Реферат на тему: " Деловые письма по функциональному признаку и составление и оформление справочных документов "

Дата документа - обязательный реквизит для документов всех видов. Она проставляется лицом, подписывающим (утверждающим) документ или при его регистрации.
Индекс документа используют при поиске, учете и система­тизации документов. Индексация документов в делопроизводстве - это проставление при регистрации порядковых регистрационных номеров и необходимых условных обозначений, указывающих ме­сто их составления и хранения.
Индекс документа включает условное обозначение подразде­ления, куда он направлен или где был составлен, и номер дела по номенклатуре, куда он будет помещен. Например, 05-12 (05 - обо­значение подразделения, 12 - порядковый номер дела по номенк­латуре). При ведении индивидуального учета документов к указан­ному индексу добавляют порядковый номер исходящего или входя­щего документа. Тогда индекс имеет вид: 05-12/82 (82 - индивиду­альный порядковый номер данного документа). Порядковые номера, присваиваемые отдельно поступающим и отправляемым докумен­там, возрастают в течение года. Индексы присваивают документам при регистрации.
3. Ссылка на индекс и дату входящего документа использу­ется в бланках для писем и состоит из постоянной части «На №___от____», в рамках которой располагаются номер и дата входяще­го документа, на который дается ответ.
Если исходящее письмо является ответом на ряд писем одной организации, необходимо ссылаться на все их номера и даты. Если одно исходящее письмо является ответом на письма разных орга­низаций, то ссылки на их номера и даты следует располагать одну под другой в такой последовательности, в какой в реквизите «адре­сат» указаны наименования этих организаций.
4. Место составления или издания указывается в соответст­вии с административно-территориальным делением Российской Федерации, например, г. Тюмень. При обозначении Москвы и Санкт-Петербурга в реквизите сокращение «г.» не употребляется.
5. Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение, должностное или частное лицо.
Если документ направляется в учреждение, почтовый адрес указывается после наименования учреждения, структурного под­разделения, фамилии должностного лица; если частному лицу - пе­ред его фамилией.