44. Idoraviy arxivda arxiv hujjatlarining mavjudligini tekshirish qachon va qaysi hollarda amalga oshiriladi.
Qolgan arxiv hujjatlarining mavjudligini tekshirishning davriyligi arxiv hujjatlarining foydalanilishi jadalligiga va hisobini yuritish holatiga qarab, lekin har 15 yilda kamida bir marta (davlat arxivida 10 yilda bir marta) etib belgilanadi.
45. Hujjatlarning mavjudligi va holatini tekshirish qanday tartibda amalga oshiriladi.
tekshiriladigan arxiv fondlarida hisob hujjatlarining to‘liqligini aniqlash va solishtirish ko‘rsatkichlarini taqqoslash;yig‘majildlar (hujjatlar)ning ro‘yxati asosida saqlash birliklarini raqamlashtirish tartibini aniqlash va ularning yakuniy ma’lumotlarini tuzish ishlarining to‘g‘riligini tekshirish.Hisob hujjatlari va ularning mavjudligini tekshirish mustaqil ish turi sifatida o‘tkazilishi ham mumkin.Davlat arxivida arxiv hujjatlarining mavjudligi va holatini tekshirishni, qoidaga ko‘ra, ikki nafar xodim o‘tkazadi.
Arxiv hujjatlarining mavjudligi va holatini tekshirishda quyidagilarga rioya etish zarur:hujjatlarning stellajlarda va birlamchi saqlov vositalari (qutilar, bog‘lamlar, jildlar va shu kabilar)dagi joylashuv tartibini saqlash;tekshirilayotgan vaqtda mazkur arxiv fondining noto‘g‘ri qo‘yilgan saqlov birliklarini joylariga qo‘yish;tekshirilayotgan fonddan (arxiv hujjatlari majmuidan) boshqa fondlarga tegishli, noto‘g‘ri tushib qolgan saqlov birliklarini olib, saqlovchiga berish;mog‘or yoki boshqa biologik zararkunandalar bilan zararlangan saqlov birliklarini tezda ajratish uchun chiqarib olish;
46. Arxiv hujjatlarining mavjudligi va holatini tekshirishda rioya etilishi zarur bo‘lgan holatlar.
Arxiv hujjatlarining mavjudligi va holatini tekshirishda quyidagilarga rioya etish zarur:
hujjatlarning stellajlarda va birlamchi saqlov vositalari (qutilar, bog‘lamlar, jildlar va shu kabilar)dagi joylashuv tartibini saqlash;tekshirilayotgan vaqtda mazkur arxiv fondining noto‘g‘ri qo‘yilgan saqlov birliklarini joylariga qo‘yish;tekshirilayotgan fonddan (arxiv hujjatlari majmuidan) boshqa fondlarga tegishli, noto‘g‘ri tushib qolgan saqlov birliklarini olib, saqlovchiga berish;mog‘or yoki boshqa biologik zararkunandalar bilan zararlangan saqlov birliklarini tezda ajratish uchun chiqarib olish;yig‘majildlar (hujjatlar) ro‘yxatiga kiritilmagan saqlov birliklarini ajratib olish, keyinchalik ularni arxiv rahbariyati belgilagan muddatlarda qayta ishlash va ro‘yxatlash uchun arxiv fondi (arxiv hujjatlari majmui) oxiriga joylashtirish.
Do'stlaringiz bilan baham: |
