Ташкент 2023 у дк

Таблица 11 – Преимущества и недостатки электронного документооборота

Преимущества недостатки
Сотрудникам не нужно физически доставлять бумажную версию документа между отделы и офисы	Перед подписанием необходимо выполнить поиск документа в дереве документов.
Простой поиск документа, который хранится вместе с основным документом (счет-фактура, договор и т. д.)	Однозначная связь между документом и соответствующим первичным документом (счетом-фактурой, договором) еще не установлена окончательно - т.е. если позиции счета-фактуры (например, сумма) изменяются после составления ликвидационного документа, данные счета-фактуры и документ о ликвидации будет отличаться
Экономия бумаги и канцелярских товаров	Необходимость обеспечить достаточную емкость хранилища – приобрести новый аппаратное обеспечение

Источник: Собственный

4.1.4 Электронный файловый сервис

В соответствии с поправкой к Закону № 499/2004 Сб. об архивировании и картотеке Финансовая администрация обязана поддерживать электронную картотеку с июля 2010 года.
До введения службы электронной отчетности документы обращались в финансовом управлении только в бумажной форме. Отдельные департаменты и финансовые офисы создавали бумажные документы, которые затем распространялись внутри офисов или отправлялись внешнему получателю (физическим или юридическим лицам). В кассе финансового управления доставленные отправления принимались в бумажном виде, вносились в журнал учета и рассылались по отдельным ведомствам. Эти грузы необходимо было физически доставить в отдел, а затем ответственному сотруднику. Недостатком был минимальный обзор данного документа – сложно было узнать, доставлен ли документ уже адресату или он был обработан. Проблема также возникает с архивацией и поиском документов в архиве.
Система электронного делопроизводства упростила прием и отправку документов, их регистрацию и архивирование. Большая часть документов оцифрована, поэтому перевод можно осуществить за несколько секунд, выбрав получателя. Еще одним преимуществом является то, что передающая сторона имеет непосредственное представление о том, что происходит с документом в данный момент (у кого он находится в данный момент, какова была его история, обрабатывался ли он и как).
Система электронного делопроизводства имеет фундаментальное значение для функционирования финансового управления. Он служит для электронного обращения документов (письменных материалов) внутри финансовой администрации, а также между финансовой администрацией и затронутыми физическими и юридическими лицами, которые с ней общаются.
Полными документами в цифровой форме можно управлять в системе электронного файлового сервиса, а если документ не был оцифрован, то только с метаданными документов в аналоговой (бумажной) форме. Во втором случае документ в бумажном виде и его запись в электронной форме находятся в обращении одновременно.
Служба электронной отчетности распространяет либо документы, которые были доставлены в финансовую администрацию (так называемые внешние документы), либо документы, созданные внутри организации (внутренние документы). Внешние документы представляют собой бумажные документы, доставляемые по почте, или электронные документы, доставляемые через ящик данных по электронной почте или на цифровом носителе. Внутренние документы – это прежде всего профессиональные решения и документы, связанные с обеспечением деятельности организации (приказы, распоряжения и т.п.), и создаются в рамках финансового управления уполномоченными работниками (судьями). Эти документы могут быть отправлены за пределы организации в электронном виде (ящики) или по почте. (МФКР, 2011).
Файловый сервис позволяет контролировать учет доставленных и отправленных документов, оборот документов в организации, контролировать сроки и способ обработки документов, формировать и распечатывать форму подачи Почты Чехии. Он также подключен к системе почтовых ящиков данных ISDS и позволяет отправлять документы.
Финансовое управление использует 2 приложения, выполняющие функцию файлового сервиса. В Главном финансовом управлении это Электронная файловая система (ESSS). Затем финансовые органы используют систему EPI, которая является частью информационной системы ADISERP. ESSS разрабатывается с 2000 года, а EPI — с 1994 года. Ежегодный объем документов, регистрируемых в файловой службе, составляет около 2,5 миллионов в ESSS и 50 миллионов в EPI.
Системы файловых сервисов позволяют подписывать документы электронной подписью, прикреплять любое количество вложений или отправлять один документ нескольким получателям одновременно. Преимущества и недостатки службы электронных файлов перечислены в Таблице 12.
Рекомендации для практики:
Многие документы до сих пор циркулируют в бумажном виде. Необходимо предписать внутренними правилами, чтобы все внутреннее общение осуществлялось в электронном виде.