Tasdiqlayman” “kelishildi” Amaliyot rahbari Qabulqiluvchi tashkilotdan Tayinlangan amaliyot rahbari

31.05.2023
Mavzu: 8-§ Hujjatlar yig’ma jildlar nomenklaturasini Yuritish tartibi bilan tanishish.
Hujjatlar yig'ma jildini shakllantirish - hujjatlar yig'ma jildlari nomenklaturasiga muvofiq hujjatlar yig'majildlaridagi ijro etilgan hujjatlarni guruhlarga boiishdir. Hujjatlar yig'majildlarini shakllantirishda quyidagi qoidalarga rioya qilish zarur: hujjatlar yig'majildiga nomenklaturasi bo'yicha hujjatlar yig'majildi sarlavhalariga muvofiq faqat ijro etilgan, to'g'ri rasmiylashtilgan hujjatlarni joylashtirish; - bitta masalaning hal qilinishiga taalluqdi barcha hujjatlarni birgalikda joylashgirish, ilovalarni asosiy hujjatlar bilan birgalikda joylaishtirish: - hujjatlar yig'majildida bitta kalendar yilning hujjatlarini guruhlash (yildan-yilga o'tuvchi hujjatlar yig'majildlari bundan mustasno); - hujjatlar yig'majildlarida doimiy va vaqtincha saqlanadigan hujjatlarni alohida guruhlash; - hujjatlar yig'majildiga mashina yozuvlarini umumiy asoslarda joylashtirish. Hujjatlar yig'majildiga qaytarish lozim boigan ortiqcha nusxalar, xomaki qoiyozmalar joylanmasligi kerak. Hujjatlar yig'majildi 250 varaqdan oshmasligi kerak. Boshqaruv hujjatlari hujjatlar yig'majildlari turlari bo'yicha va unga taalluqli ilovalar bilan xronologik tarzda guruhlanadi. Boshqaruv hujjatlari bilan tasdiqlangan ustavlar, nizomlar, yo'riqnomalar ularga ilovalar bo'lib hisoblanadi va ko'rsatib o'tilgan hujjatlar bilan birgalikda guruhlanadi. Agar ular mustaqil hujjat sifatida tasdiqlangan bo'lsa, u holda ular alohida hujjatlar yig'majildlarida guruhlanadi. Asosiy faoliyatlar bo'yicha buyruqlar shaxsiy tarkib bo'yicha buyruqlardan alohida guruhlanadi. Yuqori tashkilotlar topshiriqlari va ularni ijro etish bo'yicha hujjatlar tashkilotlar faoliyati yo'nalishlari bo'yicha hujjatlar yig'majildlarida guruhlanadi. Tasdiqlangan rejalar, hisobotiar, smetalar, limitlar (https://genderi.org/ajoyib-limitlar-birinchi-va-ikkinchi-ajoyib-limitlar-reja.html), titul ro'yxatlari ularning loyihalaridan alohida guruhlanadi. Shaxsiy hujjatlar yig'majildlaridagi hujjatlar ularning kelib tushishiga ko'ra xronologik tartibda joylanadi. Muayyan tashkilot va uning tasarrufidagi tashkilotlar ishlari masalalari bo'yicha fuqarolarning takliflari, arizalari va shikoyatlari, ularning ko'rib chiqilishi va ijro etilishi bo'yicha hujjatlar fuqarolarning shaxsiy masalalar bo'yicha arizalaridan alohida guruhlanadi. Hujjatlar www.ziyouz.com kutubxonasi ushbu hujjatlar yig'majildlariga xronologik yoki alifbo tartibida joylanadi. Yozishmalar, qoidaga ko'ra, kalendar yil davri bo'yicha guruhlanadi va xronologik tartibda ketma-ket turkumlanadi. Javob hujjati so'rov hujjatidan keyin joylashtiriladi. O'tgan yilda boshlangan muayyan masala bo'yicha yozishmalar qayta boshlanganda, hujjatlar o'tgan yilgi hujjatlar yig'majildi indeksi ko'rsatilgan holda, joriy yilning hujjatlar yig'majildiga kiritiladi. Tashkilotlar faoliyatining xususiyaga ko'ra yozishmalar o'quv yili, chaqirish muddati doirasida ham guruhlanishi mumkin. Hujjatlarni idoraviy arxivga topshirishga tayyorlash Tashkilotlarda ish yuritish jarayonida to'plangan hujjatlar keyinchalik yo uzoq muddatda arxivda saqlab qolinadi, yoki qisqa muddat saqlanib, keyin yo'q qilib tashlanadi. Tashkilotlar ularning va tasarrufidagi tashkilotlarning faoliyatida vujudga keladigan, doimiy saqlanadigan hujjatlarning tanlab olinishini, hisobga olinishini, saqlanishini, ishlanish sifatini va ushbu hujjatlarni o‘z vaqtida davlat saqloviga berilishini ta’minlaydilar. Doimiy va uzoq vaqt (10 yildan ko'proq) saqlanadigan hujjatlarni saqlash uchun tashkilotlarda idoraviy arxivlar tashkil etiladi yoki ularning vazifalari boshqa tarkibiy bo'linma (maxsus ajratilgan mansabdor shaxslar)ga yuklanadi. Doimiy va uzoq muddat saqlanadigan (https://genderi.org/lot-archivum-yun-archeion-muassasa-1-hujjatlar-saqlanadigan.html), tugallangan hujjatlar yig'majildlari ma’lumot ishlari uchun tarkibiy boiinmalarda ikki yil davomida qoldiriladi, keyin esa tashkilotlar rahbarlari bilan kelishilgan holda idoraviy arxivga topshiriladi. Hujjatlarni idoraviy arxivga topshirishga tayyorlash quyidagilarni o'z ichiga oladi: - hujjatlarning muhimlik qiymati ekspertizasini o'tkazish; - hujjatlar yig'majildlarini rasmiylashtirish; - hujjatlar yig'majildlarining ro'yxatini tuzish; - hujjatlarni yo'q qilishga ajratish to'g'risida dalolatnomalar tuzish.