Accounting for Managers

Accounting for Managers
34
Webster02.qxd 8/29/2003 10:21 AM Page 34

---

ductive service? In reporting financial data, they should follow
the prudence constraint. This means that when two outcomes
are equally probable, the less optimistic should be reported.
Better to understate than to overstate. So, when the new credit
manager reports that the historic rate of 10% uncollectible
accounts can be cut to 5% under enlightened leadership, stick
with a 10% reserve allowance for doubtful accounts.
Because of fluctuations in several areas above, many indus-
tries have generally accepted accounting methods that are in
clear contradiction with GAAP. When the use is of information
benefit and a clear precedent, its use is acceptable in that
industry. An example would be how depletion allowances are
treated in the extraction industries.
An additional GAAP requirement is that companies use
accrual basis accounting. To apply the various principles, cost,
time period, matching, revenue recognition, and others, GAAP
mandates the use of accrual basis accounting. Accrual is
designed to capture the financial aspects of each economic
event as it occurs. Concerns of cash flow, or when the cash
actually changes hands, are not relevant to the actual event.
Those transactions are recorded separately in the accounts
receivable and payable transactions.
Concepts and Principles, Checks and Balances
35
Save a Little Money
Accrual basis accounting reflects a truer picture of your finan-
cial situation than the traditional cash basis accounting. In cash
basis, revenues and expenses are recognized only when cash or its
equivalent changes hands.The disadvantage in accrual basis is that the
Internal Revenue Service (IRS) computes tax due on the reported net
income.Thus, an accrual basis entity could pay cash tax on income that
it has not yet received.What happens then if the customer defaults?
The U.S. tax code and GAAP have several provisions for taking
some of the sting out of this situation. At most, you are out the
opportunity cost, and some interest, from having to pay the tax. Still,
many small businesses stay on cash basis accounting as long as they
are eligible, to avoid paying tax on money they haven’t received. Check
with your tax advisor to learn if you are eligible. Hint: if you carry
inventory or gross in seven figures, probably not.
Webster02.qxd 8/29/2003 10:21 AM Page 35

---

Zen Accounting
To the novice, accounting often looks like a street corner shell
game. The accountant places a pea under one of three walnut
shells. He then moves the three shells swiftly over the felt table-
top while saying a bunch of magic words like “financial ratios
transfer to the balance sheet while the equity pie becomes an
expense to third parties,” claps his hands, and steps back with a
smile. You gingerly lift shell after shell to discover that 1) the
pea is not where you thought it was, 2) the pea has magically
become two peas, or 3) the pea has disappeared entirely.
This discussion of GAAP shows that there are reasons for
the apparent contradictions and inconsistencies. In an ideal
world, the typical financial statement is the product of several