Реферат на тему: " Деловые письма по функциональному признаку и составление и оформление справочных документов "

По способу фиксации и организации составных частей текста унифицированные тексты разделяются на связный текст, трафарет, таблицу и анкету.
Связный текст - это текст, содержание которого в неизмен­ном виде повторяется в ряде документов. Постоянная и переменная информация в нем не выделяется. Такой текст иногда называют ти­повым. Типовые тексты, как правило, отражают однородные вопро­сы и составляются по одинаковым образцам. Они отражают типич­ную управленческую ситуацию: запрос, ответ, решение, констата­цию фактов, сложившуюся или рекомендуемую практику и т.п.
Трафаретизация - метод унификации текстов, заключающий­ся в разделении информации на постоянную, присущую всем доку­ментам данной группы и представленную в виде связного текста, и переменную (индивидуальную для каждого документа). Постоянная информация (трафаретная часть текста) воспроизводится на бланке.
Текст унифицированного таким образом организационно-распорядительного документа должен быть представлен в виде предложений или частей предложений и пробелов, которые заполняются переменной информацией, характеризующей конкретную ситуацию.
В первую очередь целесообразно трафаретизировать тексты тех документов, которые чаще других используются в управленче­ской деятельности. На предприятиях, в сфере материально-технического снабжения можно трафаретизировать 30...60% созда­ваемой документации.
В таблице постоянная часть информации представлена в ви­де наименований показателей, расположенных в соответствующих графах; переменная часть информации вносится в графу в соответ­ствии с ее назначением.
Анкета - форма представления унифицированного текста, в котором дается характеристика одного объекта по определенной совокупности признаков. Постоянная информация представляется в виде наименований показателей, признаков, а переменная, как пра­вило, в форме однозначных ответов. Типичным примером этого способа унификации текстов является анкета по учету кадров.
Текст документа должен быть ясным, точным и кратким, а тон и стиль изложения - нейтральными. Обычно используют форму из­ложения от третьего лица единственного числа («Акционерное об­щество предлагает...») или от первого лица множественного числа («Просим...», «Направляем...», «Не возражаем...»).
Заявления, докладные и объяснительные записки, в ряде слу­чаев доклады, отзывы и заключения пишутся от первого лица един­ственного числа («Прошу направить...», «Считаю целесообраз­ным...»).
В распорядительных документах, издаваемых на основе еди­ноначалия (приказах, указаниях, распоряжениях), также используют форму изложения текста от первого лица единственного числа («Приказываю...», «Предлагаю...», «Обязываю...»).
В тексте документа слова должны употребляться в том значе­нии, какое они имеют в литературном языке. Нельзя допускать их многозначного толкования, использовать диалектные, жаргонные, разговорные, устаревшие слова и обороты.