Accounting for Managers

Accounting for Managers
36
Identify GAAP Concerns
In November, a public U.S. company that reports on a cal-
endar fiscal year, with manufacturing plants in Maryland and
Mexico, has to record economic activity in two currencies. It purchas-
es for cash and immediate delivery machines to make more widgets
for both factories. Based on historical maintenance data, the firm plans
to use the Maryland machine for seven years and the Mexico machine
for five. It signs a contract and accepts a cash down payment to deliver
widgets to one customer in a year and signs a second contract to
deliver widgets to another customer in six months, but at a much
higher price.The Engineering Department that selected the new
machines predicts a rate of 10,000 widgets per month, based on
machine specifications.The Production Department projects 7,000
widgets per month, based on the training requirements. Purchasing
says the price of widget raw materials is going up.
Which of these decisions have GAAP implications? All of them!
Decisions like how to record revenues and expenses (in two curren-
cies, no less), how to handle depreciation on the machines, how to
show the contracts in the financial statements due out in January, and
whether those statements talk about the forward risk of price increas-
es. If third parties use your financial statements to make financial deci-
sions about your business, GAAP requirements seep into every aspect
of those statements.
Webster02.qxd 8/29/2003 10:21 AM Page 36

---

carefully considered competing and, in some cases, mutually
exclusive activities. Wise judgment has considered the compet-
ing claims and resulted in the most accurate picture of the
firm’s financial condition.
Many situations develop where two or more GAAP concepts
either overlap or contradict. There is no right or wrong answer
to these conundrums. Much depends on the volume and nature
of the transaction and the industry practices to which they
relate. As a manager, you have to decide for yourself whether
you’ll perform ethically. Be secure that the vast majority of
managers are ethical. Bad managers, like airplane crashes, still
draw headlines. When they don’t, it’s time to get very worried.