toteutumisesta ja sitä pitäisi hyödyntää toiminnan kehittämisessä

• Loppuraportissa kuvataan mahdolliset projektin jälkeiset toimenpiteet

Projektipäällikkö kutsuu ohjausryhmän projektin päättämiskokoukseen, jossa mm.

• Projektipäällikkö kutsuu ohjausryhmän projektin päättämiskokoukseen, jossa mm.

• Arvioidaan projektin tulos ja onnistuneisuus
• Arvioidaan toteutus
• Käydään läpi jatkotoimenpiteet
• Mahdollisesti päätetään tulospalkkioista

• Projektin henkinen päättäminen tehdään järjestämällä projektihenkilöstölle loppuseminaari