T. Xudayshukurov Biznes – etiket Samarqand – 2009 T. Xudayshukurov. Biznes – etiket

Xizmat yuzasidan xatlar yozish va telefonda gaplashish etiketi

1. 
   Xatlarni yozishga quyiladigan etik talablar
   

Aziz o’quvchilar, biznes shunday faoliyatki, u bilan ko’p masalalar bevosita uchrashuvlarda ziyofat stoli atrofida hal qilinsa, ba’zilari esa, ayniqsa hamkorlar o’rtasida aloqa o’rnatilgandan keyin, xatlar va telefon orqali hal qilinadi. Bundan tashqari yuzma–yuz uchrashuvlarni tashkil qilishda ham xat va telefonning ahamiyati o’ta katta.

Xat yozishda ham, telefonda gaplashishda ham jamiyatda qo’llaniladigan etiket qoidalariga rioya qilinishi lozim. Ushbu bandda
xizmat xatlarini yozishga quyiladigan asosiy etiket talablari ko’rib chiqiladi.
Biznesmenlar o’zlarining faoliyatlari davrida va har xil mazmunlarda hamkorlarga, yuqori tashkilotlarga va boshqa yuridik va jismoniy shaxslarga turli xil xatlarni yozishlari mumkin, masalan, murojaat xatlari, olingan xat–xabarlarga beriladigan javob xatlari, taklifnomalar, shikoyatnomalar, rezyume va tavsiyanomalar kabi xatlar yozilishi mumkin.
Yoziladigan xatlarning turlaridan va mazmunidan qat’iy nazar, ularda xatni o’qiydigan kishiga ko’rsatilayotgan hurmat xat matni yozilgan qog’ozdan va konvertdan boshlab unda yozilgan matn mazmunidan va uni qog’ozda joylashtirish tartibidan, adresatga murojaat qilish shaklidan yaqqol ko’rinib va sezilib turilishi kerak.
Xizmat yuzasidan yoziladigan rasmiy xatlarga qo’yiladigan etik talablar xatlar yozish bo’yicha amaldagi standartlarga asos qilib olingan. Ularga ko’ra xatlar yuridik shaxsning emblemasi tasvirlangan, uning to’liq nomi, pochta va telegraf manzillari, telefoni, faksi, elektron adresi va bank rekvizitlari to’liq ko’rsatilgan blankada yozilish lozim. Blanka qog’ozlari juda ham yuqori sifatli, toza oq va yaxshi kesilgan bo’lishi kerak. Blanka qog’oziga qo’yiladigan bunday talablar xatni olib o’qiydigan shaxsga ko’rsatilayotgan hurmat belgisini bildiribgina qolmasdan xat yozgan shaxs to’g’risida ma’lumotlar olish va kelajakda u bilan hamkorlik aloqalarini mustahkamlash va javob xatlarini yozish uchun ham asos bo’lib xizmat qiladi. Muhim ahamiyatga ega bo’lgan xatlar buklanmasdan sifatli qog’ozlardan tayyorlangan katta konvertlarga solinib yuboriladi. Katta konvert faqat xatning muhimligini bildiribgina qolmasdan adresatga bo’lgan katta izzat–hurmatini ham bildiradi.
Etik talablar adresatga murojaat qilishda ham, gaplarni tuzishda ham, matnni blankada joylashtirishda ham va xatni yozib tugallashda ham o’z ifodasini topishi shart. Xat yuborilayotgan yuridik tashkilot rahbarining yoki jismoniy shaxsning familiyasi blanka qog’ozining o’ng tomonidan korxona yoki shaxs rekviziti pastida ko’rsatiladi. Keyin esa blankaning o’rtasida yoki chap tomonidan boshlab, xushmuomalali mazmunda adresatga murojaatnoma yoziladi, masalan, “Hurmatli Ro’ziqul Normaxmatovich”. Murojaat so’zlaridan keyin undov belgisi qo’yilib, xat matni abzasdan katta harf bilan boshlanadi.
Xatni yozishda blankaning chap tomonidan 2 sm, ung tomonidan esa 1 sm dan kam bo’lmagan masofa qoldirilishi shart, chunki yuborgan xatlar adresatda hisobga olingandan keyin papkaga solinib saqlanadi. Papkaga
tikilgan xatning matni bemalol ko’rinib turilishi kerak. Bu ham adresatga bo’lgan hurmatni bildiradi. Adresatning xatni qiynalmasdan o’qishi uchun matn 1,5 – 2,0 intervalda teriladi. Birinchi abzasdan keyingi abzaslar ulardan oldingi qatorning beshinchi harfining tagidan boshlanishi va so’zlarni bir qatordan ikkinchi qatorga bug’in orqali ko’chirmaslikka harakat qilinishi kerak.
Xat matnlarini tuzishga qo’yiladigan eng asosiy talablardan biri – xat faqat adabiy tilda, u qaysi tilda bo’lishidan qat’iy nazar, grammatik va orfografik xatolarsiz, shevalardan va jargon so’zlardan foydalanmasdan yozilishi kerak. Aks holda sizning bilimdonligingiz va madaniyatingiz to’g’risida, ayniqsa bo’lajak hamkorlarda, salbiy fikrlar tug’ilishi mumkin. Ko’rsatilgandan tashqari xizmat yuzasidan yoziladigan xatlarda ishlatiladigan so’zlar ravon, fikrlarni aniq ifodalaydigan, ya’ni har xil ma’nolar bermaydigan bo’lishi kerak. Tuzilgan gaplar qisqa bo’lishi lozim, chunki murakkab gaplarni boshidan oxirigacha o’qib yetguncha, ularning boshlanishida berilgan ma’lumotlar esdan chiqib ketishi mumkin. Yana bir narsa doimo esda bo’lish kerakki, xatlarda maxsus va murakkab atamalarni ishlatmaslikka ham harakat qilish kerak, chunki ularning mohiyatini hamma ham bir xil mazmunda va to’liq tushunavermaydi. Shuning uchun ham xizmat yuzasidan yoziladigan xatlarda hamma uchun tushunarli
bo’lgan atama va so’zlardan foydalanish lozim.
Yuqorida xizmat yuzasidan yoziladigan xatlarga qo’yiladigan talablar bo’yicha shuni ta’kidlash mumkinki, xizmat xatlari matni xushmuomalali va xurmat tarzida yozilishi, uni o’qiydigan kishilarning kayfiyatini buzmasligi, yozgan va o’qiydigan kishilar uchun tushunarli bo’lishi va mamnuniyat bilan o’qilishi kerak.
Xizmat yuzasidan, ayniqsa hamkorlarga yoziladigan xatlar hamkorlik qilganligi va uning davom etilishi to’g’risida minnatdorchilik bildirish bilan tugallanishi lozim. Yana bir narsa esdan chiqmaslik kerakki, xatni yozgan kishining imzosi va ismi–sharifi oxirgi gapning pastida o’ng tomonda ko’rsatiladi va hurmat belgisini ifodalaydigan so’zlar bilan tamom qilinadi, masalan, “Hurmat bilan Petr Xasanovich”.
Esingizda bo’lsinki, boshqa yuridik va jismoniy shaxslardan sizga kelgan rasmiy xatlarning barchasi ro’yxatdan o’tkazilishi, zarur bo’lsa, unga tegishli rezolyusiya qo’yilishi va xatlar papkalarga tikilib saqlanishi kerak. Amaldagi qoidalar bo’yicha rezolyusiya kelgan xat matnining ustida emas, boshqa qog’ozda yozilish kerak, chunki kelgan xat ustida yozish xatni yozgan shaxsga nisbatan hurmatsizlikni bildiradi.
Barcha kelgan so’rov xatlarga albatta korxonada qabul qilingan tartib va muddatda javob berilishi shart. Amaldagi qoidalarga ko’ra javob berish muddati 3 kundan oshmasligi kerak. Bundan faqat so’rovi mukammal ko’rilib va o’rganib chiqishni talab qiladigan xatlar istisno. Bari bir shu 3 kun muddat ichida so’rovga qachon javob berilishi ko’rsatilib, javob xati yozilishi kerak.

Tayanch iboralar:

bevosita va yuzma–yuz uchrashuv; turli xatlar; hurmat; blanka qog’ozi; izzat–hurmat; etik talablar; murojaatnoma; masofa; abzas; adabiy til, grammatik va orfografik xato; sheva va jargon so’zlari; ishlatiladigan so’zlar; maxsus va murakkab atamalar; minnatdorchilik va xat yozgan kishining imzosi va ismi sharifi; ruyxat va rezolyusiya; javob muddati.

Nazorat savollari:

1. 
   Biznes faoliyatida aksariyat masalalar qanday hal qilinadi?
   
2. 
   O’z faoliyati davrida biznesmenlar qaysi turdagi xatlarni yozishi mumkin?
   
3. 
   Xatlarni oladigan va o’qiydigan kishilarga bo’lgan hurmat nimalarda o’z aksini topadi?
   
4. 
   Xizmat bo’yicha rasmiy xatlar qanday qog’ozda yozilishi kerak va nima sababdan?
   
5. 
   Adresatga murojaatnoma blankaning qayeridan va qanday qilib yoziladi?
   
6. 
   Nima sababdan xat yozilgan blankaning chap tomonidan 2 sm dan kam bo’lmagan masofa qoldiriladi?
   
7. 
   Xatda abzaslar qayerdan boshlanadi va necha intervalda matn terilishi kerak?
   
8. 
   Xat matnini tuzishga qanday talablar quyiladi?
   
9. 
   Hamkorlarga yozilgan xatlar nimalar bilan tugallanishi kerak?
   
10. 
    Yuridik tashkilot va shaxslarga kelgan xatlar qanday saqlanadi va ularga necha kun davomida javob berilishi kerak?
    

2.