Ўзбекистон республикаси олий ва ўрта махсус таълим вазирлиги тошкент давлат иқтисодиёт университети самарқанд филиали бухгалтерия ҳисоби, солиқ ва молия кафедраси

3.4. Ҳужжатлаштириш (ишчи ҳужжатлари)
Ишчи ҳужжатлар – ички аудитор томонидан ички аудитни бажариш муносабати билан тузилган ёки ички аудит учун тузилган, ё аудитор олган ва сақлайдиган материаллардир. Ишчи ҳужжатлари қоғозда, плёнкада, электрон ёки бошқа шаклдаги ахборот ташувчиларда сақланувчи маълумолар шаклида бўлиши мумкин.
Кўриниб турибдики, материалларни яратиш усуллари ва воситалари бўйича ҳам, материаллардан фойдаланиш, шунингдек, ахборот узатиш шакли ва уларни сақлаш вариантлари ва усуллари бўйича ҳам кенг имкониятлар мавжуд.
Аудиторга керакли ахборотни ўз ичига олган ва аудиторнинг кейинги хулосаларини тасдиқлайдиган, мазкур хулосаларга далил ва исботлар олишга оид ишлар ҳақиқатан ҳам бажарилганини тасдиқлайдиган ҳар қандай ҳужжатни ички аудиторнинг ишчи ҳужжати деб аташ мумкин.
Амалиёт шуни кўрсатадики, ички аудиторнинг ишчи ҳужжатларини яратиш алоҳида, бошқа ишлардан ажратиб олинган жараён эмас, у ички аудитор вазифани бажариш вақти мобайнида амалга ошириб борадиган мунтазам жараёндир. Корхона вакиллари билан мулоқотда бўлиб, зарур ахборотни олиш, ишчи ҳужжатлар яратишни эса кейинга қолдириш мумкин эмас. Бу хато ёндошувдир. У ички аудитор бажарадиган ишнинг сифатига салбий таъсир кўрсатиши: бирон-бир ахборот тушиб қолиши, йўқолиши ёки тегишлича акс этмаслиги мумкин. Таъкидлаш лозимки, ишчи ҳужжатларнинг йўқлиги умуман ички аудитор томонидан аудиторлик тадбирлари бажарилмаганлигидан гувоҳлик бериши мумкин.
Аудиторлик текшируви жараёнида ҳужжатларни яратиш ва расмийлаштириш масаласи шу қадар муҳимки, алоҳида халқаро аудит стандарти - № 230 «Аудитга доир ҳужжатлар» стандарти ва унинг ўзбек тилидаги муқобили АФМС № 6 «Аудитни ҳужжатлаштириш» стандарти (ЎзР АВ 1999 йил 03 сентябрда № 812 билан рўйхатга олган) ишлаб чиқилган.
Текширилаётган аудиторлик вазифасига бевосита тааллуқли бўлган барча ҳужжатлар амалда ишчи ҳужжатлари ҳисобланади.
Ишчи ҳужжатлар яратишга оид асосий талаблар ХАС 230 стандартига кўра, қуйидагилардир:
1. Аудитга оид ҳужжатлар олинган тегишли аудиторлик далиллари асосида бажарилган аудиторлик тадбирлари ва аудитор келган хулосаларни билдиради («аудитга оид ҳужжатлар» атамасини «ишчи ҳужжатлар» атамаси билан алмаштириш мумкин).
2. Аудит иш ҳужжатларига қуйидагилар киради:
а) ички аудит ўтказиш режа ва дастурлари;
б) ички аудитор фойдаланган тадбирлар ва уларнинг натижалари баёни;
в) корхона раҳбарлари ва ходимларининг тушунтиришлари, изоҳлари ва аризалари (бундан буён «корхона» деганда умуман корхона, шунингдек, унинг бўлинмалари, шўъба корхоналари ва ҳ.к.з. назарда тутилади);
г) корхона ҳужжатларининг нусхалари, шу жумладан, фотонусхалари;
д) корхонада ички назорат тизими ва бухгалтерия ҳисобининг ташкил этилиши таърифи;
е) ички аудиторнинг таҳлилий ҳужжатлари;
ж) бошқа ҳужжатлар.

Иш ҳужжатларининг шакли ва мазмуни қуйидаги омилларга боғлиқ:

а) олиб борилаётган ишнинг тавсифи;
б) ички аудиторлик текширувининг йўналиши;
в) корхона фаолияти (бизнеси)нинг тавсифи ва мураккаблиги;
г) корхонадаги бухгалтерия ҳисоби ва ички назорат тизимининг аҳволи;
д) ички аудиторнинг алоҳида тадбирларни бажариш пайтидаги иши устидан зарур раҳбарлик ҳамда назорат даражаси;
е) ички аудит ўтказиш жараёнида ўзига хос аудиторлик методикаси ва технологияси.

Корхонанинг турли ҳужжатларини ички аудиторнинг ишчи ҳужжатлари сифатида эътироф этиш борасида турли-туман ёндошувлар мавжудлигига қарамай, энг муҳим жиҳатни унутмаслик керак: ички аудиторлик текширувига оид ҳужжатлар корхонанинг ҳисоб ёзувлари ўрнига ўтмайди. Шунингдек, ички аудиторнинг таҳлили ва хулосалари билан мустаҳкамланмаган ҳисоб ёзувлари ва корхонанинг бошқа ҳужжатлари ички аудиторнинг ишчи ҳужжатлари деб тан олинмайди.

Ички аудитор ички аудит пайтида кўриб чиқадиган масалаларнинг ҳар бирини ҳужжатлаштириш шарт эмас, амалда бунинг иложи ҳам йўқ. Шу тариқа, ички аудиторнинг тажрибаси ва профессионал мулоҳазаси унга мазкур масаладаги энг мақбул жойни кўрсатиши керак. Ишчи ҳужжатларининг сони ушбу ҳужжатлардаги ахборотнинг мазмуни ва муҳимлигига қараб белгиланади. Чунки ички аудитор текширув натижаларига кўра чиқарадиган ҳар қандай хулоса етарлича далилланган бўлиши, ички аудитор бажарган ишнинг сифати шубҳа остига олинмаслиги керак.
Аудиторлик текшируви натижасида яратилган ҳар қандай ишчи ҳужжат қуйидаги мажбурий ахборотларга эга бўлиши шарт:
а) ҳужжатнинг номи;
б) корхона (ёки бўлинма, шўъба корхонаси ва ҳ.к.з.) номи;
в) аудит ўтказилаётган давр;
г) аудиторлик тадбири бажарилган ёки ҳужжат тузилган сана;
д) ҳужжатнинг мазмуни;
е) ҳужжатни тузган шахснинг исм-шарифи ва имзоси;
ж) ҳужжатнинг текширилиш санаси ва ҳужжатни текширган шахснинг исм-шарифи ҳамда имзоси.

Иш ҳужжатлари ўзида қуйидагиларни мужассамлаштирган бўлиши керак:

а) аудитни режалаштириш тўғрисида ёзувлар;
б) бажарилган аудиторлик тадбирларининг тавсифи, ўтказилиш вақти ва ҳажми тўғрисидаги ёзувлар;
в) аудит ўтказилиши чоғида олинган маълумотлар асосида чиқарилган хулосалар.
Ҳар бир ишчи ҳужжат ўзининг рақамли индексига эга бўлиши лозим. Рақамли индексларни қуриш тизими ва ўзлаштириш тартиби ички аудит хизмати томонидан ўрнатилади. Ички аудит тугагандан кейин ишчи ҳужжатлари корхона архивида сақланиши шарт.
Ишчи ҳужжатларнинг бус-бутун сақланиши, уларнинг расмийлаштирилиши ва архивга топширилишини ички аудит хизмати раҳбари ёки ички аудит хизмати раҳбари ваколатлаган шахс томониданг ташкил этилади.
Ички аудит хизмати ишчи ҳужжатларнинг ишончли сақланишини таъминлаши лозим. Ҳужжатларни сақлаш муддати қонунчиликда белгилаб берилади.
Ишчи ҳужжатлари йўқолганда ёки нобуд бўлганда ички аудит хизмати раҳбари хизмат тафтиши тайинлаши, тафтиш натижалари эса тегишли далолатнома билан расмийлаштирилиши лозим.
Аудиторнинг касбий фикрлашини талаб этувчи барча муҳим масалалар мазкур масалаларга оид чиқарилган хулосалар билан биргаликда иш ҳужжатларида акс эттирилиши керак.
Иш ҳужжатлари етарлича тўлиқ ва батафсил бўлиши керак, токи тажрибали аудиторнинг у билан танишиб чиққанидан сўнг ички аудитор томонидан ўтказилган аудит тўғрисида умумий таассуротга эга бўлсин.
Иш ҳужжатлари таркибига киритилган маълумотлар равшан баён қилинган ва уларнинг моҳияти ҳамда шакллари аниқ-яққол келтирилган бўлиши ва турли хил талқинларни талаб этмаслиги керак.
Аудитнинг иш ҳужжатлари сирасига кирувчи ҳужжатлар уларга киритилган маълумотлар манбаига ҳаволаларни ўзида мужассамлаштирган бўлиши лозим.
Агар иш ҳужжатларида шартли белгилар (тимсоллар)дан фойдаланилган бўлса, у ҳолда бундай белгилар (тимсоллар) тушунтириб берилиши керак.
Ҳар бир иш ҳужжати ўзининг рақам кўрсаткичига эга бўлиши керак. Рақам кўрсаткичларини тузиш тизими ва бериш тартиби ички аудитор томонидан белгиланади.
Иш ҳужжатларининг сақланиши, уларнинг расмийлаштирилиши ва архивга топширилишини ички аудиторлик хизматининг раҳбари ёки у томонидан ваколат берилган шахс ташкил қилади.
Ўтказилаётган ёки ўтказилган аудитни қайд қилувчи иш ҳужжатларини ички аудитда иштирок этмаётган ходимга берилишига йўл қўймаслик керак.