Реферат на тему: " Деловые письма по функциональному признаку и составление и оформление справочных документов "

В дело № 4/5. Двигатель принят в ремонт на основании приемо­сдаточного акта № 67 от 24.04.98. А.Ковалев. 25.04.98 Вдело № 12/2. Цилиндропоршневая группа заменена на новую, двигатель выдан заказчику. А.Ковалев. 24.03.98 Отметка об исполнении документа помещается на два...три межстрочных интервала ниже реквизита «фамилия исполнителя и номер его телефона». 19. Отметка о переносе данных на машинный носитель включает запись «Информация перенесена на машинный носитель», подпись лица, ответственного за перенос, и дату переноса. 20. Отметка о поступлении содержит сокращенное наимено­вание организации, которая получила документ, дату поступления и его индекс. 1.4. Особенности оформления отдельных видов документов 1. Акт - официальный документ, составленный группой лиц для подтверждения установленных ими фактов (акты аварий, прие­ма-передачи дел, инвентаризации и т.п.). В некоторых случаях акт не только фиксирует установленные факты, но и содержит выводы, рекомендации, предложения (акты проверок, обследований, ревизий и т.п.). В этих актах указываются документы, определяющие полномочия лиц, составивших акт. Акт оформляется на бланке и содержит следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, название вида доку­мента (акт), коды, место составления, дату, индекс, заголовок к тек­сту, основание, текст, подписи. Некоторые акты имеют гриф утвер­ждения. Место и дата составления акта должны соответствовать месту и дате актируемого события. Заголовок формулируется с помощью отглагольного сущест­вительного с предлогом «о» или «об»: «О проверке хранения доку­ментов...»; «О передаче дел бывшим директором...»; «Об инвента­ризации материальных ценностей...». Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей. Во вводной части указываются основания для составления ак­та и лица, составившие акт и присутствовавшие при этом. Акт может быть составлен по указанию вышестоящей организации, руководи­теля учреждения или подразделения, на основании распорядитель­ного документа. Этой части текста предшествует слово «Основа­ние». После слова «Составлен» указываются должности, инициалы и фамилии лиц, составивших акт. После слова «Присутствовали» перечисляются должности, инициалы и фамилии лиц, присутство­вавших при составлении акта. Если акт составлен комиссией, то по­сле слова «Составлен» указывается наименование комиссии. Пер­вой указывается фамилия председателя. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.