Agrologistika va biznes

3.2. Fermer xo‘jaligida ish yuritish xizmatini tashkil etishni yaxshilash yo‘llari

Fermer xo‘jaligida ish yuritishni tashkil etish jarayonini kotib-referent tamonidan olib boriladi. Uning funksiyaviy vazifasi korxona rahbariga maksimal darajada xujjatlashtirish ishlariga yordam berish va uning vaqtini tejashdan iboratdir. Ish yurituvchining faoliyati hamda rahbar- mutaxassislarga umumiy xizmat ko‘rsatish madaniyati va kotib-referent mehnatining sifati bilan belgilanadi. Bu esa o‘z navbatida mazkur mehnatni tashkil qilish darajasiga bog‘liq bo‘ladi. Amalda, kotib-referent boshqaruv apparatining yoki yirik tarkibiy bo‘linmaning ishini yuritishni to‘liq (yoki kattagina qismini) uz zimmasiga oladi. Bundan tashkari rahbar kotibining funksiyalarini ham bajaradi yoki faqat rahbar kotibining funksiyalarini bajaradi.
Kotib-referentning mehnati bajaradigan funksiyalari va operatsiyalarning kengligi va xilma-xilligi bilan tavsiflanadi: Birinchidan, kotiblik faoliyati bir ishdan boshqasiga tezkorlik bilan o‘tish (hujjatlarni ro‘yxatga olish, telefonda gaplashish, kampyuterda yozish, faks bilan ishlash, tashrifchilarni qabul qilish va h.k.) mahoratini talab qiladi. Ikkinchidan, kotib-referent ish kuni davomida keng doiradagi odamlar bilan muloqatda bo‘ladi. Uchunchidan, ko‘p hollarda kotib-referent o‘ziningfaoliyat turi bo‘yicha bevosita rahbari beradigan topshiriqlardan tashqari boshqa shaxslarning topshiriqlarini ham bajaradi. Bunday holat kotib-referentning ishida qo‘shimcha qiyinchiliklarni keltirib chiqaradi. Shu boisdan uning huquq va majburiyatlari kat’iy belgilanishi va lavozim yo‘riqnomasida mustahkamlab qo‘yilishi lozim.
Lavozim yo‘riqnomasining mavjudligi - kotiblik faoliyatini oqilona tashkil etishning muhim shart-sharoitlaridan biri bo‘lib hisoblanadi. «Umumiy qoidalar» bo‘limida bo‘ysunadigan shaxslar doirasi qatiy cheklangan bo‘lishi lozim. Kotib-referentning bitta shaxsga bo‘ysunishi- eng maqbul yechimdir. Kotib-referent o‘z faoliyatida qo‘llaydigan yo‘riqnoma – uslubiy hujjatlar, ma’lumotnoma va boshqa qo‘llanmalarning to‘liq ro‘yxati keltirilishi kerak. Kotib-referentning nafaqat kasbiy savodxonligi, balki uning kasbiy mahorati masalan, hujjatlarni chop etish, rasmiylashtirish, ko‘paytiruvchi texnikadan foydalanish, kompyuterda ishlash buyicha qo‘yiladigan talablarni belgilab qo‘yish lozim.
«Kotib-referentning funksiyalari va vazifalari» bo‘limida, kotib-referent faoliyatining bosh yo‘nalishlarini mumiy holda bayon etish kerak. Masalan, hujjatlarni qabul qilish va ro‘yxatdan o‘tkazish; hujjatlarni dastlabki ko‘rib chiqish; barcha turdagi xizmat koorespandensiyalarni jo‘natish; teletayp dasturlarni qabul qilish va uzatish; telefonogrammalarni qabul qilish va uzatish, korxonaga kelganini hisobga olib borish, kampyuterda yoziladigan jildlarni bajarish; tashrifchilarni qabul qilishni tashkil etish; rahbar huzuridagi yig‘ilgan jildlarning bayonlari (stengarmmalarni) olib borish; vaqtincha mehnatga qobilyatsizlik varaqlarini rasmiylashtirish; xizmat safari guvoxnomalarini rasmiylashtirish va ro‘yxatdan o‘tkazish; bo‘linmalarda jildlarni shakillantirishini nazorat qilish; rahbar ish joyining holatini nazorat qilish; rahbarning topshiriqlarini bajarish va hakoza.
Kotibning bajaradigan funksiyalarining har biri (ish yuritish, kampyuterda yozish tashrifchilarni qabul qilish, rahbarga xizmat ko‘rsatish va xokozo) bo‘yicha majburiyatlari aniq va to‘liq belgilab qo‘yilishi lozim. Belgilangan majburiyatlarini bajarish shartlarini va natijalarini ko‘rsatib kuyish maqsadga muvofiqdir.
«Kotib-referentning javobgarligi» bo‘limida, o‘z majburiyatlarini to‘liq bo‘lmagan holda yoki notog‘ri bajarganlik, o‘z huquqlaridan foydalanmaslik yoki noto‘g‘ri foylangani uchun javobgarlik kursatilishi lozim. Hujjatlar bilan ishlashdan tashqari kotib ko‘p xollarda tashrifchilarning qabulini tashkillashtirish, yig‘ilish va majlislarga tayyorgarlik ko‘rish va qatnashish funksiyalarini bajaradi. Telefon orqali muzokoralar olib boradi. Xujjatlarini kampyuterda yozish va kserokopiya qilish bilan shug‘ullanadi.
Tashrifchilarni qabul qilishni tashkil etish kotibning eng muhim funksiyalaridan biridir. Bu ishni bajarishda kotib xushmuomala bo‘lishi, tashrifchilar bilan aloqaga chiqish mahoratiga ega bo‘lishi, ayrim masalalarni mustaqil hal qilishi shart. Rahbar bilan doimiy ravishda yoki bir martalik aloqada bo‘luvchi shaxslarning uchta guruhini bir-biridan fark kilishini bilish lozim. Bular, 1).muassasaning xodimlari, 2). Boshka tashkilotlarning vakillari, 3). rahbar o‘zi boshchilik qilayotgan korxonaning vakolatlariga tegishli masalalarni hal etish buyicha qabul qiladigan fuqarolar.
Xodimlarni qabul qilishni tashkillashtirishda quyidagi tavsiyalarga rioya qilishi maqsadga muvofiqdir:
Raxbar, kotib – referenti oldindan kelishilmagan xolda istalgan vaqtda, qabul qilish mumkin bo‘lgan shaxslar xaqida ma’lumot berilishi kerak, qolgan xodimlarni qabul qilishni raxbar qoida bo‘yicha belgilangan kabul kunlari va soatlarda kabulni amalga oshiradi. Kotib – referent ular xaqida tegishli xodimlar kontingentiga xabar berishi shart. Raxbarning xoxishiga ko‘ra, kotib – referent, ishlovchilarni oldindan ro‘yxatga yozib qo‘yishi mumkin. Bu qabulni vaqtini kutish vaqtini qisqartirish imkonini beradi; shu maqsadda kotib – referent ishlovchilarni telefon orqali taklif qilishi mumkin.
Agar ishlovchi qabul uchun ajratilganidan tashqari vaqtda rahbar bilan uchrashishi lozimligini ta’kidlasa, kotib-referent bu haqda rahbarga ma’lum qilishi va ishlovchining Ism, familiyasi va egallab turgan lavozimi xamda uni qiziqtirayotgan masalaning mohiyatini tushuntirishi shart. Keyin esa rahbarning ko‘rsatmalariga muvofiq ish ko‘rib, xodimga ular haqida axborot beradi. Kotib-referent boshqa toshkilotlarda ishlovchilarning qabulini tashkillashtirar ekan, ushbu shaxsning rahbar bilan uchrashuvining oldindan kelishilganmi, yuqmi (yozma yoki telefon orqali) ekanligini aniqlashi shart. Uchrashuv kelishilgan bo‘lsa, kotib rahbarga ushbu shaxsning kelganligi to‘g‘risida xabar beradi. Zarurat tug‘ilsa, bu haqda unga eslatadi va keyingi o‘rinda ularning ko‘rsatmalariga muvofiq ish tutadi. Oldindan kelishilganlik bo‘lmasa, kotib ushbu shaxsning qaysi tashkilotdan kelganligini, uning familiyasi, ismi sharifi korxonaning nomi va lavozimi xamda masalaning mohiyatini aniqlaydi. Olingan ma’lumotni urganib raxbar yoki tegishli tarkibiy bo‘linmaga yo‘naltiradi. Masalani faqat rahbar hal qilishi mumkin bo‘lsa, kotib-referent buni rahbarga ma’lum qiladi va ularning ko‘rsatmalariga muvofiq harakat qiladi.
Kotib-referent, hech qachon oldindan xabar bermasdan kelgan shaxslarni rahbar oldiga qo‘ymasligi kerak. Tashrifchini tanishtirish chog‘ida kotib-referent uning familiyasini, lavozimini, tashkilotini aniq aytish kerak. Qabul vaqtida rahbarning telefoni kotib-referentga ulanishi lozim. Agar raxbar tamonidan qabul uchun oldindan kelishilgan bulib, ma’lum sabablarga kura raxbar kelaolmaslidan kotib-referentning xabari bulsa, kotib-referent rahbarning nomidan uzr so‘rashi, sababini tushuntirishi va keyingi uchrashuvning vaqtini kelishishi lozim.
Fuqarolarni qabul qilishni tashkillashtirish bo‘yicha kotib majburiyatlari yuqorida bayon etilganlardan ancha farq qiladi. Ko‘p hollarda u quyidagi funksiyalarni bajaradi:

• 
  -rahbar qabulida bo‘lishni istagan fuqarolarni ro‘yxatga oladi,bunda ro‘yxatga olish shaklida tashrifchi haqida ma’lumotlar va ularning taqdim etgan hujjatlari ko‘rsatiladi. Tajribali kotib-referent ishni ko‘rib chiqishi uchun, zarur hujjatlardan qaysilari yo‘q ekanligini ko‘rsatib berishi mumkin.
  
• 
  -qabul chog‘ida qabulxonada tartibni ta’minlaydi (navbatni tartibga soladi, rahbarning talabiga ko‘ra zarur hujjatlarni tanlaydi, apparat xodimlarini taklif qiladi va h.k).
  
• 
  -zarurat bo‘lsa rahbarning qabuliga kelgan tashrifchi bilan suhbatini yozib oladi, ishni ko‘rib chiqish jarayoni haqida belgilarni kartochka yoki jurnalda qayd etadi.
  

Kotib-referent ish kunining asosiy qismini telefon orqali so‘zlashuvlar band qiladi. Bunda rahbarning ish vaqtini tejash uchun kotib-referent iloji boricha telefon orqali chaqiriqlarni boshqaruv apparatining boshqa xodimlariga yo‘llaydi. Rahbarlarga ikkinchi darajali masalalar bo‘yicha murojaat qilish hollari juda ko‘p uchraydi. Kotib-referent telefon orqali rahbarga murojaatlarni aniq va muhimi foydali tarzda tartibga solishi uchun unga tajriba, xushmuomalalik va avtoritet talab qilinadi.
Rahbar joyida bo‘lmagan hollarda kotib-referent abonentning lavozimi, familiyasi, telefoni va iloji bo‘lsa, uni qiziqtiruvchi savollarni yozib oladi va rahbarga ma’lum qiladi.
Kotib-referent telefon orqali qabul soatlari, rahbarning ish joyida mavjudligi yoki mavjudmasligi, ayrim hollarda esa ,uning qaerda ekanligi va ishga qaytish vaqti haqida to‘liq ma’lumot berishi shart.
Har bir muassasada telefon orqali xabar berish mumkin bo‘lmagan ma’lumotlar doirasi mavjud bo‘ladi. Bu holda kotib referent abonentga rahbarga yozma yoki shaxsan murojaat qilinishi tavsiya etadi.
Telefon orqali muloqat uslubi qisqa va xushmuomala, mazmuni esa to‘liq hamda ikki xil yoki noto‘g‘ri talqin qilishga yo‘l qo‘yilmaydigan tarzda olib borilishi kerak
Yig‘ilishni tayyorlash va o‘tkazishga kotib-referentning funksiyalari qo‘yidagicha bo‘lishi mumkin:
-taklif qilinayotganlarga yig‘ilish o‘tkaziladigan joyi, vaqti, kun tartibi, ma’ruzachililar haqida xabar berish (shu maqsadda telefon, radio, shaxsiy aloqalar,balanu ovozda aloqa, e’lonlar, taklifnomalar, xabarnoma varaqalari va shu kabilardan foydalaniladi); qatnashchilar ro‘yxatini tayorlash va taklif etilganlarni zarur materiallar hamda yozuv anjomlari bilan ta’minlash; rahbarning ma’ruzasini bezatish, illustrativ material tayyorlash; qatnashchilarni ro‘yxatdan o‘tkazish va raxbarga qatnashchilarning soni, kech qolganlar va kelmaganlarning soni, kelmaganlikning sabablarini ma’ruza qilish; yig‘ilishning bayonnomasi yoki stenogrammasini yozisholib borish; rahbar uchun ma’lumotlarni tanlash; yig‘ilish jarayonida rahbar tomonidan berilgan operativ topshiriqlarni bajarish; bayonnoma (stenogrammani) rasmiylashtirish, uni ko‘paytirish va yig‘ilish ishtirokchilariga jo‘natish, qabul qilingan qarorlarning ijrosini nazorat qilish.
Kotib tamonidan ko‘rsatadigan xizmatning sifati kotib-referentning tayyorgarlik darajasiga to‘g‘ridan-to‘g‘ri bog‘liq bo‘ladi. Respublikada ushbu toifadagi ishlovchilarning tayorgarligini amalga oshiradigan, boshlang‘ich kasbiy ta’limga ixtisoslashtirilgan o‘quv muassasalari tarmog‘i yaratilgan va rivojlantirilmoqda.
Fermer xo‘jaligida raxbar xodimlar tayyorlash va ular faoliyatini takomillashtirishga qaratilgan tadbirlarni amalga oshirishga alohida e’tibor qaratilib kelinmoqda.
Raxbar xodimlarning boshqaruv mehnati, tovar ishlab chiqaruvchilarning mehnatini ajralmas qismi, boshqaruvning funksiyalari operativ bajarilishini tug‘ri tashkil qilinishiga bog‘liq bo‘ladi va ishlab chiqarish natijasiga ta’sir ko‘rsatadi. Boshqaruv mehnati aqliy, ijodiy tavsiflarni o‘zida mujassam etadi. Boshqaruv mehnatining predmeti ishlab chiqarishning moddiy elementi emas, balki axborot, har-xil xujjatlar, boshqaruv yechimlari hisoblanadi. Boshqaruv mehnatida va texnik bajaruvchilarning ulushi - bu mehnat xarajatlarini olish uchun axborotni qayta ishlash, ta’minlash va saqlash asosiy o‘rinni egallaydi.
Boshqarish samaradorligi asosan rahbar o‘z vazifasini qanchalik muvaffaqiyatli bajarishi bilan bog‘liq. Xozirgi davr boshqaruvi mehnat va boshqaruvni tashkil etishning yangi ilmiy va texnikaviy yechimlari, usullarini qo‘llashi, ishlab chiqarish imkoniyatlarini iqtisodiy ravishda kengaytirishi lozim. Boshqaruvchi ham tashkilotchi, tarbiyachi, izlanuvchi sifatlariga ega bo‘lishi kerak.
Boshqaruvchilar tomonidan qabul qilinadigan qarorlar murakkabligi va javobgarlik ortishi bajariladigan ishlar turli - tumanligi ulardan vaqtni unumli taqsimlanishi talab qiladi. O‘z faoliyatini rejalashtirishni bilmaydigan, faqat joriy masalalar bilan shug‘ullanuvchi boshqaruvchilar faqat boshqaruv jarayonida vujudga keluvchi u yoki bu vaziyat natijalarini taxli l qilish bilan chegaralanib, kelajakda qilinishi lozim bo‘lgan ishlarni hal etish uchun vaqt topolmay qoladilar.
Boshqaruv faoliyati maqsadini belgilashda avvalo undan yuqoriroq boshqaruv tizimi oldida turgan vazifalardan kelib chiqishi lozim, aks holda butun tizim faoliyatiga to‘g‘ri kelmaydigan ish ko‘rishi mumkin.
Fermer xo‘jaligida xodimlarni rejalashtirish xo‘jalik manfaatlari nuktai nazaridan ham, uning xodimlari manfaatlarini ko‘zlab zarur miqdorda hamda tegishli malakaga ega bo‘lgan shunday xodimlarga ega
bo‘lish muhimki, ular ishlab chiqarish vazifalarini xal qilish, uning o‘z maqsadlariga erishishi uchun zarur bo‘ladi. Xodimlarni rejalashtirish yuqori mehnat unumdorligini ko‘lga kiritish va ishdan qoniqish hosil qilish uchun shart-sharoitlar yaratib berishi lozim. Odamlarni birinchi navbatda, o‘z qobiliyatlarini rivojlantirish uchun shart-sharoitlar yaratib berilgan, yuqori hamda doimiy ish xaqi olib turish kafolatlangan ish o‘rinlari jalb kiladi. Xo‘jalikdagi barcha xodimlarning manfaatlarini hisobga olish xodimlarni rejalashtirish vazifalaridan biri hisoblanadi. Xodimlarni rejalashtirish tashkilotdagi umumiy rejalashtirish jarayoni bilan uzviy alokadorlikda olib borilgandagina samarali bo‘ladi.
Rahbar-xodimlarni rejalashtirish xodimlar bilan ishlashning tezkor rejasida birlashtirilgan va o‘zaro bir-biri bilan bog‘langan butun bir tadbirlar majmuini amalga oshirish orqali ro‘yobga chiqariladi.
Mutaxasis kadrlar ishining taktikasi deb kadrlar bilan bo‘ladigan ishga aytiladi. Bu yerda xozirgi aniq sharoitda kadrlar siyosatini ma’lum tartibda amalga oshirish qoidalari ko‘zda tutiladi. Bu kadrlarni to‘g‘ri tanlash, joy-joyiga qo‘yish o‘qitish, ta’lim berish, boshqaruv kadrlarni ishlatish va qayta tayyorlashni tashkil etish zarur.
Kadrlar bilan bo‘ladigan ishni samaradorligi maqsadida tizimli yovdashuvga asoslanmog‘i kerak Kadrlar ishi tizimini boshqaruv xodimlari bilan tashkil qiladi. Kadrlar bilan bogliq ishlar, jumladan, kadrlarni tanlash, joy-joyiga qo‘yish, bir joydan ikkinchisiga o‘tkazish va ularni yuqrri lavozimlarga ko‘tarish, ishlarini rejalashtirishni tashkil qilish va raxbarlik qilish va boshqalarni o‘z ichiga oladi.
Shunday qilib,fermer xo‘jaligida raxbar xodimlar faoliyatini takomillashtirishda ish yuritishni oqilona tashkil etish, kotib-referentlarning faoliyatini to‘g‘ri yo‘lga qo‘yish, ish samaradorligini va huqukiy kafolatlarini berishdan iborat bo`ladi.