Accounting for Managers

Concepts and Principles, Checks and Balances
29
Webster02.qxd 8/29/2003 10:21 AM Page 29

---

Accounting for Managers
30
to seem greater than it actually is. If an error is discovered, the
consistency hobgoblin cannot shield the need to correct the
error. If it becomes necessary to change the method or the rates
being charged, then the financial statements must show a note
for that period. The note must state why the change was made
and what effect it has on the results.
The Four Assumptions 
• separate entity
• monetary unit
• continuity
• time period
Each economic entity needs its own financial records. A
large company may have several divisions, product lines, and
plants whose economic activities are combined in the company
financial statements. Within that company, a specific entity,
branch, office, or shop must record every economic act. Within
the records, each act must be traceable to the appropriate enti-
ty. Businesses are making progress in this area. In government,
it is still a subject ripe for reform.
The second assumption is monetary unit. The economic
entity records only quantifiable monetary transactions. For
example, hiring a coach who leads the team to a Super Bowl
results in tremendous economic benefits to the franchise, but
the salary package is the only transaction on the books.
Don’t Mix Personal with Business
A favorite of small and large business owners and offi-
cers is recording personal liabilities in the record of
company expenses. Any numbers of high-flying CEOs have been
tripped up by this supposed stratagem.The practice violates the entity
assumption.There are, as in many areas of accounting, gray areas
where what might be considered personal expenses, when incurred in
relation to a business event, can be valid. See a tax advisor or other
expert if there’s any question. As a general rule, don’t dip your cookie
in the company’s coffee.
Webster02.qxd 8/29/2003 10:21 AM Page 30

---

Similarly, the lost opportunity cost in the dashed expectation of
the rookie quarterback cannot be written off as an expense;
only the eight-figure bonus package can be deducted. The
monetary transactions must be reported in a single, stable cur-
rency. International companies often report in U.S. dollars
(USD), even though their activities span the globe.
Continuity is also known as the going concern assumption.
The business is expected to last over time. In U.S. law, corpora-
tions are seen as individuals with an indefinite life span.
Therefore, financial statements can view certain assets and lia-
bilities as long-term, lasting more than a year.
Recall that when we post to the general journal, we always
record the date. The time period assumption recognizes that
business activities take place over time. Financial performance
then can be reported and compared for any period of time. The
economic impact of buying raw material for manufacture of a
product differs from the financed purchase of the machine that
makes the product. The raw material is a current asset while it
is in inventory and a current expense when it turns into the
product. The machine represents a long-term asset and the
debt financing is a long-term liability. The time frame in which
the report is prepared must take these differences into account
in stating the results.